Редактор Михаил Белоголовский

Главный редактор С. Турко

Руководитель проекта Д. Рыбина

Корректоры Е. Чудинова, Т. Редькина

Компьютерная верстка К. Свищёв

Дизайн обложки Д. Изотов

Арт-директор Ю. Буга

Все права защищены. Данная электронная книга предназначена исключительно для частного использования в личных (некоммерческих) целях. Электронная книга, ее части, фрагменты и элементы, включая текст, изображения и иное, не подлежат копированию и любому другому использованию без разрешения правообладателя. В частности, запрещено такое использование, в результате которого электронная книга, ее часть, фрагмент или элемент станут доступными ограниченному или неопределенному кругу лиц, в том числе посредством сети интернет, независимо от того, будет предоставляться доступ за плату или безвозмездно.

Копирование, воспроизведение и иное использование электронной книги, ее частей, фрагментов и элементов, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях, без согласия правообладателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность.

© Ирина Поворозник, 2023

© ООО «Альпина Паблишер», 2023

* * *

Посвящается всем, с кем мне довелось работать в одной команде, приобретать знания и опыт, которыми хочется делиться. А еще моим родителям – Виталию и Надежде – и моим друзьям, которые вдохновляют и поддерживают все мои затеи

Когда вам кажется, что цель недостижима, не изменяйте цель – изменяйте свой план действий.

Конфуций

Нужна ли вам эта книга?

Эффективное управление затратами – одна из важнейших задач, стоящих перед любой компанией. Здоровый бизнес всегда ориентирован на повышение доходности для обеспечения долгосрочного развития и достижения тех глобальных целей и задач, которые ставят перед собой компании в самых разных сферах – от создания востребованных продуктов и сервисов до изменения мира к лучшему. Однако увеличение прибыли достигается не только за счет роста продаж и объемов производства, но и благодаря аккуратному и профессиональному управлению затратами. Если же исключить из затрат оплату труда, платежи по обязательствам, отчисления и налоги, то оставшаяся большая статья будет представлять собой затраты на закупки.

Корпоративный шопинг кое в чем напоминает наши повседневные покупки. В «потребительской корзине» компаний вы найдете сырье, энергоресурсы, работы по строительству и ремонту, услуги инженеров, консультантов, агентов, перевозчиков, материалы и оборудование для поддержания и модернизации производства, авиабилеты, проживание в гостиницах, канцтовары и даже воду для офисов. Но пока что лишь малую часть из этого бизнес может купить, просто зайдя в интернет-магазин.

Многие бизнесмены и предприниматели не стесняются признаваться в том, что не доверяют своим закупщикам и считают закупки сферой, в которой невозможно добиться прозрачности. Они вводят многослойные бюрократические процедуры контроля закупок и не всегда понимают, какие задачи эта служба призвана решать, кроме оформления документов на очередное приобретение, которое санкционировал лично генеральный директор. Нередко в таких организациях генеральный директор – единственный человек в компании, который в принципе принимает решения о том, что и где покупать.

В то же время передовые компании создают и обучают эффективные команды закупок, способные принимать решения самостоятельно (высвобождая время и интеллект гениального директора для более важных задач) и при этом ежегодно добиваться значительной экономии и создавать дополнительные источники прибыли. Они развивают целые экосистемы для своих поставщиков и все больше интегрируются с ними, добиваясь не только впечатляющей экономии средств компании, но и создавая качественный продукт для своих клиентов. И способствуют этому отнюдь не суровые регламенты и жесткая централизация принятия решений, а внедрение эффективных процессов, сбалансированная система контроля, креативные идеи, мотивация и глубокое доверие сторон.

Звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой? Как же эти компании добиваются такого уровня взаимодействия и не боятся при этом, что их кто-то обманет? Представьте себе, такое возможно! И не в теории, а на практике. Эта книга поможет понять, с чего начинать внедрение передовых подходов в системе закупок вашей компании.

Если вы хотите разобраться в том, какие функциональные задачи ставить перед подразделением, занимающимся закупками, как правильно выстроить процессы в этой сфере и эффективно управлять затратами, если вы ищете подсказки, которые помогут раскрыть тему управления закупками, если являетесь предпринимателем или представляете сервисную или производственную организацию и вам необходимо понять, как устроена деятельность функции закупок больших и средних компаний, чтобы спланировать стратегию продаж и сделать их своими клиентами, то эта книга – определенно для вас.

Предисловие

Большие и маленькие компании ежегодно тратят огромные средства на закупки. Статистика говорит, что сегодня затраты на закупки в среднем составляют около 43,7 % от выручки компании, а для производственных отраслей этот показатель может быть выше 50 %^[1]. И даже несмотря на это, лишь очень немногие используют системный подход в управлении затратами.

Высшие руководители и топ-менеджмент должны задать себе два вопроса:

● Насколько эффективно мы управляем затратами на закупки?

● Кому мы доверяем тратить деньги компании?

Представьте, что сегодня компания тратит на закупки 43 % от выручки, а завтра покупает все то же самое, но у более надежных поставщиков и при этом на 3 % дешевле. А если на 5 %? А если на 7 %? Как изменится картина прибыльности бизнеса в таком случае?

С чего начать и в чем нужно разбираться в первую очередь, если вам поручили управление закупками? Что такое эффективность закупок, как ее оценивать, какие бывают схемы организации управления закупками, какие у них плюсы и минусы и что вообще можно требовать и чего ожидать от этой «сервисной» функции? Как работают системы закупок больших и маленьких компаний? Как находить общий язык со специалистами в этой сфере для тех, кто пытается стать поставщиком предприятия?

Эта книга содержит ответы на эти и другие вопросы, дает практические инструменты управления эффективностью закупок. Прочитав ее, вы не узнаете о том, как эффективно проводить переговоры, какие приемы и уловки помогут покупать дешевле, как делать регрессионный анализ цен или рассчитывать крайние позиции сторон. Об этом уже и так написано немало книг и статей. Здесь же речь пойдет о том, как выстроить систему закупок и поддерживать качественный сервис для бизнеса. Инструменты, которые используются для управления затратами в закупках, могут в той или иной степени отличаться для крупных и средних компаний. Тем не менее есть ряд общих подходов, которые актуальны для всех, независимо от размера или сферы деятельности компании.

Понятие «управление закупками» в каждой отрасли имеет свои особенности. К примеру, закупки производственных компаний отличаются от закупок в сфере ритейла: в первом случае основная доля затрат приходится на сырье, товары, оборудование, запасные части и услуги, необходимые для поддержания производственных циклов, тогда как во втором основная часть затрат на закупки – это тот же ассортимент, который оказывается на полках торговой сети и сразу превращается в товар для конечного потребителя. Тем не менее можно уверенно сказать, что основные принципы схожи и там и там. Для хорошего закупщика неважно, что закупать: спецодежду, газовую турбину или авокадо. Настоящий профессионал сумеет разобраться в закупках в любой сфере, независимо от категории, отрасли или компании.

Тема закупок содержит в себе много возможностей не только для повышения прибыльности бизнеса. Увы, не так много компаний могут похвастаться профессиональными закупщиками. Почему это так? Все просто: профессия «закупщик» существует, а вот полноценное высшее образование по этому профилю – пока что большая редкость и доступно только в «далеких заграницах». Кроме того, над закупками довлеет древняя стигма, миф о том, что эта функция – не более чем обычный документооборот, примитивная деятельность, не создающая ценности, а следовательно, не требующая специального образования. Все понимают, какие вопросы решают специалисты по продажам, экономисты, финансисты, юристы, логисты, но чем занимается закупщик – ответить точно сможет не каждый.

Я проработала в закупках почти 15 лет. Закупщиком я стала случайно, как и многие в этой профессии. Сначала занималась переводами документации для закупщиков, затем начала сама делать закупки, а вскоре стала руководить службой закупок в двух компаниях «AES Украина», принадлежавших на тот момент международной энергетической корпорации AES Corporation. Еще на старте работы в закупках я по крупицам собирала информацию, которая помогла бы разобраться в теме эффективного управления закупками и построить устойчивую систему в быстро меняющихся условиях. Было сложно, иногда – очень сложно. Очевидных решений по многим вопросам просто не было, не все получалось с первого раза, но тем интереснее были задачи, а мои команды и руководители поддерживали меня, и многому я научилась именно у них.

Писать эту книгу я начала, когда руководила закупками в компании «Северсталь» (металлургия и горная добыча). Закупки «Северстали» – это объединенное подразделение, насчитывающее порядка 400 человек, с общими затратами на закупки в несколько миллиардов долларов и фактически расположенное в нескольких городах и разных компаниях, входящих в состав холдинга. Трансформация закупок «Северстали», которую наша команда проводила с 2012 по 2017 год, – это отдельная история, заслуживающая внимания, но данная книга не об этом проекте, хотя, конечно, я буду опираться на личный опыт. Мой опыт – это опыт производственных компаний, где есть ремонты, стройки, офисы, автопарки, эшелоны специализированной техники, железные дороги и тепловозы, где покупаются услуги и работы, где нужно обеспечивать сотрудников средствами индивидуальной защиты, закупать 50 000 уникальных номенклатур в год от болтов до высокотехнологичных производственных линий и сотни видов услуг от клининга до проектирования и строительства сооружений.

В тексте этой книги вы наверняка не найдете исчерпывающих ответов на все вопросы по теме закупок. Вы не найдете здесь детального разбора созданных кем-то методик. Я в принципе не хочу, чтобы эта книга была похожа на учебник. Ее главная задача – показать, с чего стоит начать погружение в тему системного управления закупками. Уверена, если эта тема вас заинтересует и вы продолжите ее изучение, то сможете найти немало интересной и ценной информации. На сегодняшний день бо́льшая часть книг и статей об управлении закупками доступна на английском языке; здесь я даю ссылки на некоторые полезные источники.

Хочу отдельно обратиться к тем, кто работает в государственных компаниях. Возможно, читая эту книгу, многие моменты вы будете ставить под сомнение. «Это невозможно!», «В моей компании меня никогда не поддержат с такими инициативами», «Автор не понимает специфику госпредприятий». Я слышала такие комментарии много раз во время своих выступлений на конференциях или в бизнес-школах. Я тоже работала в системах регулируемых закупок Украины и Казахстана. И в своей работе я порой сталкивалась с требованиями, которые выглядели абсурдно, но обойти их было сложно или невозможно. И тем не менее все, что описано в этой книге, в той или иной степени я применяла и в этих компаниях. Возможно, вы не сможете реализовать какие-то изменения быстро и радикально, но я абсолютно точно знаю, что большинство из описанных здесь практик возможны в любой компании. Главное – адаптировать и пробовать.