сведения независимо от формы их представления.

Несмотря на широкую распространённость, понятие информации остаётся одним из самых дискуссионных в науке, а термин может иметь различные значения в разных отраслях человеческой деятельности.

Информация – это не материя и не энергия, информация – это информация (Норберт Винер).

Определений информации существует множество, причём академик Н. Н. Моисеев даже полагал, что в силу широты этого понятия нет и не может быть строгого и достаточно универсального определения информации.

Инспектору по кадрам достаточно будет знать, что свойствами информации являются: объективность и субъективность, полнота, достоверность, адекватность, доступность, актуальность. Имея в распоряжении такой набор параметров, можно достаточно точно охарактеризовать любой кадровый документ.

Что касается данных содержащихся в документе, то они являются составной частью информации, представляющие собой зарегистрированные сигналы. Во время информационного процесса данные преобразуются из одного вида в другой с помощью методов. Обработка данных содержит в себе большое разнообразие операций. Базовыми операциями с данными являются:

      сбор данных, как процесс накопления информации с целью обеспечения достаточной полноты для принятия решения;

      формализация данных, как процедура приведения данных, поступающих из разных источников к единой форме;

      фильтрация данных, это процесс устранения лишних данных, не требующихся для принятия решений;

      сортировка данных, то есть упорядочение данных по утверждённому признаку с целью удобства использования;

      архивация данных, мероприятия по сохранению данных в удобной и доступной форме;

      защита данных ,очень актуальный момент в работе с данными в современных реалиях, представляет собой комплекс действий, направленных на предотвращение потерь, воспроизведения и модификации данных;

      транспортировка данных, приём и передача данных между отдалёнными пользователями информационного процесса. Источник данных, в случае компьютерной техники, называют сервером, а потребителя – клиентом;

      преобразование данных, изменение данных одной формы в другую или из одной структуры в другую, или изменение типа носителя.

Получение входящих документов, их идентификация, регистрация, передача и так далее – всё это работа с данными.

Ну, а раз имеется постоянная однотипная работа с данными, то есть и её систематизация. А система – это комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей. Ну, а информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемая для хранения, обработки и выдачи информации с целью решения конкретной задачи.

Современная работа кадрового делопроизводителя – это работа с информацией при помощи технических средств, и самым главным из них – это компьютер. Компьютер, оснащённый специализированными программными средствами, служит технической базой и инструментом информационной системы кадрового делопроизводства.

В работе информационной системы можно выделить следующие этапы (согласно энциклопедии):

1. Создание данных – формирование первичных сообщений, которые фиксируют результаты определённых операций, свойства объектов и субъектов управления, параметры процессов, содержание нормативных и юридических актов и т. п.

2. Накопление и систематизация данных – организация такого их размещения, которое обеспечивало бы быстрый поиск и отбор нужных сведений, методическое обновление данных, защита их от искажений, потери, деформирование целостности и др.

3. Обработка данных – процессы, вследствие которых на основании ранее накопленных данных формируются новые виды данных: обобщающие, аналитические, рекомендательные, прогнозные. Производные данные также могут подвергаться дальнейшей обработке, давая сведения более глубокой обобщённости и т.д.

4. Отображение данных – представление их в форме, пригодной для восприятия человеком. Прежде всего – это вывод на печать, то есть изготовление документов на так называемых твёрдых (бумажных) носителях. Широко используют построение графических иллюстративных материалов (графиков, диаграмм) и формирование звуковых сигналов.

Первичный этап, как точка входа, может получать «сообщения» в любой форме, хоть в форме слов, хоть в форме телефонограммы с пометкой «молния». Через оператора либо некоего интерфейса (средство регистрации первичной информации) эти «сообщения» переводятся в «машинный вид».

Следящие два этапа для своей реализации задействуют (обычно) средства в виде компьютерной техника различного вида. А то, что обеспечивает возможность предоставления информации человеку – это средства отображения данных, компоненты вычислительной техники.

Кадровик, сидящий за рабочим компьютером и составляющий график работы, представляет собой систему – человек-машина, а конкретнее: оператора в режиме диалога информационной системы с пользователем. В этой информационной системе у нас в наличие: диалоговая подсистема ввода-вывода, подсистема реализации логики диалога, подсистема прикладной логики обработки данных, подсистему логики управления данными. То есть ,есть монитор и клавиатура ,позволяющие вводить данные и видеть данные, сам компьютер с операционной системой, как техническое средство, компьютерная программа, как интерфейс, и компьютерный файл, как «база данных» хранилище данных.

Чуть выше уровнем стоят информационные системы с сетевым распределением – когда оператор обращается посредством своего компьютера к другому компьютеру, предназначенного для хранения и передачи данных.

Знания, что такое данные, информация и информационная система, особо в работе не помогают, разве что расширяют тезаурус работника. Но, всё же, когда на электронную почту придёт рассылка с рекламой новой информационной системы для ЭДО – будет сразу понятно, о чём идёт речь.

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ И ДРУГИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ РАБОТНИКОВ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УЧЁТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

Федеральная налоговая служба, Федеральная миграционная служба, Государственная Инспекция Труда, участковый полицейский… Учётные документы может запросить практическая любой орган госвласти. И, конечно же, профсоюз.

Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ (ред. от 21.12.2021) «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»

Статья 17. Право профсоюзов на информацию

1. Для осуществления своей уставной деятельности профсоюзы вправе бесплатно и беспрепятственно получать от работодателей, их объединений (союзов, ассоциаций), органов государственной власти и органов местного самоуправления информацию по социально-трудовым вопросам.

Профсоюзные органы имеют право обсуждать полученную информацию с приглашением представителей работодателей, их объединений (союзов, ассоциаций), органов управления организацией, органов государственной власти и органов местного самоуправления.

2. Профсоюзы имеют право пользоваться государственными средствами массовой информации в порядке, определяемом договорами с их учредителями, а также могут быть учредителями средств массовой информации в соответствии с федеральным законом.

Государственный контроль устанавливается в соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 N 248-ФЗ (ред. от 06.12.2021) «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022)

Статья 1. Государственный контроль (надзор), муниципальный контроль в Российской Федерации

1. Под государственным контролем (надзором), муниципальным контролем в Российской Федерации (далее – государственный контроль (надзор), муниципальный контроль) в целях настоящего Федерального закона понимается деятельность контрольных (надзорных) органов, направленная на предупреждение, выявление и пресечение нарушений обязательных требований, осуществляемая в пределах полномочий указанных органов посредством профилактики нарушений обязательных требований, оценки соблюдения гражданами и организациями обязательных требований, выявления их нарушений, принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению выявленных нарушений обязательных требований, устранению их последствий и (или) восстановлению правового положения, существовавшего до возникновения таких нарушений.

2. Государственный контроль (надзор), муниципальный контроль должны быть направлены на достижение общественно значимых результатов, связанных с минимизацией риска причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, вызванного нарушениями обязательных требований.

3. Для целей настоящего Федерального закона к государственному контролю (надзору), муниципальному контролю не относятся:

1) мероприятия по проверке заявлений и сообщений о преступлениях и происшествиях, разрешение которых отнесено к компетенции органов внутренних дел и иных органов дознания;

2) оперативно-разыскная деятельность, дознание и предварительное следствие;

3) производство и исполнение постановлений по делам об административных правонарушениях;

4) рассмотрение дел о нарушении законодательства о рекламе;

5) проверка устранения обстоятельств, послуживших основанием для назначения административного наказания в виде административного приостановления деятельности;

6) деятельность судов, деятельность по обеспечению установленного порядка деятельности судов и деятельность по исполнению судебных актов, актов других органов и должностных лиц;

7) деятельность органов прокуратуры по осуществлению прокурорского надзора;

8) расследование причин возникновения аварий, несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, инфекционных и массовых неинфекционных заболеваний (отравлений, поражений) людей, животных и растений, причинения вреда (ущерба) окружающей среде, имуществу граждан и организаций, государственному и муниципальному имуществу;

9) деятельность органов внешней разведки Российской Федерации;

10) деятельность органов государственной охраны;

11) деятельность органов федеральной службы безопасности;

12) деятельность федерального органа исполнительной власти в сфере мобилизационной подготовки и мобилизации в Российской Федерации.

4. Федеральный государственный контроль (надзор) осуществляется в рамках полномочий органов государственной власти Российской Федерации по предметам ведения Российской Федерации, полномочий органов государственной власти Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

5. Региональный государственный контроль (надзор) осуществляется в рамках полномочий субъекта Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, полномочий субъекта Российской Федерации по предметам ведения субъекта Российской Федерации.

6. Муниципальный контроль осуществляется в рамках полномочий органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения.

7. Виды государственного контроля (надзора), виды муниципального контроля (далее также – вид контроля) устанавливаются в соответствии с частью 8 настоящей статьи.

8. Виды федерального государственного контроля (надзора), виды регионального государственного контроля (надзора) по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, виды муниципального контроля устанавливаются федеральными законами (далее – федеральный закон о виде контроля). Виды регионального государственного контроля (надзора) по предметам ведения субъектов Российской Федерации устанавливаются законами субъектов Российской Федерации (далее – закон субъекта Российской Федерации о виде контроля).

9. Вид регионального государственного контроля (надзора), вид муниципального контроля подлежат осуществлению при наличии в границах субъекта Российской Федерации, границах муниципального образования объектов соответствующего вида контроля.

10. Федеральным законом о виде контроля, законом субъекта Российской Федерации о виде контроля определяется наименование вида контроля с указанием его отнесения к федеральному государственному контролю (надзору), или к региональному государственному контролю (надзору), или к муниципальному контролю.

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДЫ И МЕТОДИКИ ПРОВЕДЕНИЯ АНАЛИЗА И СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ

В любой момент времени в компанию может прийти запрос на предоставление какой-нибудь вышестоящей контролирующей организации учётных документов. Поэтому, делопроизводитель должен уметь разбираться в классификации документации (особенно, если этот делопроизводитель – специалист по кадрам). Для этого существует нормативный акт ОК 011-93:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

– регистрации форм документов;

– упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

– сокращения количества применяемых форм;

– исключения из обращения неунифицированных форм документов;

– обеспечения учёта и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

– контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

– рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

– блока идентификации;

– блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчётная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвёртый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.

Для Унифицированной системы первичной учётной документации в документации по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) – общность учётных операций; шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учётной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также "Индекс", а для отчетно-статистической документации и "Периодичность" представления унифицированных форм документов.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 "О первичных учётных документах" заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учётной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учётных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указанных специализированных форм первичных учётных документов должны использоваться в подклассах класса 03 "Унифицированная система первичной учётной документации" серии кодов 700-999, а в видах форм – серии кодов 70-99.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60-го по 79-й включительно, не приведённые в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных сил Российской Федерации в установленном им порядке.

В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах при необходимости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов 80-99.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путём включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Исходя из подведомственности компании, следует собрать пакет документов, которые всегда должны быть в оперативной доступности и быть актуальными. При электронном документообороте, это достаточно просто сделать. В традиционном – бумажном – трудоёмкость несколько выше.