Цитаты из книги «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010»

Краткие итоги ▪ Определите 5–7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач. ▪ Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий. ▪ Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом. ▪ Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя». ▪ Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День». ▪ Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент. ▪ Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.

Краткие итоги ▪ Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые. ▪ Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события. ▪ Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря. ▪ Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым. ▪ Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве. ▪ Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств. ▪ При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5. ▪ Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

4. Нажав на кнопку «Выбрать категорию», выберите для жесткой встречи синюю категорию (жестко привязанные ко времени), для плавающей – зеленую (бюджетируемые).

Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.

Категории – одна из самых удобных функций Outlook. В бумажном ежедневнике вы не сможете видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по разным признакам: по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, удобного именно вам.

▪ Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

▪ При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.

Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.

▪ Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.