08 Оптимизация закупочной деятельности

Оптимизация в закупочной деятельности – ваша страховка от потенциальных финансовых потерь.

В наше время уже никого не удивишь словом «оптимизация». Большинство компаний тратят огромные средства на модернизацию производственных процессов, чтобы оптимизировать деятельность компании. Закупочный блок не остался в стороне и активно вовлечен в этот процесс. Эффективность закупок напрямую влияет на прибыльность компании.

Закупочный блок – больше чем просто важный элемент управления цепочкой поставок. Он играет важную стратегическую роль. В связи с этим оптимизация закупок имеет приоритетное значение для коммерческих организаций.

Как добиться оптимизации? Какие преимущества получает компания при оптимизации закупок? Как оценить результативность компании?

Для начала предлагаю определить роль отдела закупок, чтобы понять преимущества, которые предлагает оптимизация. Как вы знаете, усилия отдела закупок направлены на снижение расходов на товары и услуги, повышение их качества, непрерывный поиск надежных и квалифицированных поставщиков. Более того, отдел закупок отвечает за приобретение материалов, необходимых для производства. Он активно участвует в процессе улучшения управления запасами, что делает его ключевым игроком в увеличении прибыльности организации. Отдел снабжения выполняет широкий спектр задач – от поиска поставщиков и заключения контрактов до управления рисками и расходами. Каждый этап закупок имеет свою стоимость и ожидаемый риск. Любой сбой в закупочном процессе может иметь серьезные последствия для стабильности компании. Например, задержка поставки одной детали может привести к приостановке всего производственного цикла. Дефект в основном компоненте может повлиять на качество готового продукта, что может оказать негативное воздействие на имидж коммерческой организации со всеми вытекающими отсюда последствиями, включая сокращение выручки, утрату доверия и отток клиентов. Таким образом, оптимизация закупок становится ключевой частью стратегии компании. Она способна предотвратить возникновение проблем и рисков, которые часто имеют место и о которых следует рассказать.

Во-первых, отсутствие обратной связи внутри одного или между несколькими отделами, что приводит к недосмотру или дублированию работы.

Во-вторых, плохое отслеживание заказов, что приводит к необоснованным задержкам доставки.

В-третьих, отсутствие должного контроля за документооборотом. Ненадлежащее хранение документов (счетов-фактур, спецификаций, договоров и соглашений) приводит к потере сотрудниками большого количества времени.

В-четвертых, плохо сформулированные критерии выбора поставщиков, в результате чего продукты или услуги не соответствуют требованиям компании.

В-пятых, многочисленные заказы, размещенные без какого-либо контроля, что приводит к увеличению затрат на покупку.

Вы убедились, что неоптимизированные закупки имеют серьезные последствия с точки зрения затрат, эффективности и производства.

Какой можно сделать вывод? Прежде всего, в интересах компании инвестировать в оптимизацию закупочной деятельности, поскольку в этом случае предприятие получает ряд конкретных преимуществ.

Преимущество 1. Сокращение расходов

Правильно организованный поиск поставщиков позволяет отделу закупок выявлять новых поставщиков и создавать здоровую конкуренцию между ними для получения самых привлекательных цен и товаров лучшего качества. Это способствует значительному сокращению расходов.

Преимущество 2. Увеличенная маржа

Простое сокращение затрат приводит к более высокой прибыли даже при медленном росте общей выручки.

Преимущество 3. Повышенная производительность

Снабженческая оптимизация с использованием цифровых инструментов упрощает корпоративное взаимодействие и повышает производительность, оказывая влияние:

● на управление закупочными запросами;

● утверждение заявок с четко установленным бюджетом;

● оценку поставщиков;

● своевременное и правильное размещение заказов;

● своевременное отслеживание платежей;

● своевременное получение сопроводительных документов.

Преимущество 4. Предотвращение рисков

Оптимизация закупок помогает снизить ряд рисков. Она обеспечивает надлежащий контроль поставок и отсутствие разрывов в цепочке поставок, а также гарантирует, что поставщики не пострадают от несвоевременного получения денежных средств за товары. Таким образом, оптимизация закупок помогает избежать проблемы отказа от дальнейшего сотрудничества со стороны внешних партнеров.

Преимущество 5. Создание ценности для всей организации

Пока это не общепризнанный факт, но в действительности отдел закупок создает реальную ценность для всей бизнес-структуры. Особенно это актуально для компаний, проводящих оптимизацию закупок. Снабженческий блок формирует целую экосистему, которая служит интересам компании, будь то приобретение качественных товаров и услуг или участие в разработке перспективного продукта для увеличения корпоративных продаж.

Если говорить о плюсах оптимизации, остается вопрос: какие конкретные шаги следует предпринять отделу закупок для ее успешной реализации?

● Шаг 1. Проведите аудит вашего закупочного блока для определения проблемных участков.

● Шаг 2. Ранжируйте расходы по товарным категориям для определения потенциальной экономии по самым крупным закупкам.

● Шаг 3. Организуйте мозговой штурм и подготовьте список предложений, позволяющих снизить затраты.

● Шаг 4. Создайте централизованный почтовый ящик для получения входящих запросов.

● Шаг 5. Информируйте всех сотрудников на каждом этапе о внедрении стратегии оптимизации.

Оптимизация закупок осуществляется за счет разработки специального положения о закупках, внедрения эффективного документооборота, создания базы данных поставщиков и утверждения строгих корпоративных процедур.

Оптимизация закупок – переход на совершенно новый уровень взаимоотношений с поставщиками. Она предполагает постановку четких целей, а также повышенное внимание к качеству товара, цене и срокам поставки.

После внедрения и проведения снабженческой оптимизации, безусловно, важно измерить ее эффективность, чтобы при необходимости скорректировать конкретные элементы стратегии.

Не стоит забывать и про более тесное взаимодействие с финансовым отделом, высшим руководством и другими ключевыми сотрудниками компании. Установив ключевые показатели эффективности и согласовав их с топ-менеджментом, вы обеспечите себе не только поддержку, но и необходимый рычаг для успешного внедрения стратегии оптимизации. А упомянутый выше план мероприятий позволит вам отслеживать и измерять результаты от запуска до завершения процесса оптимизации.

09 Как осуществить трансформацию закупок?

Трансформация начинается с комплексной оценки текущего состояния.

В профессиональной литературе все чаще встречается термин «трансформация закупок», который пришел на смену более привычным нам понятиям «преобразование» и «нововведение». Кто-то даже говорил о снабженческой революции, подразумевая глобальные преобразования закупочной деятельности.

Рассмотрим суть процесса трансформации закупок, аргументы за и против ее реализации. Сразу отмечу, что поддерживаю идею совершенствования закупочной деятельности, поскольку без серьезных изменений всего закупочного блока нельзя ожидать качественного изменения финансовых показателей компании.

Итак, если вы намерены заняться трансформацией закупок, перед началом процесса преобразований рекомендую сделать следующее.

Во-первых, обратить внимание на ваш персонал. Устоявшаяся фраза «кадры решают все» не потеряла своей актуальности. В моей закупочной практике перед началом любых структурных преобразований руководство компании проводило анализ эффективности и квалификации действующего коллектива закупщиков. При несоответствии персонала требованиям компании и невозможности провести необходимое обучение вместо действующих сотрудников набирался новый штат специалистов. Увольнение старых и найм новых специалистов – крайняя мера, которая в конкретной ситуации являлась единственно возможной, так как для проведения эффективной трансформации необходим квалифицированный персонал.

В отношении вопроса квалификации персонала возможны два варианта действий:

1. Обучать персонал современным передовым закупочным методам;

2. Нанимать новых высококвалифицированных сотрудников.

Во-вторых, обратить внимание на технологии, которые отдел закупок использует в работе. Приходит время, когда некоторые инструменты устаревают и не отвечают современным требованиям. Внедрение новых технологий, автоматизация и цифровизация – эффективные способы повышения производительности труда для сохранения конкурентоспособности компании.

В-третьих, пересмотреть и обновить текущую базу поставщиков, если ваша цель – поиск инновационных решений для снижения затрат и улучшения бизнес-процессов. Привлечение новых поставщиков, подрядчиков и контрагентов откроет двери для новых идей и разработок.

В-четвертых, проанализировать взаимоотношения внутри компании. Отделы закупок стремятся к признанию своей ценности и уважительному отношению со стороны других сотрудников и внутренних заказчиков. А закупочный блок должен понимать своих коллег по цеху, их цели и значение работы для успеха всей компании. Это важный элемент в рамках закупочных преобразований.

В-пятых, рассмотреть текущие и будущие задачи отдела закупок. После осуществления преобразований функционал отдела закупок также должен трансформироваться. Закупщики должны быть максимально сфокусированы на задачах, представляющих наибольшую пользу и ценность для всей компании, а задачи с низкой ценностью должны быть делегированы, автоматизированы или переданы на аутсорсинг.

В-шестых, по моим наблюдениям во время работы в закупках, одна из причин, по которой компании инициируют закупочную трансформацию, – внедрение прозрачной системы показателей эффективности.

В-седьмых, подготовить список ожидаемых результатов, которые вы рассчитываете получить по итогам трансформации. Преобразование системы снабжения – дорогостоящая и ресурсоемкая процедура. Вы должны быть уверены в улучшении результатов деятельности отделов закупок после преобразований.

Мы рассмотрели области, на которые необходимо обратить внимание при принятии решения о внедрении трансформации закупок.

Теперь перейдем к этапам, которые необходимо пройти компании в ходе трансформации закупочной деятельности. Это пошаговое руководство – оно универсально и подойдет для любой компании независимо от размера или отрасли. При правильном подходе вы сможете преобразовать закупочный блок в функцию высоких стандартов.

Шаг 1. Определитесь с масштабами трансформации системы закупок

Вы должны определить степень планируемой трансформации. Будут ли это точечные нововведения или же глубокие изменения всей системы? Насколько сильно изменится ваша организационная структура? Какие технологии вы собираетесь использовать? Убедитесь, что масштабы трансформации закупок соответствуют ожиданиям высшего руководства и нет предпосылок, что проект преобразования завершится, едва начавшись. Поддержка топ-менеджмента – залог успеха ваших начинаний.

Шаг 2. Проанализируйте навыки, компетенции и уровень квалификации ваших сотрудников

Начните с оценки опыта, протестируйте общую эрудицию и наличие знаний из области юриспруденции, логистики и ВЭД, проверьте уровень владения иностранным языком, уточните наличие высшего образования, ученой степени и профессиональных сертификатов повышения квалификации. Задокументируйте основные результаты каждого сотрудника. Как правило, аттестация отвечает на следующие вопросы.

● Соответствует ли подготовка и потенциал сотрудника отдела закупок занимаемой должности?

● Есть ли причины оставить сотрудника на текущем рабочем месте?

● Имеют ли смысл обучение и повышение квалификации конкретного сотрудника?

Шаг 3. После завершения аттестации проведите анализ проблемных зон и разработайте дорожную карту – план трансформации

Расставьте приоритеты первых шагов по трансформации в вашем плане в зависимости от прилагаемых усилий и планируемого воздействия на бизнес-процессы. Начните с малых задач, чтобы с пониманием постепенно войти в полномасштабный процесс преобразований. Например, закрепите товарные категории за каждым сотрудником, распишите их обязанности, убедитесь, что все согласны со своей зоной ответственности.

Шаг 4. Развивайте отношения с ключевыми сотрудниками и руководством компании

Представьте план действий по трансформации руководству, обсудите все предполагаемые преимущества изменений в организационной структуре или политике компании, сообщите о потенциальных препятствиях и безотлагательно решите возникающие проблемы, чтобы позже не столкнуться с возможными отказами и пересмотром решений. Проанализируйте свой план преобразования системы закупок с ключевыми руководителями, чтобы заручиться поддержкой и обеспечить согласованность действий в рамках компании.

Шаг 5. Установите уровень первоначальных ожиданий в отделе закупок для внутренних клиентов

На начальном этапе преобразований следует избегать чрезмерных обещаний, так как вы можете потерять доверие и поддержку, которые необходимы для успеха трансформационного процесса. Руководство компании должно быть проинформировано, что в начале преобразований возможно небольшое естественное снижение результативности закупочного блока, прежде чем показатели его эффективности начнут демонстрировать значительный рост. Согласуйте сроки преобразований, которыми будете руководствоваться в процессе работы. Это придаст уверенности вам и вашим коллегам.

Шаг 6. Определите ключевые показатели производительности

Ключевые показатели необходимы для оценки эффективности результатов трансформации и их сравнения с первоначально поставленными целями. В качестве примера рассмотрим показатель условий оплаты. Допустим, на данный момент показатель по условиям оплаты в вашей компании составляет 90/10, то есть 90 % поставщиков работают на условиях предоплаты и 10 % – на условиях отсрочки платежа за поставленный товар. Целевым результатом по итогам трансформации должно стать изменение соотношения этого показателя на 10/90, то есть процесс трансформации должен в итоге привести к тому, что 10 % поставщиков будут работать на условиях предоплаты, а 90 % – на условиях отсрочки платежа. То есть предпринимаемые отделом закупок меры в рамках трансформационных процессов и стратегии развития компании должны постепенно привести данное процентное соотношение в соответствие с новым индикатором. Безусловно, общее количество поставщиков, с которыми сотрудничает компания по мере своего развития, будет меняться, но соотношение по данному показателю эффективности должно оставаться на заданном уровне.

Шаг 7. Определите степень закупочной централизации в рамках начатых преобразований

Не забывайте, что полностью централизованные закупочные подразделения – не всегда правильное решение. Учитывайте географические особенности и потребности бизнес-подразделений, а также сложность закупаемых товаров и услуг, прежде чем принимать окончательное решение об организационной структуре.

Шаг 8. Разработайте стандартные, оптимальные и доступные для понимания политики, процедуры и регламенты

Подробная и понятная для всех документация необходима для выживания вашего процесса трансформации. Без официально утвержденных документов все ваши усилия могут быть сведены к нулю, поскольку старые организационные привычки и устоявшиеся традиции могут вернуться. Привлекайте ключевых авторитетных сотрудников к совершенствованию процессов, чтобы избежать конфронтации и отказа от преобразования. Формализуйте процесс трансформации. В политиках должно быть четко указано, кто в компании уполномочен одобрять распределение средств и какие процедуры должны быть для этого выполнены. Ограничьте количество авторизованных лиц и установите четкие лимиты расходов, чтобы уменьшить количество нестандартных покупок.