Цитаты из книги «Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные»

То есть прекраснейшие ноты, написанные или напечатанные на бумаге, сами себя не сыграют — они оживут под руками музыканта. Пусть и ваш список дел станет нотами, которые вы вдохновенно исполняете, — и вы получите верный рецепт собрания.

Кое для кого ключ к удачному собранию — четкий список пунктов. Но я скажу так: составляйте ваш список, но следуйте не за ним, а за ТЕМ, ЧТО ПРОИСХОДИТ. Если уткнетесь в список и перестанете замечать, что творится в конференц-зале, уподобитесь лыжнику, который вздумал бы скатиться с горы, читая на ходу пособие для начинающих лыжников.

И моим клиентам я рекомендую составлять сценарий, задающий общий ход собрания. Весь текст должен уместить максимум на листе А4. Свои сценарии я стараюсь втиснуть на оборот автобусного билета. Дисциплинирует.

Кстати, и на этот случай имеется хорошее упражнение. Попросите членов своей команды или коллег составить список из десяти самых важных вещей. А потом пусть вычеркнут все, кроме трех самых главных, и полностью сосредоточатся на них (с тремя-то мы справимся...).

Барбара Стокинг формулирует кратко и резко: «Проводите свои телефонные и видеоконференции, но, если вы никогда не виделись с этими людьми, толку мало, тем более в важных делах. Только после качественной встречи лицом к лицу имеет смысл продолжать общение в виртуале». Социальный философ Чарльз Хенди свидетельствует о том же: «Голос в телефоне бестелесен. Видео помогает, но до определенной степени... Если вам нужен подлинный контакт, надо сунуть ноги под один и тот же стол».

Подводя итоги: обстановка собрания столь же важна, как и то, что на нем обсуждается. Для эффективности встрече требуется определенным образом обустроенное пространство и время. Обратите внимание не только на картину, но и на раму, и используйте все, что предлагает вам окружающее пространство.

И Том уточняет: «Не превращайте совещание в вещание, не томите людей».

ыне готовность человека терпеть неудобства, лишь бы ничего не исправлять. Ладно, допустим, в ресторане бывает неловко просить сменить мотив или приглушить раздражающую вас музыку — я-то прошу, но моя семья корчится от стыда. Но уж хозяева офисного помещения могут себе позволить поднять жалюзи? Или же они так и не почувствовали себя хозяевами? Или мы так сосредоточились на своих мыслях, что ничего вокруг не замечаем? Боюсь, чаще всего именно в этом причина.

«Собрания стали гораздо более сфокусированными, они полностью ориентированы на результат, а потому высокопродуктивны, — говорит Андре. — Все вовлечены на сто процентов, забыли о своих BlackBerry: делать дело вместе стало интересно, и это радикально изменило правила игры».

«Материалы нужно разослать до собрания. В таком случае начать встречу вы сможете словами: “Есть вопросы по предварительному материалу?” Если бы все так делали, информационные собрания заканчивались бы через четверть часа».