Цитаты из книги «Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию»

На начальном этапе работы с командами держите их список перед глазами. Поначалу это вполне естественное решение. Со временем вы запомните все команды, и необходимость в подсказках отпадет. В процессе запоминания сокращенных клавиатурных команд вы можете поначалу заметить снижение скорости работы на компьютере. Но, освоив этот короткий и эффективный способ управления программами, вы сможете экономить несколько десятков минут в неделю и часы в течение месяца.

Дублируйте важнейшую информацию. Постарайтесь хранить важную информацию на стационарных носителях. Иначе не исключено, что накопленные за несколько месяцев сведения о вашей клиентской базе могут исчезнуть в мгновение ока из-за техниче­ской неполадки. Регулярно обновляйте файлы с информацией. Есть несколько программ, которые позволяют регулярно пересохранять и обновлять рабочую информацию. Можно делать это ежедневно, раз в неделю или раз в месяц. Вашего участия не требуется, все происходит автоматически. Есть даже сайты, предоставляющие такие услуги. Храните информацию в отдельном месте. Если вы дублируете данные на жестком диске, то лучше хранить его вне офиса или дома. Так вы избежите утраты информации

Начинайте составление интеллект-карты с середины листа. Запишите на бумаге вопрос или задачу и обведите их. Изобразите «ветки» проблемы. Сформулировав основную проблему, отведите от нее несколько тематических «веток», в которых должны быть обозначены основные направления решения вопроса. Простой пример: если вы выбираете ресторан для ужина, в «ветках» могут разместиться сведения о ценах, расположении, отзывы и время ожидания заказа. Старайтесь писать кратко. Поскольку вам необходимо отразить в интеллект-карте ваши мысли как можно более быстро и сжато, лучше всего записывать их очень краткими фразами или отдельными словами. Можно использовать и сокращения. Только при этом вы должны четко помнить, что они означают. Не ограничивайте число связей в диаграмме. Обычно в интеллект-картах отображаются центральная идея и отходящие от нее «ветки». Однако и у «веток» могут быть дополнительные связи. Активно используйте не только слова, но и изображения.

Попросите их о помощи. Я убедился на практике, что люди радуются, а не обижаются, когда к ним обращаются с такими прось­бами. Занимайтесь самообразованием. Человек может научиться очень многому без специальных занятий, уделяя этому всего по нескольку минут в день. Найдите хорошее руководство по саморазвитию в необходимом

Категория А. Дела, которые должны быть завершены сегодня. Каждый пункт вычеркивается по мере его выполнения. Если у меня остается время, то я занимаюсь пунктами категории Б. Категория Б. Эти дела должны быть сделаны в ближайшее время, но не обязательно сегодня; важные, но не первоочередные. Например, скоро истекает срок действия моего загранпаспорта. У меня уже запланирована зарубежная поездка, и нужно получать новый паспорт, но не обязательно именно сегодня. Категория В. Это дела, которые предстоит сделать в будущем, но пока не безотлагательные.

помечаю специальными значками места, которые требуют заполнения. Прежде всего это ИМЯ и АДРЕС получателя. Увидев эти маркеры, я автоматически вношу эти реквизиты в письмо и отсылаю его. Сохраняйте такие шаблоны и образцы на своем компьютере.

Если вы обнаружите задачу, к решению которой можно вернуться значительно позже, то разместите материалы о ней в том месяце и дне, когда планируете заняться ею. Вам не нужно думать и помнить о ней: она автоматически «выпрыгнет» сама в назначенное время. Другая положительная сторона системы — возможность просмотреть планы на несколько последующих дней и подправить график, если ситуация вносит срочные коррективы. Чтобы содержать рабочее место в порядке, вам могут понадобиться еще несколько ящиков с таким «висячими» папками. У меня, например, есть папки с месячными счетами, материалами для чтения и материалами, которые я хочу разместить в своих досье. «Материалы для досье» — различные материалы из других поисковых систем, которые я накапливаю к концу месяца. В папке «Материалы для чтения» содержатся журналы, статьи и публикации, которые я очень легко нахожу и беру с собой в поездки, предполагая, что мне придется просидеть некоторое время в аэропорту во время пересадки.

Распределите все имеющиеся у вас на столе материалы по дням, когда вам предстоит с ними работать. Каждый день переносите освободившийся после работы файл в папку следующего месяца. Когда вы дойдете до конца текущего месяца, передвиньте папку так, чтобы она находилась позади всех помесячных папок. Теперь она указывает вам на начало следующего года. Например, если сегодня 15 марта, то в ящике перед вами будет папка «Март» с файлами по порядку от 15 до 31-го дня. Дни 1–14 будут уже в папке «Апрель» непосредственно за папкой «Март». В начале рабочего дня выньте файл с пометкой «15 марта» и посмотрите, что конкретно вы должны сделать в этот день. Затем положите этот файл за файлом, соответствующим 14-му дню в апреле.

По возможности прикасайтесь к входящим материалам только один раз. Постарайтесь именно в этот момент решить, что делать с ними: отправить в архив, поработать с ними или вообще уничтожить. Постарайтесь привести в порядок рабочий кабинет. Содержать рабочее место в порядке легче, если вокруг него в помещении царят организованность и упорядоченность и ничто не отвлекает вас от дела. Создайте перспективное досье. В нем каждый материал будет автоматически «выскакивать» перед вами в нужный день. Что нужно сделать? Освободите один из ящиков вашего рабочего стола­. Организуйте для себя помесячные папки предстоящих дел, повесив их на специальных держателях внутри ящика. Подготовьте 31 конверт, пронумеровав их по числам месяца от 1 до 31 (наибольшее количество дней в месяце), и закрепите эти конверты в папке текущего месяца.

Сокращайте повестку совещаний. Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присут­ствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее. Планируйте совещания так, чтобы между ними был минимальный временной зазор. Если присутствующим будет известно, что вам надо принимать участие в другом таком же мероприятии, которое следует сразу за этим, они будут понимать, что задержки для вас недопустимы. Не гнушайтесь совещаний в общественных местах. Кафе и другие общественные заведения — отличное место для рабочих встреч и совещаний. Там меньше вероятность того, что вас будут отвлекать подчиненные, звонки по служебным телефонам и другие подобные моменты, которые имеют место на работе. Но позаботьтесь о том, чтобы такие места располагались не слишком далеко от вашего офиса.