Цитаты из книг автора «Брайан Трейси»

Подготовьте повестку дня К каждому собранию готовьте повестку дня и строго следуйте ей. Расставьте пункты в повестке по значимости и всегда начинайте с самых важных — на тот случай, если не хватит времени на все. Вы как ведущий собрания должны держать дискуссию в русле обсуждаемых вопросов и подводить итог под каждым пунктом, прежде чем перейти к следующему. Начинайте и заканчивайте собрания своевременно. Если некоторые сотрудники постоянно опаздывают, стоит подумать о том, чтобы закрыть дверь на ключ после начала собрания. Другой вариант — принять, что опаздывающие не придут вовсе, и просто начать совещание, никого не дожидаясь. Позаботьтесь о том, чтобы во время встречи вас никто не беспокоил и не прерывал. Маршалл Голдсмит в своем бестселлере «Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха»9 утверждает: один из крупнейших пороков лидера — это склонность доминировать во время собрания, на которое созваны его подчиненные. Поскольку вы босс, когда вы говорите, все слушают. Люди привыкли не спорить с вами, не прерывать вас и не комментировать ваши слова, а просто позволять вам говорить, о чем хотите и сколько хотите.

Маршалл Голдсмит в своем бестселлере «Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха»9 утверждает: один из крупнейших пороков лидера — это склонность доминировать во время собрания, на которое созваны его подчиненные. Поскольку вы босс, когда вы говорите, все слушают. Люди привыкли не спорить с вами, не прерывать вас и не комментировать ваши слова, а просто позволять вам говорить, о чем хотите и сколько хотите.

Подсчитайте издержки собрания Убедитесь, что у вас есть достаточно веская причина созывать людей на собрание или самим на нем присутствовать. Смотрите на рабочую встречу как на бизнес-инвестицию. Посчитайте, во сколько оно обойдется с учетом стоимости времени руководителей и служащих, которые будут приглашены. Сложите почасовую оплату всех этих людей. Насколько такая инвестиция окажется рентабельной? Если вы готовы вложить подобную сумму в собрание, вам необходимо будет получить приличную прибыль. Если бы кто-нибудь из сотрудников захотел вложить 500 долларов в какой-либо проект, то ему потребовалась бы ваша резолюция, а вы пожелали бы узнать, что компания получит от этого вложения. Вы наверняка захотели бы еще подумать, прежде чем согласиться. Возможно, затребовали бы дополнительную информацию, чтобы подписать заявку со спокойной совестью. Относитесь к собраниям точно так же. Избегайте ненужных собраний. Всегда спрашивайте, действительно ли так уж необходимо это совещание. Если нет настоящей надобности, не стоит его проводить. Если лично вам не нужно на нем присутствовать, то не ходите. Если вы сами организуете собрание, спросите себя, чье присутствие вам по-настоящему необходимо, и пригласите только этих людей. Остерегайтесь приглашать тех, в ком нет надобности, просто чтобы сделать им приятное и дать почувствовать себя значимыми.

Проводите собрания эффективно Примерно 25–50 процентов управленческого времени тратится на собрания того или иного рода. В их число входят и встречи один на один, и короткие совещания прямо в коридоре или чьем-нибудь кабинете, и более формальные заседания и собрания, которые могут проходить в конференц-зале. К сожалению, не менее половины времени, проводимого в совещаниях, расходуется впустую. Подобные мероприятия отнимают массу времени, а приносят зачастую не такую уж значительную пользу. Вместе с тем совещания — не только неизбежный и незаменимый вид деятельности, они также могут быть важным инструментом управления, если пользоваться ими с толком. Давайте посчитаем, во сколько обходятся совещания. Сделать это просто: нужно помножить длительность собрания в часах на количество присутствующих, а затем на соответствующее количество долларов. Можете себе представить, какая сумма получится в итоге. И вы должны потратить или одобрить подобную трату! Если в зале собралось 10 человек, которые зарабатывают в среднем по 50 долларов в час, это означает, что, посовещавшись в течение одного часа, вы спишете со счета компании сумму в 500 долларов. А теперь подумайте, если бы вам надо было одобрить аналогичного размера расходы на что-то другое, вряд ли вы подписали бы такую бумагу, не продумав все до мелочей. С таким же благоразумием и здравомыслием следует подходить и к вопросу, созывать людей на собрание или нет.

Избегайте телефонной игры в «кошки-мышки» Сделайте все возможное, чтобы вам не приходилось играть в телефонные «кошки-мышки». Назначайте время для разговоров по телефону так же, как вы назначаете личные встречи в офисе. Если не можете дозвониться кому-нибудь, оставляйте номер телефона и указывайте, в какое время вас можно будет застать. Если вам звонят, а вы не имеете возможности ответить, пусть ваш секретарь согласует с человеком удобное время, когда вы сможете ему перезвонить, то есть время, когда вы будете находиться в офисе или будете доступны по телефону. Используйте телефон как бизнес-инструмент. Отвечайте на звонки быстро и так же быстро завершайте разговоры. Сразу же переходите к сути. Будьте вежливы и дружелюбны, но по-деловому — в первую очередь думайте о результате. Чем аккуратнее вы будете назначать время для телефонных разговоров и тщательнее готовить их содержание, тем быстрее и продуктивнее они будут проходить.

Ведите себя вежливо и профессионально Позвонив кому-нибудь, всегда спрашивайте, удобно ли ему сейчас говорить. Такое начало телефонного разговора звучит очень вежливо и профессионально. Руководители высокого ранга часто ведут себя подобным образом даже в случаях, когда разговор был запланирован заранее обеими сторонами. Не исключено, что за прошедшее время могла возникнуть какая-нибудь непредвиденная ситуация и момент окажется не очень подходящим для беседы. Если вы в такой ситуации продолжите говорить, то собеседник не сможет уделить вам должного внимания. Поэтому всегда задавайте вопрос: «Удобно ли вам сейчас поговорить?» Получив отрицательный ответ, предложите перезвонить позже или спросите, в какое время лучше это сделать. Таким образом вы продемонстрируете любезность и уважение к собеседнику, и это будет им оценено. Никогда не принимайте как данность, что человеку на другом конце провода в настоящий момент удобно говорить с вами, какие бы у вас с ним ни были предварительные договоренности.

Берите быка за рога. Не тратьте время попусту. Если вы сами собираетесь позвонить Биллу, сначала составьте краткую повестку разговора: перечислите основные пункты, которые хотите обсудить с ним. Связавшись с коллегой, скажите: «Я знаю, что ты очень занят. У меня есть три вопроса, которые мне нужно обсудить с тобой, после этого я сразу же оставлю тебя в покое». Таким образом вы продемонстрируете одновременно и вежливость, и профессионализм. По-настоящему занятые деловые люди оценят то, что вы сразу перешли к делу и, обсудив волнующую тему, положили трубку.

Если кто-нибудь позвонит вам, сразу же переходите к сути разговора. Скажите что-нибудь в духе: «Привет, Билл. Рад слышать твой голос. Что я могу для тебя сделать?»

Работайте все рабочее время Вы должны руководствоваться другим правилом: «Работать все рабочее время». Как только доберетесь до офиса, сразу же беритесь за работу. Не болтайте с окружающими, не читайте газет, не «разгуливайте» по интернету. Поскольку вечером вы уже составили себе план на день, незамедлительно приступайте к его реализации: начните с главной задачи и далее по очереди — продолжайте выполнять задуманное, пока не переделаете все самые важные дела.

Контролируйте перерывы Неожиданные и незапланированные перерывы — одна из основных статей расхода времени в бизнесе, да и в любом другом деле. Перерывы принимают самую разную форму: то телефон зазвонит, то придет текстовое сообщение, то колокольчик входящей почты зальется трелью, то люди в кабинет заглянут, потому что им нужно поговорить. Как известно, люди — самые большие «пожиратели» рабочих минут. Примерно 50 процентов времени, проводимого на работе, тратится на неспешные разговоры с коллегами. Многие приходят утром в офис и сразу же начинают болтать с сослуживцами — и так на протяжении двух-трех часов. Во многих компаниях серьезная работа начинается только после 11 часов утра, когда до обеденного перерыва остается совсем чуть-чуть. После обеда люди возвращаются в офис и снова начинают сплетничать с коллегами. К настоящей работе они возвращаются опять-таки лишь через час-полтора.