Глава 2. Как бороться с ощущением тучи дел над головой?

Иногда бывает ощущение, что дела нависли над вами и давят всей своей массой. Часто к этому чувству прибавляется навязчивое опасение, что вы что-то забыли или вот-вот забудете сделать. При этом вы можете выполнять некоторые дела, быть вполне загруженным, но ощущение тучи и ее давления не проходит.

Если вы осознали, что находитесь в такой ситуации, первое, что нужно сделать… Выписать на листок все дела, которые над вами нависли. Даже если вам кажется, что вы все знаете и на листке не увидите ничего нового, попробуйте – это принесет эмоциональное облегчение.

Когда вы выписали все, что вам предстоит сделать, во-первых, уйдет чувство, что что-то выпало из вашего фокуса внимания и, возможно, будет забыто или сделано не вовремя.

Во-вторых, вы увидите реальный объем предстоящей работы. Ощущение «тучи» обычно возникает, когда к уже намеченному плану все прибавляется и прибавляется задач, часто мелких, часто от других людей, и ваш мозг не успевает их все зафиксировать и внести в свой внутренний план. Поэтому он держит в памяти всю информацию и подает вам сигналы тревоги в виде ощущения тучи.

Как только вы создали список, вы выгрузили из памяти всю информацию, и у мозга освободилось много ресурсов на решение этих задач.

Если ваш список оказался действительно большим и само его создание не принесло чувства облегчения, то попробуйте расставить последовательность выполнения дел и определить, какой минимум необходимо и достаточно сделать сегодня.

Если дел снова осталось много, вспомните, что сделать нереальное нереально. Вы должны либо приготовиться к напряженному спринту (но помните, что после него ваш организм потребует долгий отдых), либо расставить приоритеты, держа в голове главную цель, либо обратиться за помощью к другим.

Если вы перегружены работой, рассмотрите вариант сообщить об этом своему руководителю и определиться в расстановке приоритетов. Одно время много работала с руководителями в качестве консультанта, и они часто недоумевают, почему сотрудники не приходят к ним с трудностями, пока эти трудности не превратятся уже в катастрофу. Начальники – тоже люди, и они могут не заметить, что накидывают задачи только одному сотруднику, или могут забыть, что перед вами уже стоит времязатратная, большая задача. Покажите начальнику ваш список дел на день с прописанным объемом времени, необходимым на их выполнение, и обсудите приоритетность задач, возможность переноса сроков или уменьшение требований к качеству какой-то работы.

Резюме: если над вами нависла куча дел, срочно бросайте все и выписывайте все дела на лист. Все, что нужно сделать. Все-все-все. Освободите мозг от этой информации и посмотрите на результат – это действительно туча? Как вы будете «есть ее по частям» (по аналогии со слоном, которого «есть надо по кускам»)? Что из этого объема действительно важно и необходимо сделать именно сегодня?

Глава 3. Я кручусь, как белка в колесе – как вырваться из этого круга?

Если к концу дня у вас возникает ощущение, что вы весь день работали, что-то делали, а так ничего и не сделали, то самое время остановиться и подумать – а что такого вы, по вашему мнению, не доделали? Выполнение какой именно работы/задания/действия дало бы вам чувство того, что вы молодец и потрудились сегодня просто отлично?

Чувство неудовлетворенности от результатов своей работы, приводящее к ощущению «белки в колесе», связано чаще всего с двумя причинами:

– Вы делаете очень много, но мелких дел, и сами этого не замечаете, т.к. не фиксируете их выполнение. Здесь выходом будет сделать фото рабочего дня. Как только вы начали работать или делать что-то по дому, записывайте это в хронологическом порядке. С 9.00 до 9.15 проверял почту, с 9.15 до 9.30 планировал день… и так далее. Очень часто люди, заполнив такую табличку по одному дню, уходят с работы совсем с другим самоощущением. Они видят, как много они сделали. Они теперь могут объяснить, чем были заняты, и себе, и, при необходимости, начальству. «А я, оказывается, много работаю! Я-то молодец!» – говорят они. И ничего не меняется, работа все та же, но ощущение белки в колесе уходит.

– Вы делаете не то, что сами считаете важным и результативным. Задумайтесь, какой результат, зависящий только от вас, вы хотите получить за день, чтобы вечером у вас было приятное чувство выполненного долга? И какое действие или набор действий нужен для того, чтобы получить этот результат?

Например, вы хотите найти новых клиентов. Это можно делать все 24 часа самыми разными способами. Можно собирать и размещать отзывы старых клиентов, можно разрабатывать новый продукт, можно изучать рекламу. И если вы не определились заранее, что именно вы будете делать, как и когда, то вечером вас ждет разочарование – клиентов-то новых так и нет!

Но приход клиентов именно сегодня зависит не только от вас, согласны? А от вас зависит выбор набора действий, которые вы будете предпринимать для их привлечения. И реализация этих действий.

Поэтому, если у вас есть ощущение белки в колесе, прямо сейчас напишите то, что вы собираетесь делать завтра. И посмотрите на эти действия под новым углом: если вы все это сделаете завтра, то будет ли у вас удовлетворение от эффективно проведенного дня?

Если нет, то что нужно поменять в этих действиях? Какое новое ваше действие будет для вас показателем достаточной вашей эффективности?

Например, если вы ищете работу, вы можете рассылать резюме и чувствовать себя белкой. Тогда задайте вопрос: какая организация поиска работы даст вам ощущение, что вы «достаточно сделали для поиска сегодня». Если вы разошлете 10 резюме, будет это чувство? А может, вы хотите найти компании мечты и изучить, кого ищут они? Или вы не уверены, что ваша база с вакансиями вам подходит, и нужно признать это и поискать другие базы? Человек, который хорошо ищет работу – в вашем понимании он какой? Он что делает?

Резюме: при ощущении себя белкой в колесе

1. Подумайте, осознаете ли вы все дела, которые делаете? Если нет, то записывайте все дела в течение дня

2. Если после этого ощущение не ушло, подумайте, какой результат, зависящий от вас, вы на самом деле хотите видеть в конце дня, чтобы это дало вам чувство удовлетворения от проделанной работы? Какие действия могут дать вам такое ощущение?

Глава 4. Почему список – самый эффективный инструмент тайм-менеджмента?

Часто бывает так, что, несмотря на то, что вы активно что-то делали весь день, к концу вашего рабочего дня вы понимаете: главное-то вы и не сделали. Это, во-первых, демотивирует, так как уменьшает значимость всего объема сделанных вами заданий. А во-вторых, не дает закончить рабочий день вовремя и со спокойной душой. И это несмотря на то, что вы работали весьма интенсивно.

Почему же так происходит? Часто это связано не только и не столько с объемом дел, но с особенностями работы мозга, который направляет нашу деятельность совсем не в то русло, которое нужно.

Для того чтобы вы в этом убедились, давайте выполним простое упражнение:

1. Прямо сейчас выпишите на листок бумаги список дел, которые вам нужно сделать сегодня.

2. Только когда вы закончили со списком (иначе упражнение не сработает), переходите к следующему шагу: расставьте напротив дел цифры, соответствующие последовательности, в которой их надо бы выполнять. По степени их важности: что следует сделать первым, что вторым и так далее. Можно расписать и весь список. Пронумеруйте как минимум половину.

3. А теперь самый интересный вопрос: насколько порядок написания дел совпал с порядком, в котором их нужно выполнять?

Обычно есть большое различие. Особенно в начале списка. Обратите внимание: когда вы задумываете о том, что стоит сделать сегодня, вам в голову в первую очередь приходят не те дела, которые нужно сделать в первую очередь!

В мозгу всплывают не самые важные дела, а те, которые вы недавно с кем-то обсуждали, или которые пришли последними, воспоминания о них еще свежи.

Важно! Мы убедились, что наш мозг вспоминает дела не в порядке приоритетности, а по каким-то другим, своим критериям. И если вы не контролируете, в какой последовательности вам на самом деле нужно выполнять дела, чтобы сегодня вы сделали именно то, что нужно сделать именно сегодня, и смогли закончить работать вовремя, то ваш мозг, когда вы подумаете «так, что там у нас дальше?», подкинет вам совсем не то дело.

Поэтому самый важный инструмент, помогающий контролировать свое время и выполнять задуманное в срок, это самый обычный СПИСОК дел. Составить его займет 2-4 минуты. При этом он сэкономит вам много времени как раз за счет того, что вы будете точно знать, какое дело нужно сделать следующим. Даже после того, как вас отвлекли другие люди или форс-мажор.

Задание:

1. Прямо сейчас составьте (хотя вы уже должны были это сделать) список дел на сегодня. Если на сегодня вы уже сделали, сделайте его на завтра.

2. Пронумеруйте дела в той последовательности, в которой их лучше всего выполнять.

3. Начиная рабочий день, обратитесь к списку и начните именно с первого дела. Как только дело сделано и возникает вопрос: что дальше? – не забывайте снова обратиться к списку. Если ваша работа хаотична и непредсказуема, то обращайтесь к списку хотя бы три раза в день: в начале дня, после обеда и за полчаса до конца рабочего дня. Зачем нужно третье обращение, мы поговорим в следующей главе.

4. Поработайте со списком неделю. Вы можете обновлять каждое утро один и тот же список, добавляя в него новые дела, а можете каждое утро (или каждый вечер, если вы «сова») писать новый список и проставлять новый порядок выполнения дел.

5. Через неделю оцените, какой эффект дала вам работа со списком? Хотите ли вы вести его на регулярной основе? Или, возможно, он нужен вам только в периоды повышенной многозадачности и отвлекающих факторов? Если вы выбираете второй вариант – что может помочь вам не забыть начать список в такие моменты? Или что для вас будет четким показателем того, что пора написать список дел?

Глава 5. Поддаются ли форс-мажоры планированию?

Посмотрите на свой план дня (он ведь у вас уже есть?). Выделите из него те дела, которые необходимо сделать именно сегодня, и попробуйте примерно оценить время выполнения каждого из этих пунктов. Суммируйте это время – сколько у вас получилось? Сколько эта цифра составляет в процентах от общего времени вашего рабочего дня?

Например, если у вас стандартный 8-часовой рабочий день, и время, которое вам нужно для выполнения дел «нужно сделать сегодня или вчера», составляет также 8 часов, то это составит 100%.

И… если получилось 90-100%, то у меня есть для вас две новости. Одна плохая и одна… получше. С какой начать? Давайте с той, что получше: мы с вами выяснили, почему вы все время задерживаетесь на работе и/или находитесь во фрустрации из-за того, что не успеваете сделать задуманное.

Плохая новость – ваш план нереален. То есть как бы вы ни работали, вы его не выполните. Потому что ваш план идеален, он выполним только в несуществующих условиях волшебного мира, где в нашу жизнь ничего не вторгается, все зависит только от нас. Клиенты выполняют все договоренности, и даже погода соответствует прогнозу, поэтому никто никогда не задерживается и ничего не забывает. Но ведь так не бывает, верно?

В реальном мире что-то всегда пойдет не так. Но есть и плюсы – ученые уже занялись этой проблемой и выяснили, что для устранения этих «что-то пошло не так» в среднем у человека уходит 20% его рабочего времени. Исследователи даже придумали термин для всего, что идет не так – форс-мажор.

Форс-мажор не зависит от вас, он случается с каждым, и он точно нарушит ваши планы. Поэтому чтобы он не портил вам жизнь ежедневно и не вызывал разочарование (никогда такого не было, и вот опять!), его нужно просто заранее учесть и заложить в свой план.