Потоки

Все принимаемые решения в Организации можно разделить на Потоки принятия решений. Каждое решение, принятое на своём уровне, приводит к большим изменениям в Потоке следующего уровня.

Поток реализации

Рисунок 2: Потоки принятия решений

Поток реализации – это поток работ, которые нужно выполнить для получения результатов. Именно они приносят доход и удовлетворённость Клиента.

Поток управления

Поток управления – поток управленческих решений, влияющих на качество Потока Реализации. Поток управления может как ускорить, так и замедлить Поток Реализации, а также ставит Цели в Поток Реализации и «программирует» его.

Поток улучшений

Поток Улучшений – это рефлексивный поток решений, влияющих на качество Потока Управления. Это управленческие решения, направленные на улучшения самого процесса принятия решений о целях в Потоке Реализации. Только находясь в Потоке Улучшений, мы анализируем произошедшие события и можем оценить качество принятых решений, провести работу над ошибками и сделать последующие решения более качественными и приносящими лучший результат.

Применение

Работа в каждом Потоке представляет собой отдельную Систему. Нельзя улучшать Систему, находясь внутри неё. Необходимо «подняться» в надсистему (систему верхнего уровня), чтобы принимать верные решения по отношению к Системе. Потоки – это возможность смены фокуса внимания и фокуса применения усилий для изменения ситуации.

Усилия, затрачиваемые на переход из одного Потока в другой, весьма велики по сравнению с переходом в такой же, но параллельный поток (например, переход к выполнению задачи из потока реализации другого проекта). Поэтому выделяйте время для работы в каждом Потоке. Меняйте своё состояние мышления при работе в другом Потоке. Осознавайте, в каком Потоке находитесь вы и в каком – ваши сотрудники. Это поможет повысить свою и их эффективность.

Инструменты Метода

Принципы, ценности и цели

Метод Пульса не даёт готовых принципов и ценностей организации процесса. Это могут быть только ваши Ценности и Принципы, в соответствии с которыми вы принимаете решения. Метод базируется на предпосылках, и если вы с ними согласны, то можете применять его инструменты в полном объёме или найти аналог в соответствии с вашей реальностью.

Правила организации и предпосылки Метода

Метод Пульса базируется на следующих предпосылках (правилах):

1. Компания существует для зарабатывания денег сегодня и в будущем.

2. Качественное выполнение обязательств перед Клиентом в сроки и в полном объёме является для организации наивысшим приоритетом и даёт ей коммерческое преимущество.

3. Предсказуемость выполнения обязательств организацией важна для каждого Клиента.

Цели организации

Исходя из этих предпосылок, Вы должны определить для своей Организации:

1. Миссию и Цели её существования.

2. Ценности – что важно, а что неважно для вашей Организации и что вы цените больше всего в поведении сотрудников.

3. Принципы работы – правила, с помощью которых вы будете искать и улучшать методы достижения Целей Организации.

Правила

Договаривайтесь о правилах

В организации должны быть правила. Если есть правила, то можно контролировать их исполнение. Правила задают ясность намерений и целей. Но следует учитывать, что люди не работают только по правилам. Чем более детальная будет инструкция, тем меньше шансов, что её будут исполнять, поэтому создавайте правила такими, чтобы их было возможно выполнять.

Правила программируют организацию

Когда правила созданы и работают, появляется Культура организации «здесь так принято». Формируя и договариваясь о новых правилах, вы меняете поведение Организации. Принятые и исполняемые правила программируют Организацию.

Конфликт – возможность роста

Наличие конфликта не хорошо и не плохо. Конфликт – это точка роста Организации. При наличии конфликта не выбирайте компромисс и не затягивайте его разрешение. Затягивание разрешения конфликта приводит к разрушению Организации, а компромисс – к её стагнации. Часто причина конфликта кроется в несогласии с правилами или способом реализации задачи. Решайте ситуацию, а не человека. Ищите точку, где ваши цели и интересы сходятся.

Качество

Качество работы

Качество результата должно быть «превосходным» или «максимально превосходным». Низкое качество работы «сливает» усилия Организации. Как бы хорошо вы ни планировали, низкое качество убьёт ваши планы из-за переделок. Большое количество переделок нарушает ритм работы специалистов и снижает мотивацию.

Качество квалификации сотрудников

Качество сотрудников должно быть высоким, насколько это возможно. Какие бы вы ни ставили амбициозные цели и как бы ни стремились обеспечить высокое качество Продуктов, вы не сможете этого достичь, если у ваших специалистов не хватит квалификации. Уровень квалификации – это тоже показатель качества.

Качество принимаемых решений

Качество принимаемых управленческих решений приводит к успеху или провалу в независимости от качества остальных составляющих. Только обеспечение качества на каждом уровне и избежание компромиссных решений может сделать организацию эффективной и прорывной.

Ритм

Ритм синхронизирует всю организацию и все действия. Ритм обеспечивает гарантированное время прохождения решения от стратегического уровня управления до операционного. Все лучшие качественные решения могут быть похоронены, если компания рассинхронизирована и нет понимания, когда решение дойдёт до рядового исполнителя и его исполнение будет проконтролировано.

Ритм может быть:

• День

• Неделя (или две, три)

• Месяц

• Квартал

• Год

Ритм задаёт цикл обратной связи и скорость реакции на изменения условий и внешней среды. Конечно, если происходят катаклизмы или кто-то умирает, не нужно ждать следующего мероприятия ритма, чтобы сообщить об этом. Во всех остальных случаях необходимо придерживаться ритма.

Ритм живого организма – это Пульс. Если организация меняется улучшается – она живая. Пульс – это Ритм живой организации.

Ритм синхронизации

Ритм синхронизации обеспечивает точки промежуточного контроля и фокусирует внимание на возникающих сложностях в процессе работы. Люди, как правило, не любят говорить, что у них есть проблема. Если спросить: «У тебя есть проблема с задачей?», мы получим ответ: «Нет, у меня нет проблем». А когда «нет проблем», то нечего улучшать.

Если ритм синхронизации не определён, то повышается возможность выдёргивания сотрудника из состояния «думанья о проблеме». Как следствие – ритм работы сотрудника становится рваным и непродуктивным. Как результат – создаётся ситуация, когда «невозможно работать в такой обстановке», и инженер просто перестаёт даже пытаться погрузиться в решаемую проблему и отвлекается на нерабочие вопросы.

Ритм операционного планирования

Ритм операционного планирования обеспечивает непрерывную сверку планов с результатами и корректировку планов. Невозможно планировать что-то новое, если вы не сверились с тем, что уже сделано по вашим предыдущим планам. Ритм операционного планирования может быть: неделя, две-три недели или месяц. Главное, чтобы он был постоянный. Отрезок времени между мероприятиями по планированию мы будем называть «Спринт».

Ритм планирования обеспечивает передачу решений верхнего уровня от руководства организации к нижнему уровню исполнения. Мероприятия по планированию фокусируются на ближайших целях, но не забывайте о передаче стратегических целей в уровень исполнения, которые объединяют все активности в Спринте.

Ритм стратегического и тактического планирования

Ритм стратегического и тактического планирования обеспечивает планирование работ на несколько месяцев вперёд. Чем дальше проработан план, тем выше уверенность в будущем у сотрудников и ниже уровень беспокойства и стресса. Однако помните, что важен не сам план как результат планирования, потому что любые планы постоянно меняются, а важны действия по его созданию.

Внешняя обстановка меняется постоянно, поэтому любой долгосрочный и среднесрочный план необходимо пересматривать. Периодичность пересмотра – квартал, год.

Ритм внедрения улучшений

Мероприятия ритма улучшений задают дисциплину непрерывных улучшений в организации. Мероприятия в этом ритме должны быть синхронизированы с ритмами стратегирования и планирования, так как охватывают разные периоды для анализа.

Мероприятие по анализу прошлого опыта и выработке плана улучшений называется «Ретроспектива».

Правила

Управление целями

Цель в организации – это такая сущность, которую кому-то «надо достичь», и на её достижение тратятся время и ресурсы. Кроме целей существуют «Инициативы» или «Идеи», которые отличаются от «Целей» тем, что находятся в категории «желательно достичь». Если в вашей организации есть Цели, но их «никто не хочет достигать», это значит, что у вас нет Целей.

Принципы существования целей

1.⠀Мысль материальна. Чем более высокооплачиваемое лицо озвучивает мысль, тем выше вероятность, что она станет целью для сотрудников.

2.⠀Творческие люди склонны придумывать себе задачи интересней. Задача в общем виде решается проще, и для инженера самое интересное – это найти «общий вид».

3.⠀Та работа, которая была придумана самостоятельно, становится Целью и выполняется охотнее.

4.⠀Мы никогда не знаем, сколько Целей в организации.

5.⠀Не зафиксированная на бумаге (в документе) мысль тратит энергию на удержание её в голове.

6.⠀Множество Целей в организации приводят к многозадачности на уровне инженеров.

Правила управления целями

Исходя из принципов существования целей, необходимо применять следующие правила управления целями:

1.⠀Договоритесь о правилах запуска Инициативы в работу.

2.⠀Если Инициатива не утверждена как Цель к исполнению или в работе уже находятся другие Цели, то инженер обязан отказаться брать Инициативу в работу.

3.⠀Договоритесь о правилах работы с Инициативами. Делиться идеями руководству с инженерами можно, но должно быть чёткое понимание, зачем это делать и какой результат хочется получить в результате такого озвучивания.

4.⠀Есть идея – пиши в wiki. Идея, будучи записанной, немного потеряет свой блеск, но будет пригодна для обсуждения.

5.⠀Цель коммерческой организации – создавать ценность, для акционеров, клиентов, персонала компании и общества. Это значит, что любая Инициатива должна быть оценена с точки влияния её результата на увеличение ценности создаваемой организацией.

6.⠀При запуске Инициативы в работу при незавершённых других Целях стоит помнить, что на предыдущие цели уже потрачены ресурсы и нужно или признать их убытком, или довести дело до конца перед запуском новой Инициативы.

7.⠀Озвучив идею и определив цель, дайте возможность инженерам самим придумать маршрут движения к цели. Помогайте им придумывать, задавая вопросы: А что будет, если…? А как бы нам учесть ещё и этот фактор… Что нужно сделать перед этим? Что нам мешает достигнуть цели?