Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов – это процесс, позволяющий отсортировать все имеющиеся цели и задачи в порядке убывания их важности (на первом месте – самая важная задача, на втором – следующая за ней по важности, и т.д.), иначе говоря – упорядочить их по приоритетности.

Каким же образом из всего обилия, казалось бы, одинаковой важности задач выделить те, решение которых должно быть первоочередным?

В первую очередь рекомендуется ручкой написать их на бумаге (именно ручкой на бумаге, а не, например, набрать на компьютере – это позволит лучше «прочувствовать» процесс). В данном случае не имеет значения важность задачи – достаточно просто зафиксировать их в том порядке, в котором вы их вспоминаете.

Здесь может возникнуть вопрос – какой же временной интервал нужно охватить при фиксировании задач? Иначе говоря – если через два года я планирую построить гараж на даче, нужно ли учитывать эту задачу? Или ограничиться задачами ближайшего дня (недели, месяца)?

Вообще период планирования каждый человек может определять самостоятельно. Однако если вы только начинаете заниматься тайм-менеджментом, то наиболее оптимальный вариант – учесть все задачи на предстоящую неделю.

После того, как список ближайших задач готов, нужно выделить из них те, первоочередная важность которых не вызывает сомнения. К таким задачам относятся, например, задачи, невыполнение которых автоматически повлечет за собой невыполнение других, зависящих от них задач. Чтобы было понятней, рассмотрим это на конкретном примере.

Предположим, что вы составили следующий перечень дел на предстоящую неделю:

♦ купить на строительном рынке обои, линолеум и плитку для ремонта кухни;

♦ отремонтировать автомобиль;

♦ сделать ремонт на кухне.

Очевидно, что в данном перечне дел самая важная задача – это отремонтировать машину. Ведь без решения этой задачи невозможно закупить на рынке материалы для ремонта кухни; а без приобретения материалов для ремонта, в свою очередь, невозможно решить еще одну задачу – сделать ремонт. Поэтому после решения первоочередной задачи самой важной задачей будет являться приобретение материалов для ремонта кухни. В последнюю очередь будет решаться третья задача – ремонт кухни.

Однако не всегда бывает так просто расставить приоритеты. Для примера рассмотрим следующий перечень задач:

♦ отвезти тещу на дачу;

♦ отремонтировать автомобиль;

♦ купить на строительном рынке обои, линолеум и плитку для ремонта кухни;

♦ сделать ремонт на кухне;

♦ сходить в школу на родительское собрание;

♦ сделать генеральную уборку;

♦ отремонтировать шкаф в прихожей;

♦ навести порядок в гараже.

В данном случае, скорее всего, первоочередная задача будет такая же, как и в предыдущем примере – отремонтировать автомобиль, поскольку сразу несколько других задач зависят от ее выполнения. Пока машина в ремонте, можно навести порядок в гараже. Родительское собрание в школе – задача, которая назначена на конкретное время не вами, поэтому вам придется под нее подстроиться.

После того, как вы забрали машину из ремонта, самое важное, наверное – это отвезти тещу на дачу: в первую очередь – чтобы не мешала своими советами делать ремонт на кухне, да и вообще – вы так ждали этого момента!

Теперь можно ехать на рынок за материалами для ремонта кухни, а заодно – купить там все необходимое для ремонта шкафа в прихожей. Шкаф лучше отремонтировать в первую очередь, поскольку эта работа – ничто по сравнению с ремонтом кухни. Ну а после этого – приступать к ремонту на кухне.

В конечном итоге у нас осталась лишь одна нерешенная задача – это генеральная уборка. Решение этой задачи (т.е. выполнение уборки) – логичное завершение всех ремонтных работ.

Очевидно, что такой порядок выполнения приведенных выше задач является наиболее оптимальным и позволит сэкономить значительное количество времени. Представьте, что было бы, если бы вы сначала сделали генеральную уборку, а после этого приступили к ремонту! Или сначала несли бы на себе с рынка материалы для ремонта кухни (а это ведь мало того, что очень тяжело – обои, плитка и др., но и неудобно), и только после этого – приступили к ремонту машины.

Тем не менее, бывает так, что среди перечисленных задач несколько являются по важности абсолютно одинаковыми, и очень сложно определить приоритет одной задачи над другой. В этом случае можно применить механизм, который рассматривается ниже.

Каждую из таких задач нужно написать на бумаге и письменно ответить на следующие вопросы:

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

♦ Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

После этого нужно сравнить полученную информацию по всем задачам, приоритет которых вы затруднились определить сразу – это позволит кардинально прояснить ситуацию. Чтобы было понятнее, рассмотрим на примере конкретную ситуацию.

Предположим, что вы не можете определить, какая задача важнее: поход в школу на родительское собрание или ремонт шкафа в прихожей. Вроде бы обе задачи примерно одинаковой важности, и выполнять каждую из них одинаково не хочется. Тогда проанализируем их в соответствии с приведенной выше методикой.

Задача «поход в школу на родительское собрание».

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Моя очередь – в прошлый раз жена ходила.

• Надо хотя бы узнать, в каком он уже классе.

• Неплохо бы уточнить – как он учится?

• А вдруг его классный руководитель – молодая красивая девушка?

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• В прошлый раз жена должна была идти в прачечную, а ходил я, поэтому пусть теперь вместо меня идет на собрание.

• На его столе учебник валяется – «Физика 6 класс». Значит, скорее всего – он учится в шестом классе, и идти никуда не надо.

• Вроде, я ж его полгода назад спрашивал, как успехи в учебе – говорит, в основном тройки, есть пара четверок. Ах, это по десятибалльной системе? Не важно, тройка ведь – не двойка. Главное – я в курсе дела, поэтому на собрание можно не идти.

• Одновременно с собранием начнется матч «Спартак» – «Торпедо».

• Вспомнил, классный руководитель – занудливая тетка 55 лет, не хочу ее видеть.

• Нужно починить шкаф в прихожей.

♦ Какие преимущества я получу, если сделаю это вовремя?

• Не нужно будет идти на следующее собрание – наступит очередь жены.

• Если пойти на собрание – можно будет отложить починку шкафа.

• У меня будут все основания утверждать, что я активно занимаюсь воспитанием ребенка.

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Жена и теща будут ворчать, что я совсем не занимаюсь ребенком.

• В школе могут подумать, что ребенок растет без отца.

Задача «ремонт шкафа в прихожей».

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Это нужно было сделать полгода назад.

• Если я в ближайшее время не починю шкаф, то жена и теща начнут требовать новый.

• Скоро у меня юбилей, должны быть гости – неудобно как-то, если шкаф не будет отремонтирован.

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• Полгода ждал шкаф починки – подождет еще немного.

• Если я хорошо угощу гостей, то наутро они и не вспомнят о моем поломанном шкафе.

♦ Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

• Жена и теща перестанут ворчать, что шкаф поломан.

• Можно будет утверждать, что я все свободное время, не покладая рук, занимаюсь домашним хозяйством.

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Да вроде ничего особенного – все будет, как и сейчас; эта неисправная дверка провисит еще десять лет.

Для наглядности рекомендуется положить перед собой вопросы и ответы на них по каждой задаче так, чтобы все они были перед глазами – это позволит провести наиболее объективный анализ.

Если проанализировать две рассмотренные выше задачи, то большинство читателей наверняка придет к выводу – более важной задачей является поход в школу на родительское собрание.

Фиксирование и постановка задач

Фиксирование и постановка задач – еще один важный элемент тайм-менеджмента. Здесь имеются в виду более глобальные задачи, нежели те, которые рассматривались в предыдущем разделе. Необходимо определиться – для чего именно вам нужен тайм-менеджмент? Что вы хотите – выкроить пару часов по средам и пятницам для занятий спортом или найти время построить, наконец-то, гараж на даче, о котором вы мечтаете уже пять лет. А может, вы желаете устроиться еще на одну работу, но при этом успевать делать все то, что вы делали до сих пор, и даже больше? Или вам просто надоело жить в режиме постоянного аврала, и вы хотите упорядочить свой жизненный уклад? Или – все перечисленное сразу, и еще что-нибудь?

Поставленные цели могут быть самыми разными, но необходимо, чтобы они были реальными и соответствовали вашему жизненному укладу. Например, если вы работаете на трех работах, четыре раза в неделю посещаете спортзал, регулярно занимаетесь закупкой продуктов питания, водите детей в спортивные секции и т.д., то не стоит планировать постройку гаража на даче своими силами в течение пяти дней – это заведомо нереально. А вот выкроить время для ежевечернего отдыха в кругу семьи или перед телевизором, а по выходным – для занятия каким-либо хобби, вполне реально.

В зависимости от поставленных вами целей во многом будет определяться дальнейшая стратегия вашего тайм-менеджмента.

Достижение поставленных целей

Достижение поставленных целей – это этап непосредственной реализации системы тайм-менеджмента.

В первую очередь нужно четко уяснить себе, что только от вас зависит процесс организации и управления своим временем. Многие полагают, что достаток времени определяется исключительно количеством насущных задач, и увеличение «капитала времени» возможно либо после сокращения их числа, либо после привлечения помощника (водителя, секретаря, домработницы, и т.д.).

Однако такое мнение ошибочно. Предположим, что вы сократили количество своих насущных задач: ребенка в садик теперь будете отводить не вы, а жена, и забирать его из садика – тоже; на работе отчет для высшего руководства теперь будете составлять не вы, а ваш заместитель; приводить в порядок деловые бумаги теперь будете не вы, а нанятый вами секретарь. Можно ли утверждать, что эти изменения решат ваши проблемы со временем?

Нет, конечно, а если и решат – то весьма в незначительной степени. В подтверждение этих слов достаточно вспомнить то, о чем мы говорили в предыдущих разделах, и в первую очередь – следующее: если вы не достигли определенного уровня самоорганизации и самодисциплины, нет смысла пытаться что-то изменить. Например, если в сад ребенка отводит теперь жена, а вы это время будете валяться в кровати, то никакого смысла с точки зрения экономии времени это иметь не будет. То же самое – вечером: если раньше вы забирали ребенка из садика, а теперь, свалив это на жену, сидите перед телевизором – положительного результата ждать не стоит: дела, которые вы не успевали решать раньше, останутся нерешенными и сейчас.

То же самое касается и работы. Допустим, что сейчас отчетность для высшего руководства будете составлять не вы, а ваш заместитель. Если освободившееся время вы будете проводить в курилке или тратить его на чтение анекдотов в Интернете, то с точки зрения экономии вашего времени ничего не изменится. То же самое касается деловых бумаг: можно нанять хоть пять секретарей – и без толку, а можно и своими силами держать деловые бумаги в порядке.

Здесь следует упомянуть и о необходимости грамотной расстановки приоритетов. Например, если вы едете на работу на машине, то вам, несомненно, удобнее самому отвезти ребенка в садик. А освободившееся время жена вполне может потратить на приготовление завтрака для всей семьи.

Теперь рассмотрим, как в рассмотренной выше ситуации можно поступить грамотно, сэкономив время не только себе, но и окружающим.

Итак, вы решили, что ребенка в садик будет отводить жена. Прекрасно! Поскольку у вас появилось с утра несколько свободных минут, их вполне хватит на следующее: быстро проверить на домашнем компьютере электронную почту (а вдруг там что-то очень важное, что желательно узнать до прихода на работу), сварить всей семье кофе и сделать сэндвичи. Это позволит избежать утренней суеты, которая имеет место быть в большинстве российских семей.

Ну а если отчет для высшего руководства будет составлять ваш заместитель, то освободившееся время можно использовать для наведения порядка в бумагах – это избавит вас от необходимости заниматься этим после работы либо в другое время, которое можно использовать на другие дела.

На основании вышесказанного можно сделать следующий вывод: грамотная реализация процессов тайм-менеджмента позволяет выявить значительные ресурсы времени, не изменяя кардинальным образом привычного жизненного уклада.

Достичь поставленных целей вам будет намного проще, если вы будете следовать перечисленным ниже советам.

♦ Рекомендуется крупные дела и задачи разбивать на более мелкие операции, если такое возможно. В этом случае вы как бы «откусываете» от большой задачи небольшие куски, и «поглощаете» ее по частям, что более удобно.

♦ Все операции должны быть равномерно распределены в течение дня, в соответствии с текущими целями и задачами.

♦ Информацию обо всех назначенных встречах необходимо фиксировать в ежедневнике. Каждый день рекомендуется просматривать внесенную ранее информацию дня на три-четыре вперед.