Глава 2.
Деловая программа – всему голова

Вы узнаете, как составить концепцию делового мероприятия, как формируется программа, что общего у программы конференции и дипломного проекта, что такое архитектура делового мероприятия, как привлечь интересных спикеров, подобрать необходимую площадку, и зачем нужен режиссер

Деловое мероприятие без деловой или научной программы, что всадник без головы – скачет неосознанно, непонятно куда и неизвестно как, если вообще скачет. Но даже, если и скачет, то не всадник, а конь, у которого, впрочем, своя голова вполне себе имеется. Так что, похоже, двигаться куда-то без хотя бы чьей-то головы вообще никак не получится. Программа мероприятия, содержание, «контент» – это самая главная, основная составляющая делового мероприятия. Это голова, мозг нашей Конференции.

Программа должна быть интересной для участников, спикеры – экспертами в своей области, которых полезно услышать, увидеть, познакомиться с ними. Темы, поднимаемые на мероприятии, должны быть важными и актуальными для делегатов. А вот чтобы они действительно стали таковыми, инициатору или организатору необходимо тщательно изучить информационное поле. Для этого регулярно отслеживают интересные темы и идеи, наблюдают за конкурентами, партнерами и коллегами и даже внимательно следят за негативными высказываниями в профессиональном сообществе.

Инструменты, которые для этого используют – классические – отраслевая пресса, социальные сети, информационные порталы, интервью с экспертами и специалистами. Если вы сами не работаете в заданной отрасли и являетесь оператором мероприятий, то проще всего решить такую задачу с помощью консультантов, т. е. специалистов, которые хорошо ориентируются в предмете изучения.

Существует, собственно два пути выбора темы мероприятия: широкий охват тематик в рамках направления или конкретная, узкая тема. После определения тематической направленности мероприятия придется подумать непосредственно над предварительным, «рабочим» названием. Предварительным – потому что оно может быть откорректировано, уточнено или расширено в процессе дальнейшей работы – формирования концепции, дальнейшего общения с экспертами и т. д.

В конце 2005г компании стала понятна необходимость создания своего продукта – собственного мероприятия – тогда как основным видом деятельности компании было обслуживание заказных мероприятий – научных конференций, компания работает как РСО. Цели были следующие:

1) увеличение продаж в перспективе на 7 лет;

2) расширение базы потенциальных клиентов, возможность для постоянных коммуникаций с потенциальными клиентами (холодные звонки себя уже исчерпали, нужны были другие методы);

3) выход на региональные рынки (Сибирь и Урал);

4) PRцели – создание имиджа эксперта на всероссийском уровне (тогда было еще непонятно, в какой области); создание дополнительных регулярных информационных поводов для общения с научными СМИ.

Цели компании на тот момент были не совсем SMART, однако аналитики компании изучали актуальные темы, которые волновали научное сообщество в целом и в Сибири и на Урале в частности, отслеживали политику государства в области развития науки. Решение пришло. Было выбрано направление – коммерциализация инноваций и научных разработок. Так родился форум ОТ НАУКИ К БИЗНЕСУ, которому в 2016 году исполнится 10 лет, форум собирает представителей научных организаций и крупного бизнеса со всей России и из-за рубежа. www.fs2b.ru.

Из опыта компании «Мономакс», 2006

Пример последовательности действий в случае компании «Мономакс» при поиске темы для своего мероприятия:

1) мониторинг научных порталов и форумов – выбор пула тематик, наиболее часто и активно обсуждаемых пользователями, определение наиболее активных персон – экспертов – что волнует всех ученых? Кто наиболее активен в написании статей и материалов на эти темы? Чем специалисты довольны в сложившейся ситуации, а чем – не очень?

2) мониторинг правительственных ресурсов – а что об этом думает правительство, можно ли привлечь к обсуждаемой теме государство? Участие представителей власти – это всегда показатель статуса и серьезности проблемы, а как следствие – серьезности мероприятия

3) мониторинг уже существующих мероприятий по данной теме – все ли вопросы, которые выявили аналитики, поднимаются и обсуждаются. С какого угла зрения? Собирают ли эти мероприятия достаточное количество делегатов (насколько востребована тема?)

4) консультации с экспертами, подтверждение/ опровержение своих идей, поиск единомышленников – более детальное изучение темы, зондирование наиболее «больных» точек

5) выбор и утверждение идеи мероприятия, предварительная формулировка темы.

Из опыта компании «Мономакс», 2006

Что такое концепция мероприятия и зачем она нужна

Прежде, чем приступать непосредственно к формированию деловой программы, нам необходимо составить «паспорт» делового мероприятия, его концепцию. Этот документ понадобится организатору во многих ситуациях – при привлечении финансовых и информационных партнеров, участников, спикеров, при работе со СМИ. Концепция мероприятия – это сводный документ, отражающий все характеристики мероприятия:

– цели и задачи, критерии эффективности,

– тема и рабочее название,

– целевая аудитория (профессиональную принадлежность и специализацию делегатов, должностной статус, качественный состав, региональный охват),

– формат и масштаб мероприятия,

– место и время проведения,

– заинтересованные стороны (потенциальная партнерская сеть) и команда организаторов

– источники финансирования,

– архитектура мероприятия и тематический план деловой программы,

– предварительный бюджет

Мы уже говорили о важности грамотного выбора , когда определяли характеристики мероприятия. Это правда, ведь в первую очередь необходимо определить все группы потенциальных участников, которые могут быть заинтересованы в мероприятии. Очень важно сразупонять, как они принимают решение об участии,изучить, где лучше всего с ними предварительно общаться, где их можно встретить, и как пригласить к участию. Как минимум, это можно сделать на схожих по тематике мероприятиях, на каких-либо веб-площадках, форумах и порталах. Внимательный подход к выбору целевой аудитории – это основной шаг в продвижении вашего мероприятия, во многом определяющий будущий успех. целевой аудитории

Когда перед нами встанет вопрос – сможет привлечь мероприятие —стоит изучить конференции и форумы, где обсуждаются темы, напрямую или косвенно связанные с выбранной нами. В качестве базовой предварительной цифры можно взять количество делегатов на похожих мероприятиях. Однако фактическая цифра в дальнейшем будет зависеть от нашей PR активности, бюджета мероприятия, партнеров и наличия качественных адресных баз для рассылок. На регулярных мероприятиях, как правило, примерное количество делегатов бывает заранее известно. сколько участников

В каком проводить встречу – также один из ключевых пунктов создания концепции. Здесь нужно учитывать, в первую очередь, насколько масштабна и универсальна основная тема, насколько глубокого раскрытия она потребует, сможем ли мы привлечь к участию экспертов – российских и международных. Необходимо помнить, что для проведения мероприятия на широкую тему (например, Всемирный конгресс предпринимателей-2014 в Москве), надо обладать серьезными ресурсами – как административными, так и инвестиционными, и организационными, и информационными – как минимум уровня Правительства Москвы. Стоит адекватно оценить свои возможности. На масштабные темы имеет смысл выходить, если мы действительно владеем такими ресурсами. Формат обязывает соблюдать определенную архитектуру встречи – проводить пленарные заседания или только тематические сессии, организовывать практические мастер-классы, или говорить о проблематике в целом – вспомните, мы рассуждали об этом в прошлой главе. формате

Секции могут быть более или менее интерактивны, что потребует залов большей или меньшей площади. Поэтому уже на этой стадии необходимо предварительно продумать архитектуру мероприятия – сколько заседаний, рабочих сессий и прочих активностей будет реализовано на мероприятии. Поэтому следующим важным вопросом станет предварительный  – конференц-центра. При этом на стадии планирования необходимо учитывать пять основных критериев: подбор места проведения

– степень статусности (зависит от качества целевой аудитории, на которую мы ориентируемся);

– вместимость;

– соответствие регламенту и архитектуре мероприятия (должно быть достаточное количество залов и вспомогательных помещений);

– комфорт и удобство (местоположение, транспортная доступность, парковки);

– соответствие возможностям бюджета.

При определении проведения важно учесть, не проводится ли в эти же даты похожее мероприятия – в городе, в стране, за границей. Участникам в этом случае придется выбирать, куда поехать и что посетить, спикеры могут быть также уже приглашены на эти даты. Хотя есть и другой, прямо противоположный путь – присоединиться к уже существующему мероприятию, которое проходит в эти даты в вашем городе и интегрировать вашу программу в его структуру, предложив, например, участникам задержаться на 1—2 дня для посещения вашей конференции, либо наоборот, приехать на 1—2 дня раньше. По своей длительности бизнес-мероприятия, как правило, короче, чем научные конференции, а правительственные встречи вообще часто проходят одним днем. времени и длительности

При изучите и укажите организации (российские и зарубежные – в зависимости от целей мероприятия и целевой аудитории), напрямую или косвенно вовлеченные в ту отрасль знания, которой принадлежит выбранная вами тема мероприятия, для этого обратитесь к детальному изучению сайтов и материалов мероприятий-конкурентов и мероприятий смежных тематик. При возможности обязательно посетите их, это позволит познакомиться с потенциальными партнерами: обозначении заинтересованных сторон (участников партнерской сети) и команды организаторов

– общественными организациями и фондами – это ваши потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники, спонсоры;

– представителями крупного бизнеса, организациями, которые также могут поддержать ваше мероприятие финансово, выступить с важным докладом, отправить к вам своих сотрудников в качестве делегатов;

– властными структурами (департаменты или комитеты городской администрации, органы федерального уровня) – это ваши «свадебные генералы», возможные финансовые и информационные партнеры;

– научными организациями (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)

– исследовательскими и консалтинговыми агентствами (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)

– СМИ (потенциальные информационные партнеры, спикеры). Отразите, какие СМИ отражают новости и публикуют материалы по вашей тематике.

Вся эта информация обязательно потребуется нам также для формирования организационного и программного комитетов мероприятия. Уже сейчас, при изучении информационного поля и определении заинтересованной аудитории, в своей концепции обязательно стоит указать – какие организации и каких экспертов мы считаем целесообразным пригласить в организационный и программный комитеты.

отвечает, как правило, за все вопросы, связанные с подготовкой мероприятия,  – за вопросы, связанные с формированием структуры и архитектуры мероприятия, содержательным наполнением программы, приглашением спикеров, сбор и издание тезисов и печатной продукции мероприятия и т. д. Организационный комитет программный комитет

При планировании изучим, спонсирует ли крупный бизнес аналогичные мероприятия, выделяет ли государство (либо фонды) субсидии на развитие данной сферы науки или экономики, существуют ли целевые городские или федеральные программы финансирования, выделяются ли научные гранты в этой сфере, укажите: источников финансирования

– возможный принцип финансирования мероприятия (источники финансирования – множественные, единственный). В случае, если источник финансирования один (например, бизнес-мероприятие коммерческой компании, полностью оплачиваемое из ее бюджета, бесплатное для участников; либо мероприятие, инициируемое государственными структурами, полностью оплачиваемое из государственного бюджета)