Цитаты из книги «Формулы состояний»

ГЛОССАРИЙ Боевой план – ряд выполнимых задач, изложенных на бумаге, которые должны быть выполнены в ближайшем будущем. Это приведет к осуществлению части общего плана большой области деятельности или сектора. На языке военных план боя ведёт к достижению общей стратегической цели в войне. Бой происходит в течение короткого отрезка времени, а из многих боев складывается победа в войне. Исходя из этой идеи выражение “боевой план” стали использовать в сфере администрирования для обозначения списка задач, которые администратор намеревается выполнить в самом ближайшем будущем (например, на следующий день или на следующей неделе) и которые позволят осуществить или воплотить в жизнь какую-то часть стратегического плана организации. Бытийность – состояние принятия (выбора) человеком категории того, кем или чем он будет являться. Бытийность может быть принята человеком по собственному желанию, получена от других, достигнута. Примеры бытийности: собственное имя, профессия человека, его внешний вид, роль в игре. Данное – частица информации, например факт; что-то известное или предполагаемое. Дев-ти – искусственно созданные, ненужные действия, совершаемые вместо того, чтобы выполнить только одно правильное действие. Происходит от английского dev-t, сокращение от developed traffic – «излишнее движение». Жизнеспособность – способность поддерживать собственное существование, рост, расширение. ИЦО (аббревиатура от “информационный центр организации”) – большая доска, на которой вывешиваются графики ключевых статистик организации. Эти графики обновляются еженедельно и используются руководителями организации для того, чтобы легко контролировать и корректировать функции различных отделов и организации в целом. Квота: 1.(в административной технологии) Производственное задание; заданное количество чего-либо, которое должно быть произведено. Например, отделу

спланировать задачи, но не может этого сделать. Он не понимает, как он может усилить “производи” в должности начальника отдела. При этом он очень хорошо понимает, как это делать для должности продавца, так как до этого был успешным продавцом. Но как начальник отдела продаж он не знает, с помощью каких инструментов и как он должен производить продукт своей должности. Очевидно, что он сможет применять формулы состояний только в той степени, в которой владеет технологией производства продукта. Если вы столкнулись с неспособностью применять формулы состояний, выясните сначала, понимает ли сотрудник технологию состояний. Если он ее понимает, проверьте, понимает ли он продукт своей должности и технологию его производства. И если нет, добейтесь, чтобы он разобрался в продукте и технологии, и он сможет успешно использовать формулы состояний. Процесс внедрения использования формул состояний в компании должен всегда осуществляться сверху вниз по иерархии. Только после того, как руководитель сам научился применять формулы состояний, он сможет помочь в этом  подчиненным и получит возможность компетентно контролировать применение. Когда вы освоите на практике применение этой удивительной по своей эффективности технологии, вы сможете получить потрясающие результаты в вашей компании. Можно сказать, что с этого момента вы сможете безошибочно определять приоритеты в действиях, которые создают будущие победы.

Рассмотренный пример демонстрирует, что для правильного применения формул состояний недостаточно использовать только план на неделю, который включает задачи, соответствующие шагам. Нужно также иметь обзор выполненных шагов и возможность оценить результаты их выполнения. Довольно часто в начале использования формул состояний руководители сталкиваются с тем, что сотрудник не может применить формулы для планирования своей работы. При этом он знает сами формулы, но почему-то не может разумно применить их для планирования деятельности. В таком случае необходимо обратить внимание на два важных момента: 1. Понимает ли он, в отношении какого именно продукта он должен применить формулу. 2. Знает ли он технологию производства этого продукта. Первый пункт может казаться очевидным, но практика показывает, что иногда сотрудники забывают о том, каков главный продукт. Например, руководитель отделения Распространения (2) направляет все свое внимание на область продвижения, потому что там состояние Опасности из-за срыва сроков разработки рекламы. Его план содержит хорошо разработанные задачи по выполнению состояния Опасности в этой области. При этом его деятельность по производству главного продукта – дохода компании – опускается в Чрезвычайное положение. Но в его планах нет никаких задач для того, чтобы справиться с ЧП и перейти в Нормальную деятельность. Не забывайте, что шаги формул состояний должны приводить к улучшению производства главного продукта в первую очередь. Второй момент, когда сотрудник не знает технологию производства продукта,  встречается еще чаще. Например, руководитель отделения Построения (1) может не знать, какие именно действия приводят к увеличению количества сотрудников с растущими статистиками. Он просто не знает технологии производства своего продукта. Если это так, при попытке применить формулу состояния он упустит важные и эффективные действия. Если он знаком только с технологиями найма и кадрового учета, какую бы формулу состояния он ни применял, его действия будут связаны с наймом и кадровым учетом. При этом он оставит без внимания проведение инспекций. В результате он не сможет эффективно влиять на свою главную статистику – «количество сотрудников с растущими статистиками». Со стороны эта ситуация будет выглядеть так, как будто использование формул состояний не оказывает никакого влияния на статистику, она изменяется сама по себе. Другой пример: начальник отдела продаж правильно определил, что у него состояние Чрезвычайного положения. Он пытается на основе формулы

• Организовать ежедневную утреннюю координацию. • Завести журнал ошибок/успешных действий. После этого он дополнил свой план на неделю этими двумя задачами. Обратите внимание, что эти задачи находятся в плане на неделю ближе к концу списка задач. Ведь он дописал эти задачи в план уже после того, как составил его и начал выполнять. Возможно, при этом ему пришлось пересмотреть невыполненные к этому моменту задачи с точки зрения приоритетов и имеющегося в распоряжении рабочего времени. Ведь задачи, которые он добавил, требуют затрат рабочего времени, и, скорее всего, ему придется отказаться от выполнения каких-то менее приоритетных задач, чтобы можно было выполнить план. Таким образом, план на неделю обязательно будет изменяться в течение недели, потому что в него придется добавлять задачи, необходимые для выполнения шагов формул состояний. Если в результате возникает угроза невыполнения уже одобренных вышестоящим руководителем задач, на эти изменения необходимо  получить одобрение руководителя. Действуя таким образом, начальник отдела продаж до 4 августа последовательно выполняет все шаги формулы Чрезвычайного положения и, оценив наклон графика статистики, убеждается, что достиг состояния Нормальной деятельности. Он продолжает вести дневник, чтобы спланировать свои действия в соответствии с формулой. Вести дневник выполнения формул состояния необходимо для того, чтобы можно было держать под контролем выполнение шагов формул. На основании только лишь плана на неделю это сделать невозможно по следующим причинам: Шаги формул совсем не обязательно начинаются и заканчиваются в конце отчетной недели. Может получиться так, что шаги определенного состояния будут выполнены за пару дней, а могут и занять больше недели. Планы на неделю не дают возможности рассмотреть последовательность задач и соотнести их с формулами состояний, в результате сотрудник запутается, а руководитель не сможет проверить, как используются формулы. Довольно часто возникает необходимость разобраться, какие действия производились раньше для того, чтобы справиться с определенными состояниями. Планы на неделю не позволяют это сделать.

странице этой брошюры показан пример его дневника, в котором он ведет записи о том, в какой момент было достигнуто какое-то состояние, и планирует свои действия. Обратите внимание, 28 июля в конце отчетной недели он обнаружил, что попал в Чрезвычайное положение. Чтобы с этим справиться, он в соответствии с первым шагом формулы вписал в дневник задачи (посмотрите на записи в дневнике): • Наставничество Петрову по закрытию сделки с "Юрмала" (ему необходимо повысить компетентность менеджера по продажам Петрова и помочь ему закрыть сделку с компанией “Юрмала”, таким образом он может усилить производство). • Инструктаж продавцам по работе с ценами (он знает, что одно из слабых мест продавцов – использование системы цен, и чтобы повысить их результаты, собирается провести инструктаж). •Договориться о презентациях дополнительно пяти новым клиентам (продавцов довольно сложно заставить договариваться о презентациях новым клиентам, поэтому он сам решил назначить дополнительные презентации, которые будут проводить менеджеры по продажам). Спланировав эти задачи, он понимает, что нет никакого смысла планировать свои действия по следующим шагам формулы Чрезвычайного положения, потому что они будут зависеть от того, насколько успешными будут задачи первого шага. Если они будут успешны и усилят производство продукта, тогда он сможет точно установить, что необходимо будет изменить в основе деятельности для выполнения следующего шага формулы. Если задачи первого шага не позволят повысить производство, ему придется предпринять что-то другое, чтобы успешно завершить первый шаг формулы. Это происходит 28 июля, в момент окончания отчетной недели, и он составляет план на неделю, в который включает задачи первого шага и все остальные задачи, которые необходимы для выполнения квоты на неделю. Обратите внимание, его план на неделю при этом не включает задачи по остальным шагам формулы просто потому, что он еще не знает, какими они будут. На этот момент в его дневнике выполнения формул состояний еще не были указаны задачи выполнения второго шага “изменить основу ведения дел”. 29 июля наряду с другими запланированными в плане на неделю задачами он успешно завершил задачи первого шага. Он отмечает их выполнение в своем дневнике выполнения формул состояний (указав дату фактического выполнения  в правой колонке) и разрабатывает задачи для второго шага формулы:

Этот график показывает, что за неделю с 22 по 29 июля статистика пошла вниз, и это говорит о состоянии Чрезвычайного положения. Поэтому в конце недели он должен спланировать свои действия в соответствии с шагами формулы и внести соответствующие задачи в свой план на неделю. На последней

1. Графики статистик с правильным масштабом и истинными данными. 2. Точные данные о том, когда и какие шаги формул состояний применялись в этой области деятельности. Второй пункт требует, чтобы каждый сотрудник вел записи с указанием, в какой момент было достигнуто следующее состояние, какие действия выполнялись в соответствии с шагами формул состояний. Сами задачи необходимо включать в планы на неделю. Но только лишь планы на неделю не дают достаточного обзора ни самому сотруднику, ни его руководителю. Изучая задачи плана на неделю, практически невозможно понять без дополнительных данных, к каким шагам каких формул состояний они относятся. Давайте рассмотрим пример использования формул состояний при составлении плана на неделю начальника отдела продаж. Вот график его статистики за несколько недель.

Как использовать формулы состояний Первый шаг в использовании формул состояний – правильно определить, в каком состоянии находится деятельность. Для этого вы используете следующие данные: 1. Наклон графика статистики за неделю или тренда, в зависимости от того, на каком уровне иерархии находится человек. Конечно, при этом необходимо проследить, чтобы график имел правильный масштаб. 2. Соотношение  статистики и уровня жизнеспособности. 3. Какие действия и шаги формул состояний фактически выполнялись в этой области и к чему это привело. Изменение наклона графика или тренда – первый и самый очевидный признак того, что изменилось состояние. Поэтому на него необходимо обращать внимание в первую очередь. Но в то же время очевидно, что невозможно определить состояние только по углу наклона графика статистики просто по той причине, что наклон, как правило, изменяется еще до того, как соответствующая формула состояния будет полностью завершена. Учет уровня жизнеспособности также необходим. Например, если разумный уровень квоты для продавца составляет 100 единиц товара в неделю, а его график поднялся с трех единиц до четырех, это все равно состояние Несуществования, так как деятельность находится на уровне, очень далеком от необходимого для выживания. И если он при этом попытается выполнять шаги Нормальной деятельности, он никогда не выйдет из Несуществования. Например, статистика продавца на прошлой неделе показывала Чрезвычайное положение, а на этой неделе ее наклон соответствует Нормальной деятельности. При этом уровень, на котором находится статистика, очевидно выше уровня Несуществования. Первый вопрос, на который должен быть получен ответ: завершены ли шаги формулы Чрезвычайного положения? Если нет – это все еще Чрезвычайное положение и необходимо быстро завершить его шаги. Как только это произойдет, возможно, на второй день отчетной недели продавец перейдет в состояние Нормальной деятельности, и тогда он должен сразу же начать выполнение соответствующей формулы. Определение состояния в конкретной области деятельности требует способности сопоставлять описанные выше факторы. В этом помогают:

Завершение формул состояний 19 Формулы состояний плавно переходят одна в другую, первый шаг одной формулы непосредственно следует за последним шагом предыдущей формулы. Но что вы делаете, если график вашей статистики демонстрирует, что состояние изменилось еще до того, как вы закончили формулу? Вы просто бросаете эту формулу и начинаете выполнять следующую? Ответ – НЕТ. Вы завершаете формулу, которую начали выполнять. Вот пример. Владелец ресторана, просматривая статистику, обнаруживает, что она находится в состоянии Чрезвычайного положения. Она не изменялась неделями. Он принимает безотлагательные меры, чтобы начать выполнение шага «ПРОДВИГАЙТЕ» формулы Чрезвычайного положения. Он вывешивает новую красивую вывеску и устанавливает рекламный щит на ближайшей автомобильной трассе. Он размещает рекламу в газете и местных журналах. Как только это взято под контроль, он начинает МЕНЯТЬ ОСНОВУ ТОГО, КАК ОН ВЕДЕТ ДЕЛО. Он увольняет плохого повара и принимает двух новых поваров высокого класса. Однако до того, как ему удалось выполнить оставшиеся шаги формулы Чрезвычайного положения, статистика дохода ресторана начала значительно расти. И если бы он определял состояние только по наклону линии на графике, то мог бы считать, что достиг состояния Нормальной деятельности. Но на самом деле он еще не завершил все шаги формулы Чрезвычайного положения, и поэтому он все еще находится в этом состоянии, хотя его статистика и начала расти благодаря тому, что он правильно выполнил первые шаги формулы. Если шаги формулы выполняются правильно, статистика должна это подтвердить. Если все шаги формулы выполнены, а статистика не демонстрирует соответствующих изменений, можно утверждать, что шаги не были применены правильно и, соответственно, состояние не изменилось к лучшему. В таком случае необходимо правильно определить состояние и выполнить шаги соответствующей формулы. Завершение формулы жизненно важно. Вы не просто называете формулу. Вы добиваетесь ее завершения.

Изобилия и не знал (либо не побеспокоился выяснить), из-за чего возникло состояние Изобилия. И поэтому, естественно, оно потерпело крах. История полна примеров людей, государств, народов и целых цивилизаций, которые нарушали эти два состояния и их формулы. У вас есть четкая картина Изобилия и того, как с ним обращаться. Теперь у вас есть четкое и ясное определение Могущества. И они на самом деле согласуются – я только что показал вам как. Хорошо их изучите, разложите все по полочкам и применяйте, и вы достигнете такого избытка производства, что кратковременные остановки или падения не смогут его ослабить или угрожать выживанию! И это будет Могущество!