Факультативные кадровые документы

1. Должностные инструкции

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций (ст. 68 ТК РФ) для сотрудников. Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.

Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для государственных учреждений. Тем не менее наличие должностных инструкций не будет лишним и для коммерческой организации, особенно в случае возможных судебных споров с уволенными работниками. Работодатель сможет ответить на вопрос суда «Чем вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?», предъявив суду должностные инструкции работников.

Пример из практики: генеральный директор ООО уволил рекламного агента А. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, выражающееся, по мнению генерального директора, в том, что А. не предоставлял ему отчетов о состоянии рынка рекламных услуг в письменном виде, а передавал информацию по телефону. Процедура увольнения была соблюдена безупречно. В ООО должностная инструкция рекламного агента отсутствовала, поэтому в ответ на упомянутый вопрос суда генеральный директор не смог сказать ничего. Трудовой договор предусматривал обязанность рекламного агента извещать руководство об изменениях на рынке рекламных услуг, но форму извещения (устную или письменную) не уточнял. Суд признал увольнение незаконным.

Должностные инструкции позволяют работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют работодателю доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.

2. Личное дело

Факультативным для компаний является также наличие личных дел работников – совокупности документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; копию документа об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой договор; копию приказа о приеме на работу; список научных трудов и изобретений и др.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

3. Журнал учета личных дел

Личные дела учитываются в Журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

4. Личная карточка работника

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке работника (форма Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, то есть информация, касающаяся конкретного работника, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.

5. Положение о структурном подразделении

Положение устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для компаний, но тем не менее инспектор ГИТ может потребовать предъявления положения наряду с должностными инструкциями.

Подводя некоторый итог, необходимо ответить на следующий вопрос: какие риски для компании может повлечь отсутствие необходимого пакета кадровых документов и какие преимущества дает его наличие?

Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в компании связано со следующими рисками:

Результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа до 100 МРОТ (ст. 19.4 КоАП) лично на должностных лиц компании и вынесение предписания об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании.

Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, от которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд.

Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные нарушения корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.

В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач.

Меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.

Таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в компании (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т. п.).

Это чрезвычайно простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующую динамике развития компании или же систематизировать уже существующую структуру, что обусловлено гибкостью и мобильностью системы кадровой документации.

Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» компании и ее сотрудников путем четкой регламентации, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции компании.

На практике каждый работодатель решает сам, нужна ему или нет кадровая документация. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений постепенно становится одним из базовых условий ведения и развития бизнеса.

Глава 6
Коммерческая тайна

Построение системы коммерческой тайны на предприятии является крайне важным для любой компании, особенно если она начала работать на рынке недавно. Условие конфиденциальности определяет доверительные отношения с контрагентами и возможность построить надежные и долгосрочные отношения, а также имеет целый ряд других преимуществ.

В 1990 году в России были приняты первые нормативные документы, содержащие понятие «коммерческая тайна». В настоящее время более 30 федеральных законов Российской Федерации регулируют вопросы, касающиеся конфиденциальной информации. Тема защиты коммерческой тайны неоднократно поднималась в прессе и на телевидении. Однако, несмотря на это, многие руководители до сих пор не понимают, что представляет собой эта самая тайна в действительности и как ее надлежит защищать от коварных посягательств.

Сведения, составляющие коммерческую тайну, – это конфиденциальная информация, которая позволяет ее обладателю увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке или получить другую выгоду. Это понятие ввел Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон), который вместе со ст. 139 Гражданского кодекса регулирует отношения, связанные с секретными данными. Интересная деталь: нередко на практике информацию, составляющую коммерческую тайну, ошибочно путают с такими объектами интеллектуальной собственности, как товарный знак, патентованные объекты (промышленные образцы, полезные модели) и т. д. У интеллектуальной собственности особый порядок защиты, и право на ее использование возникает только с момента государственной регистрации. В то время как право оберегать корпоративные данные возникает сразу после введения в компании режима коммерческой тайны.

Что защищают

На практике можно встретить две крайности. С одной стороны, топ-менеджеры нередко устанавливают тотальный режим секретности, при котором к коммерческой тайне относится практически все. Последствия таких шагов бывают довольно печальные. Во-первых, размывается грань между секретной и иной информацией, что делает проблематичной ее защиту. Во-вторых, гипертрофированный объем засекреченной информации требует больших усилий и ресурсов по ее сохранению, в противном случае введение режима коммерческой тайны остается только декларацией «на бумаге». В-третьих, режим тотальной секретности может создать лишние бюрократические барьеры внутри компании и серьезно затруднить нормальное течение ежедневных бизнес-процессов.

Другая крайность – к коммерческой тайне относят только две-три ключевые позиции, сужая тем самым возможность защищать свои интересы в случае утечки другой важной информации.

Самым оправданным при определении состава секретной информации является метод «взгляда со стороны» – руководитель и топ-менеджеры ставят себя на место конкурентов или инсайдеров и анализируют, какая именно информация о бизнесе могла бы их заинтересовать. Такой подход позволит вычленить ту информацию, которая действительно имеет коммерческую ценность, и вместе с тем избежать политики тотальной секретности.

На основе опыта внедрения режима коммерческой тайны в нескольких крупных торгово-промышленных компаниях можно условно выделить четыре основных блока информации, которую возможно отнести к коммерческой тайне:

1. Стратегия развития компании, производство и управление:

● секреты производственных процессов компании (ноу-хау);

● бизнес-планы, программы развития и иные сведения, связанные с планированием деятельности организации;

● инвестиционные программы;

● правила и технологии ведения бизнес-процессов;

● решения управленческого аппарата компании;

● сведения об организации охраны предприятия.

2. Финансово-хозяйственная деятельность организации:

● содержание договоров компании;

● себестоимость выпускаемой продукции, структура цены;

● бюджет компании;

● данные о доходах компании и объемах продаж;

● сведения о спросе и предложении на продукцию и услуги предприятия;

● информация о составе и размерах имущества организации, денежных средствах, запасах на складе сырья, материалов;

● данные о товарно-денежных оборотах;

● сведения о банковских операциях, кредитах, долговых обязательствах, инвестициях;

● содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности (обязательно относится к коммерческой тайне в силу п. 4 ст. 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

● результаты маркетинговых исследований.

3. Персональные данные и сведения о структуре компании: