Все папки хранятся в кабинете. Папки, в которых периодически надо делать какие-то записи (это, например, журналы), отмечены особым цветом. Цвет для меня является дополнительным напоминанием необходимой деятельности с данными бумагами.
1. Заниматься документацией действительно нудно, а самое главное – ее нельзя сразу перепоручить кому-то другому. Сначала надо хоть немного разобраться самому, а уж потом назначить ответственного и контролировать. Если сами ничего не понимаете в пожарной безопасности, то как вы можете контролировать другого?! Чаще всего, особенно если мы заказываем полный комплект документов у сторонней организации, нас ждет обман. То есть от всех требуемых при проверке документов будет соответствовать норме в лучшем случае половина. Остальных необходимых документов просто не окажется. То есть, заказывая документы, мы должны задавать исполнителю вопросы: «А декларацию сделаете? А насколько подробную? А приказ к ней напечатаете?». Тогда и вы сами поймете, какого уровня исполнитель предлагает вам услуги, и исполнитель поймет, что вы не «лошок».
2. Советую не смешивать документацию с другими делами – лучше заняться ею углубленно. Есть такой метод изучения иностранного языка – погружение, когда в течение нескольких часов вся группа говорит, слушает аудио и смотрит видео только на иностранном языке. Вот такое же погружение на пару-тройку дней полезно и с документацией. Начали читать про требования Роспотребнадзора – несколько дней читайте только об этом и готовьте документы только в этой области. Спустя короткое время вы станете специалистом, поверьте. И знания сами собой, как кирпичики, уложатся стройными рядами в голове. Все станет абсолютно понятно.
3. Заведите ежедневник по документации (неважно, электронный или бумажный) и чек-листы. Например, очень легко сделать чек-лист на принятие сотрудника на работу. Не надо держать в голове, какие заявления он должен написать и в каких журналах расписаться. Нужно просто сверить с чек-листом. То же самое и на увольнение.
В документации есть не только разовые дела, но и периодические, например различные инструктажи по пожарной безопасности. Вот здесь как раз и нужен ежедневник. Открываешь сентябрь, а там уже написано: «плановый инструктаж на рабочем месте по пожарной безопасности».