Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п.
Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится.
Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов:
– направляю информацию,
– возвращаем справочные материалы,
– возвращаем подписанный с нашей стороны договор,
– посылаем справочную литературу.
Циркулярные письма
К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.