Есть такая интересная штука – таск-менеджер называется. Я больше всего люблю Habitica для себя и Trello для команды. Можно поставить Битрикс, Планфикс или для старта электронную таблицу использовать. В IKEA продают пробковые доски, если на них реализовать тоже самое, будет тепло и аналогово.