Создайте матрицу ответственности (например, DACI, или, как её же называют, RACI): таблицу, в которой вы по каждой работе отметите ответственного за исполнение работы и непосредственного исполнителя, а также ключевых специалистов, с которыми нужно проконсультироваться до выполнения работ и проинформировать их об их завершении.