Рекомендую следующие приемы оптимизации работы с электронной почтой. Отключите оповещение о приходе нового письма. Проверяйте почту с установленной периодичностью и не отвлекайтесь на нее в другое время. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям и настройте автоматическую сортировку почты.