Введение

Правильно организованное делопроизводство – залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция. Работать с документами сейчас несравнимо проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок, арифмометров и циркулей. Тем не менее для современного делопроизводства необходимо обладать определенными знаниями и навыками в области компьютера, специальных программ и офисной техники. Книга, которую вы держите в руках, призвана вам в этом помочь.

Без компьютера не может быть современного и эффективного делопроизводства. От того, какой именно компьютер выбран для работы, также зависит многое. Компьютерная индустрия – одна из самых бурно развивающихся областей на сегодня. Ее достижения, безусловно, радуют потребителей, однако богатство выбора способно поставить в тупик. Определиться, что именно из предлагаемого компьютерным рынком вам нужно, не так-то просто. Даже опытного пользователя могут смутить новые технологии: пропустил или недооценил новинку – она сразу подхвачена конкурентами и дает им преимущество перед вами. Это не шутка, новые технологии радикально меняют приоритеты производства и потребления, представления о работе и ее методы. Не дать обмануть себя ловкой рекламой, научиться выбирать необходимое и иметь в поле зрения перспективное – для этого нужно знать хотя бы основы компьютерной грамотности.

Сам компьютер, как любят повторять программисты, – просто железо, пусть даже и недешевое. Без программ он просто предмет мебели. Кстати, приложения появляются и обновляются еще быстрее, чем сами компьютеры. Для чего служат операционные системы, какие задачи они выполняют, как управлять самими системами, что такое прикладные программы, как именно каждое приложение оптимизирует работу в офисе – для ответа на эти и многие другие вопросы и необходимо обладать компьютерными знаниями. Программы – ваши главные инструменты: именно они помогают создавать, изменять, оформлять и распространять документы, рисовать диаграммы, накапливать базы данных, вести переписку, делать презентации и многое другое. Количество программных продуктов увеличивается с каждыми днем. Эта книга поможет вам сделать правильный выбор. Ее основное содержание составляют простые и доступные описания программ для офиса, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, приложения для составления презентаций, электронные словари, архиваторы, антивирусы и многие другие инструменты, необходимые для офисной работы.

Автор не ставил целью перепечатать избранные фрагменты из многостраничных сопроводительных документов популярных программ. Описания приложений опираются на опыт их использования на практике и построены таким образом, чтобы даже неподготовленный человек мог, сверяясь с текстом, сесть за компьютер и сначала медленно, а потом и уверенно сделать то, что ему необходимо. При описании инструментов сознательно оставлен простор для инициативы пользователя – человека нельзя научить, ему можно только помочь научиться. В этом и состоит задача данной книги – помочь вам научиться работать в офисе, вести делопроизводство и контролировать документооборот, причем помочь реальными, проверенными на практике рекомендациями, используя ваше собственное желание все это освоить. Прочитав описание, вы не станете специалистом по офисным программам, однако сможете использовать их для решения задач на рабочем месте с максимальной для себя эффективностью. Автор сознательно опускает описания элементарных операций (вы можете освоить их самостоятельно), касаясь при рассмотрении работы каждого приложения фундаментальных вопросов и основополагающих принципов. Приводятся здесь и маленькие хитрости, которых чаще всего нет в официальных руководствах к программам, но которые приносят большую пользу на практике.

Компьютер – это умная машина, но, если дополнить ее некоторыми устройствами, она предоставляет еще больше полезных возможностей. Что такое компьютерная периферия и какая она бывает; в каком случае лучше использовать струйный принтер, а в каком лазерный; чем «видит» компьютер; как обходиться без ввода текста вручную; что такое технология оптического распознавания; какие компьютерные новинки следует освоить – ответы на эти вопросы ждут вас в главах, посвященных офисной технике и технологиям. Конечно, все сведения актуальны на момент подготовки книги, но это азы, и ежедневное обновление не перечеркнет их. Вам предлагается базис, на основе которого вы сможете следить за новыми тенденциями.

Компьютер предложил новый вид документа – электронный. Этот тип документооборота оказался намного эффективнее традиционного бумажного. Бумажный документ – это неизбежные трудности обновления, редактирования, распространения, неудобный поиск и затрудненный доступ к большим объемам информации. При работе с такими документами их размножение, пересылка, правка и поиск занимают большую часть времени. Электронный документ лишен этих недостатков. Потоки электронных документов не занимают места на столах и в шкафах, а их доставка не связана со скоростью работы курьерской службы. Высокая скорость их обращения, от которой напрямую зависит принятие решения, двигает любое дело вперед гигантскими шагами. Электронный документооборот – это не просто перевод в байты и биты информации с бумаги. У него свои законы, и есть как положительные, так и отрицательные стороны. В то же время отменить его уже невозможно, он внедряется все шире, что означает необходимость знать его основные принципы и особенности – каким образом он организуется на предприятии и как взаимодействовать по каналам документообмена с государственными и контролирующими органами.

Даже в небольшом офисе электронный документооборот обеспечивает существенные преимущества, не говоря уже о крупных компаниях. Для последних, как правило, разрабатываются специализированные дорогостоящие системы, хотя многое из того, что делают такие программы, можно сделать и в стандартных приложениях, что существенно дешевле. Как это сделать, будет рассказано в данной книге. Вы также узнаете, что, кроме обычного факсимиле на обычных документах, существует его компьютерный аналог, электронная цифровая подпись, и документы, ей заверяемые, выполняют важнейшие функции.

Раньше половину пространства офиса занимали шкафы с многочисленными справочниками, энциклопедиями и словарями. Сегодня объемные справочные материалы, которые нужны в повседневной работе, переведены в электронную форму и помещаются в компьютере. Обращаться с электронными словарями несложно, но это особый вид компьютерных программ, и об их особенностях, возможностях и правилах работы с ними будет также рассказано в данной книге.

Компьютер может быть не только инструментом, исполняющим заданную работу, но также партнером и даже учителем. Неслучайно обучающие системы стали популярной категорией программных продуктов. Существуют также тренажеры для профессионального роста в сфере делопроизводства. Например, научиться набирать тексты с профессиональной скоростью, «слепым» методом вполне реально всего за месяц-два, если вы уделите должное внимание клавиатурным тренажерам.

Знания могут быть не только общетеоретического, но и прикладного характера. В частности, знания о том, как правильно обращаться с компьютерной и другой офисной техникой, могут намного продлить ее жизнь, сберечь ваши нервы и здоровье, а также принести немалые деньги, сэкономленные на ремонте и обновлении оборудования. В главе, посвященной офисной технике, вы прочтете, что нужно делать, чтобы мирно сосуществовать с машиной в одном пространстве.

При всем совершенстве техника без человека мертва. Как оставаться энергичным, здоровым и красивым человеком, занимаясь нелегким рутинным офисным трудом; как совершенствовать навыки и расти – приемы организации рабочего пространства ответят вам на эти вопросы.

Плюсы эргономики выливаются в конкретные цифры повышения производительности труда, сохраняют вашу бодрость и здоровье. На работе человек проводит большую часть сознательной жизни, значит, от тех привычек, которые появляются у него в офисе, зависят его самочувствие и успехи. Полноценный фитнес на работе невозможен, но реально воспользоваться приемами, которые значительно повысят работоспособность и укрепят здоровье.

Нельзя объять необъятное, хотя иногда этого хочется. Авторы данной книги не ставили себе задачу охватить все и сразу. Предложенные вашему вниманию сведения ценны тем, что их можно сразу применить в условиях офиса, в работе и взаимосвязи. Они подобраны таким образом, чтобы обеспечить достаточную базу для эффективного труда, и в первую очередь для делопроизводства. Для желающих совершенствоваться можно добавить: прочитав эту книгу, вы освоите азы и получите прочную базу профессиональных знаний. Вы также приобретете справочное пособие, к которому при необходимости будете обращаться. Более того, вы намного лучше сможете себе представлять, что изучать дальше, какие именно знания накапливать и в каких направлениях развиваться.

На компакт-диске, который прилагается к изданию, размещены некоторые из описанных в книге программ, а также более 30 видеороликов. Изучив видоеокурс, вы сможете лучше понять материал книги и максимально быстро усвоить важнейшие моменты работы с офисной техникой и специальными программами.

От издательства

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по следующему адресу электронной почты: dgurski@minsk.piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Часть 1
Документы есть

Глава 1
Делопроизводство: истоки

Краткая история развития письменности и делопроизводства в России

Считается, что именно необходимость закрепления на каком-либо носителе важной информации привела к рождению и развитию письменности. Собственно документооборот появился с возникновением государственности, когда всеми признавались именно «писаные законы».

В разных цивилизациях письменность развивалась по различным принципам и с использованием разных материалов. Историки относят возникновение письменности к концу IV тысячелетия до Рождества Христова в Египте и Месопотамии. Различают четыре основных буквенно-звуковых письма: идеографическое, словесно-слоговое, силлабическое (слоговое) и буквенно-звуковое (алфавитное). Первыми носителями информации были глиняные таблички (Вавилон) и папирус (Египет и Греция). Самые ценные письмена вырезались на более прочных материалах, например камне. Папирус был самым удобным писчим материалом. Это прообраз современной бумаги – как по технологии производства, так и по свойствам. Однако направление исторического развития помешало гладкому переходу письменности непосредственно с папируса на бумагу.

Папирус как материал для письма производился только в Египте и был важной статьей экспорта. Однако гораздо больше ценился не он сам, а информация, записанная на нем. Ко II веку до нашей эры главным собранием человеческих знаний считалась библиотека в городе Александрии (Египет), состоявшая из папирусных свитков. Египетские цари дорожили своим статусом хранителей сокровенных знаний настолько, что запретили вывозить папирус за пределы страны во избежание конкуренции. Эллины, цивилизация которых была не менее совершенна, были вынуждены искать новый материал для письма. Употребляемые ими навощенные дощечки не могли хранить знания долго. Новый носитель информации был найден в городе Пергаме (Малая Азия). Кстати, долгое время считалось, что именно Пергам фигурировал в поэмах Гомера под именем Трои. Этим материалом стала выделанная недубленая кожа, по месту происхождения названная пергаментом. На многие века он стал главным писчим материалом.

Именно на пергаменте написаны первые известные на Руси документы – жития, летописи и статуты. Однако этот был дорогой материал, доступный не всем и применявшийся только для особенно ценных записей. Для повседневных записей на Руси был распространен более доступный материал – береста. Именно на бересте велся документооборот того времени – писались расписки, письма и договоры. Этот материал имел повсеместное хождение, хотя общеизвестны только новгородские берестяные грамоты (в этой земле они лучше сохранились просто ввиду природных условий). На бересте писали (этому есть документальные свидетельства) в Смоленске, Старой Руссе, Пскове, Витебске, Твери, Москве – повсеместно по всей Руси Великой, Белой и Черной. Этот материал был в ходу сотни лет – в XI–XV веках.