Введение

В современном мире высокой конкуренции и сжатых сроков выполнения заказов даже небольшие неэффективности в производственных процессах могут привести к значительным потерям. Данная книга посвящена одному из наиболее распространенных видов потерь – лишним движениям, которые отнимают время, снижают производительность и увеличивают себестоимость продукции.

Издание представляет собой практическое руководство по выявлению и устранению непродуктивных движений в рабочих процессах.

Книга предназначена для руководителей и всех, кто заинтересован в повышении эффективности производственных процессов.

Список видов избыточной деятельности в управлении.

Ниже описаны основные причины, которые создают лишнюю работу и хаос в процессах. Эти выводы основаны на многолетних наблюдениях за тем, как избыточная деятельность может срывать сроки и порождать беспорядок.

1. Ложные доклады

Если доклад содержит недостоверные данные, это вызывает кучу бесполезных действий: проверки, запросы, переписки. Все тратят время, вместо того чтобы работать.

2. Неисполнение приказов

Игнорирование приказов порождает путаницу, авралы и провалы в сроках. В результате дела накапливаются, как пробка на дороге.

3. Изменения в приказах

Поправки в уже утверждённые приказы превращают выполненную работу в мусор. Всё приходится переделывать.

4. Отсутствие докладов

Если непонятно, выполнена ли задача, начинается паника: где данные? кто что делал? Это не только мешает, но и вгоняет всех в стресс.

5. Игнорирование правил общения

На любой запрос или приказ должен быть ответ. Если его нет, вы умножаете хаос.

6. Отсутствие информирования

Когда начальник не делится информацией с подчинёнными или наоборот, в организации начинается вакханалия. Все бегают и не понимают, что делать.

7. Неполное предоставление данных

Когда с приказами или запросами не прикладывается нужная информация, работа тормозится. Вместо выполнения задачи приходится разбираться, что имелось в виду.

8. Заблокированные коммуникации

Произвольные запреты или перекрытие линий связи приводят к тому, что важные приказы не доходят до исполнителей.

9. Перекрёстные приказы

Если подчинённые издают приказы, которые противоречат приказам начальства, возникает хаос: все делают всё, но ничего толком.

10. Ориентация только на текущие задачи

Если забыть о стратегических целях и работать только на сиюминутные задачи, организация утонет в мелочах.

11. Отсутствие задач

Когда задачи не ставятся, люди просто тратят время впустую.

12. Нереалистичные задачи

Цели, которые нельзя достичь или которые не связаны с общей стратегией, только отвлекают от действительно важных дел.

13. Противоречащие задачи

Когда задачи на разных уровнях противоречат друг другу, сотрудники путаются и не знают, что делать.

14. Зависшие задачи

Если в процессе работы появляется преграда, но никто её не замечает или не решает, задача встаёт. Итог: все авралы идут на устранение последствий, а не на выполнение целей.

15. «Любимый конёк»

Когда кто-то берётся только за те задачи, которые ему интересны, игнорируя важные вещи, это создаёт ненужное движение.

16. Устаревшие приказы

Если приказы теряют актуальность, но их продолжают исполнять, это замедляет работу и вызывает путаницу.

17. Игнорирование стандартов

Если не следовать прописанным процедурам и использовать неправильные подходы, задачи выполняются с ошибками или вовсе не выполняются.

18. Перекладывание ответственности

Если кто-то постоянно спихивает свою работу на других, общее движение замедляется, а результат – нулевой.

19. Пропуск линий связи

Если информация передаётся мимо необходимых пунктов, это приводит к недоразумениям и сбоям в работе.

20. Неправильное использование ресурсов

Если отделы, сотрудники или материалы используются не по назначению, это нарушает стандартные процессы.

21. Создание завалов

Когда задачи копятся и не решаются вовремя, начинаются запросы, уточнения и новые завалы.

22. Не по теме

Если кто-то начинает выдавать ненужные заявления или задания, это мешает работе остальных.

23. Нарушение стандартных процессов

Если задачи и приказы передаются с нарушением процедур, это ломает коммуникацию и вызывает путаницу.

24. Неорганизованные системы

Если процессы или структуры слишком сложны или вовсе отсутствуют, люди не могут эффективно работать.

25. Неправильная оргструктура

Если оргсхема не отражает реального положения дел, сотрудники не знают, кто за что отвечает.

26. Не введённые в курс дела сотрудники

Если работник не обучен и не знает, как выполнять свои обязанности, он становится источником хаоса.

27. Непродуктивные сотрудники

Оставлять на посту сотрудников, которые только создают проблемы, – это путь к провалу.

28. Проблемные подчинённые

Если начальник решает за сотрудников их проблемы, это приводит к новым задачам и лишнему движению.

29. Зависимость от внешних факторов

Задачи тормозятся из-за ожидания каких-либо внешних ресурсов, например бюджета.

30. Игнорирование дев-ти

Самая большая ошибка – не замечать дев-ти и продолжать с ним работать.

Ложные доклады

Чтобы устранить излишние движения, создаваемые ложными докладами, можно предпринять следующие действия:

1. Профилактика – предотвращайте ложные доклады заранее

Обучение сотрудников: Проведите инструктаж по важности точной и проверенной информации. Объясните, что ложные доклады приводят к дополнительной работе и срыву сроков.

Установите стандарты отчетности: Разработайте шаблоны или чек-листы для докладов, чтобы сотрудники знали, какие данные обязательны к проверке перед отправкой.

2. Распознавание – вовремя выявляйте недостоверные данные

Проверка на начальном этапе: установите механизм быстрой проверки ключевых данных докладов, особенно если они касаются важных решений.

Идентификация источников ошибок: выясните, кто или что является причиной недостоверных данных (непроверенные факты, путаница в цифрах, спешка).

3. Реакция – устраняйте последствия быстро

Обратная связь: немедленно сообщайте автору доклада о допущенной ошибке и запрашивайте исправленные данные.

Корректировка процессов: если ложные доклады возникают регулярно, возможно, в процессах отсутствуют четкие шаги для проверки информации. Внесите изменения.

4. Ответственность – учите людей отвечать за свои слова

Персональная подпись: Требуйте, чтобы каждый сотрудник, готовящий доклад, подтверждал точность данных своей подписью. Это повышает ответственность за качество информации.

Прозрачность: Ведите реестр ложных докладов и фиксируйте, кто их подал. Это поможет выявить повторяющиеся ошибки.

5. Автоматизация – уберите человеческий фактор там, где это возможно

Системы проверки: Используйте программы для автоматической проверки данных, например, бухгалтерских расчетов, отчетности или инвентаризации.

CRM-системы: внедрите централизованные базы данных, чтобы минимизировать риск ошибок из-за устаревшей информации.

6. Наказание и стимулирование

Конструктивные меры: для случаев, когда ложные доклады подаются из-за халатности, вводите дисциплинарные меры (предупреждение, дополнительное обучение).

Позитивное подкрепление: Поощряйте сотрудников за точные и своевременные доклады.

Ключевая мысль:

Каждый доклад должен проходить этап проверки на точность до того, как станет частью общей работы. Ложные доклады не просто замедляют процесс – они уничтожают доверие к системе. Важно делать так, чтобы сотрудники понимали: точность – это не опция, а обязательное условие.

Неисполнение приказов

Чтобы устранить излишние движения, вызванные неисполнением приказов, нужно подойти системно. Вот несколько шагов:

1. Четкость и однозначность приказов

Убедитесь, что приказ не оставляет места для двусмысленности.

Используйте конкретные формулировки: кто, что, когда и как.

Пример: вместо "Посмотри, что можно сделать с отчетом", говорите: "До пятницы, 10:00, подготовь отчет с данными по продажам за декабрь. Шаблон в общей папке".

2. Контроль исполнения

Установите четкие сроки и промежуточные точки контроля.

Используйте чек-листы или системы управления задачами (например, Trello, Asana).

Запрашивайте подтверждение от подчинённого, что приказ понят и взят в работу (формула: "Понял. Выполню до…").

3. Последствия за неисполнение

Объясните последствия для компании (и для самого сотрудника) в случае нарушения приказов.

Внедрите систему ответственности:

Первый раз – устное предупреждение.

Второй раз – доклад с объяснением причин.

Третий раз – корректирующие меры (например, смена обязанностей, лишение бонусов).

4. Устранение препятствий

Разберитесь, почему приказ не выполняется:

Непонимание задач? – Проводите обучение.

Отсутствие ресурсов? – Обеспечьте всем необходимым.

Личная лень? – Примите меры мотивации или ищите другого сотрудника.

5. Коммуникация и прозрачность

Создайте атмосферу, где сотрудники не боятся признаться в проблемах или попросить о помощи.

Постоянно напоминать, что игнорирование задач вредит всей команде, а не только начальнику.

6. Привлечение авторитета

Если сотрудник регулярно игнорирует приказы, обратитесь к вышестоящему руководству. Иногда "магическое слово" от директора помогает лучше любого наставления.

7. Поощрение за выполнение

Хвалите сотрудников за выполнение задач вовремя.

Используйте систему бонусов или других форм мотивации (например, "звезда месяца").

8. Стандарты выполнения

Разработайте и утвердите процессы выполнения приказов. Например, чтобы у сотрудников был "алгоритм действий" для стандартных задач.

Четкость, контроль, система поощрений и санкций – основные инструменты, которые помогут избежать неисполнения приказов и упорядочить рабочий процесс.

Изменения в приказах

Чтобы минимизировать излишние движения, вызванные изменениями в приказах, нужно внедрить чёткую систему работы с приказами и избежать хаотичных поправок. Вот несколько шагов, которые помогут:

1. Чёткая формулировка приказов

Убедитесь, что приказ с самого начала максимально понятен и продуман.

Предварительно согласовывайте ключевые детали с причастными лицами, чтобы избежать изменений в процессе исполнения.

Пример: вместо расплывчатого «Сделайте красиво» пишите: «Сделайте презентацию в PowerPoint: 10 слайдов, шрифт Arial, цветовая палитра – фирменная».

2. Введение этапа проверки перед выпуском

Прежде чем приказ попадёт в работу, пусть его просмотрят и утвердят ответственные лица.

Любые недочёты устраняйте на этапе согласования, а не после запуска работы.

3. Протокол внесения изменений

Если изменения неизбежны, используйте чёткий протокол.

Каждое изменение должно быть обосновано:

Почему оно необходимо?

Что именно нужно изменить?

Какие ресурсы потребуются для доработки?

Утверждайте изменения у руководителя перед передачей команды.

Пример: «Изменяем дизайн, потому что клиент передумал. Дополнительные затраты: 3 часа работы дизайнера».

4. Оценка последствий изменений