Управления товарными запасами в кофейне

Эффективное управление товарными запасами это наука тратить деньги, которых всегда мало, особенно у владельца мелкой кофейни. Поэтому мамкиным бизнесменам так необходимо «знать и уметь» считать не просто на пальцах, но считать правильно деньги в кассе, чтобы не получилось как всегда, а всегда – это кассовый разрыв. А чтобы этого разрыва не допустить, очень даже желательно знать хотя бы основные стратегии и практики управления товарными запасами в собственной кофейне.

Существуют различные методы управления товарными запасами, которые помогут свести к минимуму ситуации с избыточными и отсутствующими на складе товарами, обеспечив оптимальную доступность продукции и максимизировав прибыль. Эффективное управление товарными запасами предполагает не только мониторинг текущего уровня запасов, но и прогнозирование будущего спроса на основе исторических данных, рыночных тенденций и поведения посетителей кофейни.

Одна из основных целей этого руководства – дать мамкиным бизнесменам открывшим свою первую кофейню полезную информацию и инструменты, которые помогут оптимизировать процессы управления запасами. Внедрив эффективную стратегию управления запасами, они смогут избежать ошибок, связанных с чрезмерным заказом товаров, что приводит к нерациональному использованию ресурсов и проблемам со складированием, а также с недостаточным уровнем запасов, что приводит к упущенным возможностям продаж и недовольству клиентов. И, что самое главное, – никаких разрывов.

Будут рассмотрены такие ключевые темы, как прогнозирование спроса, стратегии размещения заказов, методы отслеживания запасов и использование доступных технологий, таких как автоматизация и анализ данных. Понимая эти элементы и интегрируя их в свою повседневную деятельность, владельцы мелких кофеен могут значительно улучшить свои методы управления запасами.

Важность эффективного управления товарно-материальными запасами

Эффективное управление товарными запасами необходимо для бесперебойной работы любой мелкой лавки, особенно в чрезмерно конкурентной кофейной индустрии. Оно предполагает поддержание необходимого количества товаров в нужное время для удовлетворения спроса покупателей, избегая при этом избыточных запасов или дефицита. Этого хрупкого баланса можно достичь с помощью различных методов управления товарными запасами, которые мы подробно рассмотрим в этой главе.

Одним из основных преимуществ эффективного управления товарными запасами является повышение операционной эффективности. Благодаря точному прогнозированию спроса на продукцию и управлению им кофейни могут сократить расходы, связанные с затовариванием и недоиспользованием ресурсов. Например, избегая чрезмерного накопления запасов, можно минимизировать расходы на хранение и снизить риск того, что продукция испортится или потеряет товарный вид до того, как будет продана. И наоборот, поддержание достаточного уровня запасов может предотвратить потерю прибыли из-за отсутствия товара на складе, что может привести к недовольству клиентов и потенциальной потере доли рынка, а то и самого бизнеса.

Другим важным преимуществом является возможность повышения удовлетворенности клиентов. В розничной среде, где доступность продукции напрямую влияет на качество обслуживания клиентов, поддержание оптимального уровня запасов гарантирует, что клиенты всегда смогут найти то, что им нужно, когда они приходят в вашу кофейню. Такая последовательность укрепляет доверие и лояльность среди клиентов, способствуя долгосрочным отношениям и повторным продажам. С другой стороны, частые ситуации с нехваткой или затовариванием могут привести к разочарованию клиентов, которые могут в следующий раз отправиться прямиком к вашим конкурентам.

Эффективное управление товарными запасами позволяет кофеточкам быстро реагировать на изменения на рынке и предпочтения клиентов. Используя аналитику данных и методы прогнозирования спроса, мамкины бизнесмены могут выявлять тенденции и принимать обоснованные решения о том, когда и в каком объёме делать заказы, тем самым избегая излишних трат. Такой упреждающий подход не только помогает поддерживать оптимальный уровень запасов, но и позволяет заведению быстро адаптироваться к меняющимся рыночным условиям.

Однако эффективное управление товарными запасами не обходится без трудностей. К распространённым проблемам относятся избыточные запасы, которые связывают ценные ресурсы на складе и приводят к потенциальным потерям, а также недостаточные запасы, которые приводят к потере продаж и недовольству клиентов. В добавок ко всему, управление товарными запасами в кофейнях, как и в любых точках розничных продаж, может быть сложным из-за таких факторов, как сезонность, колебания рыночного спроса и нестабильность цепочки поставок.

Несмотря на эти трудности, преимущества эффективного управления запасами значительно перевешивают недостатки. Внедрив надёжную систему, включающую в себя передовые методы и технологии, кофейни, особенно мелкие кофеточки «кофе с собой», могут повысить эффективность, улучшить качество обслуживания клиентов и стимулировать рост бизнеса в целом. В следующих разделах мы рассмотрим конкретные стратегии и методы, которые помогут мамкиным бизнесменам создать такую систему, начиная с тривиальных подходов к управлению запасами.

Традиционные Методы управления запасами

Традиционные методы управления запасами десятилетиями были основой розничной торговли и продолжают играть важнейшую роль в эффективном управлении уровнем запасов. Эти методы основаны на исторических данных, рыночных тенденциях и базовых математических расчётах, которые позволяют прогнозировать будущий спрос на основе прошлого опыта. Два наиболее часто используемых традиционных метода – это классификация ABC и экономический объём заказа (EOQ).

Классификация ABC

ABC-классификация – это метод, при котором товары распределяются по категориям в зависимости от их стоимости и частоты покупок. Этот подход предполагает выявление дорогостоящих товаров или продуктов с высокими объёмами продаж и выделение значительных ресурсов для эффективного управления ими. Распределяя товары по разным категориям, розничные продавцы могут уделять приоритетное внимание управлению этими критически важными товарами, обеспечивая при этом должное внимание другим продуктам.

Метод классификации ABC обычно имеет многоуровневую структуру:

Категория A: в эту категорию попадают дорогостоящие товары с частым спросом. К таким товарам могут относиться товары повышенного спроса или товары первой необходимости, требующие строгого контроля запасов.

Категория B: товары средней стоимости и умеренного спроса относятся к этой категории. Хотя эти товары могут быть не такими важными, как товары из категории A, они всё равно требуют пристального внимания, чтобы предотвратить дефицит и обеспечить своевременное пополнение запасов.

Категория C: товары с низкой стоимостью, которые мало востребованы или имеют низкий объём продаж, классифицируются как товары категории C. Хотя для управления этими товарами может потребоваться меньше ресурсов, необходим надлежащий контроль, чтобы избежать возможных сбоев в процессах возобновления запасов.

Система ранжирования по баллам

Важнейшим аспектом традиционного управления запасами является внедрение системы точек заказа. Этот метод предполагает установление конкретных пороговых значений, при достижении которых должен быть сформирован заказ на пополнение запасов. При расчёте точек заказа обычно учитываются такие факторы, как время выполнения заказа (время, необходимое для получения новых запасов после размещения заказа) и изменчивость спроса.

Точка заказа (момент возобновления заказа) – это уровень складских остатков, при котором нужно разместить новый заказ на поставку для пополнения запасов.

Формула для расчёта точки заказа: RP = AC * TS + SS, где:

RP – точка заказа;

AC – среднедневной объём расхода;

TS – время выполнения заказа;

SS – страховой запас.

Чтобы рассчитать точку заказа для каждого товара, нужно знать следующие параметры:

Время выполнения заказа – время, необходимое поставщику для выполнения заказа (в днях).

Страховой запас – количество дополнительных запасов, которые хранятся в инвентаре, чтобы избежать их нехватки.

Среднее ежедневное использование – количество продаж, совершённых в среднем за день по данному конкретному товару.

Пример расчёта: бариста в кофейне продаёт 200 капучино каждый день. Поставщику требуется неделя, чтобы доставить каждую партию кофейных зёрен. У продавца достаточно избыточных запасов на 5 дней распродажи на случай непредвиденных задержек. Тогда точка заказа для капучино будет: ROP = (200 * 7) + 1000 = 2400 порций. Заказ на следующую партию кофе следует разместить, когда на складе останется сырья для 2400 порций.

Этот расчёт даёт «ориентир» на то, что заказ на пополнение запасов будет размещён до того, как они закончатся, что минимизирует риск дефицита и обеспечит постоянное наличие необходимых товаров.

Управление запасами точно в срок (JIT)

Другим традиционным методом, использующим исторические данные и рыночные тенденции, является управление запасами по принципу «точно в срок» (JIT). JIT предполагает тщательный мониторинг уровня запасов и размещение заказов точно в срок для удовлетворения ожидаемого спроса. Этот подход требует точного прогнозирования, эффективной координации цепочки поставок и быстрого реагирования. Хотя он может быть очень эффективным для определённых товаров с предсказуемыми моделями спроса, он может создавать проблемы в отраслях с высокой изменчивостью предпочтений клиентов или внезапными изменениями рыночных условий.

Коэффициенты оборачиваемости запасов

Традиционное управление запасами также включает в себя использование различных коэффициентов оборачиваемости для оценки эффективности и принятия решений. Эти показатели дают представление о том, насколько хорошо мамкин бизнесмен управляет запасами в сравнении с объёмами продаж, коэффициентами оборачиваемости и уровнем запасов:

Коэффициент оборачиваемости запасов: этот коэффициент показывает, как часто запасы компании продаются и заменяются в течение определённого периода.

Рентабельность продаж по валовой прибыли (GMROI): показатель, измеряющий валовую прибыль в процентах от затрат на запасы.

Хотя традиционные методы управления запасами имеют свои ограничения, они остаются рабочими инструментами для розничных точек, стремящихся найти баланс между эффективным контролем запасов и естественным желанием мамкиного бизнесмена «вытащить деньги из оборотки». Применение этих методов, даёт шанс прогнозировать спрос, оптимизировать точки повторного заказа и обеспечивать постоянную доступность товаров, избежав кассового разрыва. А кассовый разрыв для мелкой лавки практически завсегда – печальный финал предпринимательской деятельности её владельца.