Беличье колесо в День сурка (предисловие)

Для кого эта книга

Для начала, я хочу попросить вас ненадолго посмотреться в зеркало.

Ваш рабочий день похож на тысячи других: вы постоянно заняты. Телефон, почта, совещания, стройплощадка, переговоры, десятки решений каждый день. Если посмотреть на весь день целиком, то окажется, что большая часть этих действий – это реакция на возникающие ситуации. Это «тушение пожаров».

Вы уже привыкли к пожарам, они уже превратились в рутину: «пожар, который всегда со мной».

Узнали себя?

За годы работы мне довелось участвовать во внедрении систем управления проектами в компаниях разного масштаба. Почти каждый раз я видел одну и ту же картину: люди покупали хорошие инструменты, проходили обучение, создавали отличные планы-графики, даже аккуратно вводили факт… и продолжали жить в режиме постоянного тушения пожаров.

Проблема заключалась в том, что проект существовал одновременно в двух разных средах:

– в плане-графике;

– в реальности.

Чем дальше от старта, тем больше они различались, и тем больших усилий требовала их синхронизация. Постепенно план сам по себе становился чемоданом без ручки. В какой-то момент происходило принятие того, что план уже не помощь, а обуза, и PM бросал его вести, либо начинал вести спустя рукава. Это приводило к тому, что о проблемах становилось известно слишком поздно, когда изменить что-либо уже дорого, сложно или вовсе невозможно.

Эта книга для вас, если вы руководитель отдела или собственник бизнеса.

Вам надоело слушать на совещаниях «всё под контролем», а потом получать убыток. Вы хотите видеть по каждому проекту две цифры: прогнозную дату финиша и текущую маржинальность. И вы очень хотите, чтобы эти цифры брались не из головы ваших сотрудников, а из системы.

Эта книга для вас, если вы руководитель проекта или инженер-планировщик.

Вы уже умеете работать в MS Project: создавать задачи, связывать их, назначать ресурсы. Но внутри есть ощущение, что вы используете программу на 20% возможностей, а остальные 80% – это «что-то там про деньги и прогнозы», до чего руки так и не дошли. Вы ведете календарные планы, вводите факт, пересчитываете даты. Вы уже устали вручную перепланировать проект каждый раз, когда подрядчик срывает сроки или меняется цена на материал. И вообще вы хотите заполучить классного помощника

О чем эта книга

Эта книга не о том, как быстрее построить диаграмму Ганта или освоить очередную функцию Microsoft Project. Она не о том, как сделать сложные проекты проще или вашу работу легче.

Эта книга о том, как построить план проекта таким, чтобы вы узнавали о проблемах раньше, чем они вызовут пожар.

Для этого мы будем говорить не только об использовании функций MS Project. Мы будем говорить о том, как должен быть устроен план проекта, чтобы он помогал принимать решения, а не только лишь фиксировал последствия уже произошедших событий.

Хотя большинство описанных подходов не зависят от конкретной программы, я выбрал MS Project как инструмент реализации. Объясню почему:

По моему опыту Microsoft Project – это один из самых недооцененных инструментов управления проектами. Не потому, что он способен решить любые задачи. Но потому что его реальные возможности значительно шире того, как его используют в большинстве организаций.

MS Project остается самым массовым инструментом управления строительными и инжиниринговыми проектами в SMB в мире. По факту MS Project – это стандарт, который еще длительный период времени не утратит своих позиций.

Эта книга – не справочник функций программы. Человеку, не умеющему работать в MS Project и не знающему его функций, будет сложно. Поэтому книга рассчитана на читателей, имеющих базовые компетенции в использовании MS Project. Иначе пришлось бы писать непомерно большой объем текста, большая часть из которого была бы тысячу раз уже описана в других книгах.

Структура книги

Часть 1. Детектор дыма

Эта часть для тех, у кого пожар.

Конечно, вы не потушите пожар на площадке (это невозможно, работая за компьютером). Но вы перестанете бегать по участку, потому что будете знать всю обстановку:

– Эта задача ушла в отставание на 3 дня. Если сегодня не добавить смену, то она потянет за собой другие задачи, и мы опоздаем на 2 недели.

– Цена на этот материал выросла на 15%. Новая маржинальность уже 17% вместо плановых 20%. Требуется принять управленческое решение, чтобы выправить маржу. Например, найти другого поставщика.

– У нас 5 проектов. В трех маржа в норме, один чуть просел, а четвертый уже убыточен. Весь фокус внимания направить на убыточный проект.

В результате вы заходите в MS Project уже не для того, чтобы «сделать отчет». Вы заходите, чтобы принять решение: отправить смену на этот объект, дернуть поставщика по этому материалу, перебросить прораба с того проекта на этот. И эти решения уже не интуитивны, но основаны на цифрах. С «детектором дыма» вы видите проблему до того, как она превратилась в пожар.

И вот вы уже не просто тушите пожар, но начинаете управлять.

Часть 2. Контроль и прогноз.

Эта часть для тех, кто уже выдохнул и хочет системность. Тут мы копаем глубже, но только если вы этого хотите. В этой части вы понимаете:

– как перестать быть «заложником проекта» и стать его «архитектором»;

– как применить технологичные практики прогнозирования и визуализации;

– как перестать доказывать свою правоту на пальцах, но показываете цифры, с которыми не поспоришь.

Теперь вы не просто знаете, что проект идет не по плану. Вы знаете, когда он закончится, во что он обойдется и что нужно сделать прямо сейчас, чтобы не провалить маржу.

И вот вы уже предвидите ситуацию, и начинаете действовать на упреждение.

Часть 3. Под капотом.

Эта часть для технарей. Здесь расположены макросы, формулы и прочие технические аспекты реализации. CEO необязательно это читать. Но, если будет интересно, можно заглянуть.

Цель книги

И последнее, что я здесь хочу сказать. Цель этой книги – чтобы вы однажды поймали себя на мысли: «Об этой проблеме я узнал не потому, что она уже начала портить мне жизнь, а потому, что мой план предупредил меня заранее.»

Если это случится, значит книга написана не зря.