Можно создать несколько подпапок для самых популярных типов писем. Например, у меня есть «Работа», где лежат номера карт, ссылки на серверы и прочее, что нужно регулярно и не привязано к конкретным проектам. Есть «Пароли и аккаунты», куда сваливается регистрация в интернет-магазинах и на маловажных сайтах . Теоретически я могу найти их и поиском, но мне удобнее держать их в одном месте и периодически очищать, просматривая в виде списка.