Как всегда, в рамках управления и контроля менеджер выполняет запланированные действия: проверяет, верен ли план и продвигает ли он проект к успеху.
Хороший руководитель постоянно отслеживает и развивает приверженность заинтересованных сторон проекту, пытается выяснить, насколько проделанная работа соответствует их потребностям и ожиданиям. Чем чаще команда проекта демонстрирует результат работы бизнесу, тем меньше вероятность сделать с проектом что-то не то. При этом очень важно пояснять всем заинтересованным сторонам, что именно они получат, когда проект успешно завершится. Таким образом и происходит управление ожиданиями заинтересованных сторон. А еще так можно избежать неловкой ситуации, когда в конце проекта получается совершенно не то, чего все ожидали в начале.
Эффективности работе с ожиданиями заинтересованных сторон добавляет совместная честная и открытая работа с возможными проблемами и рисками проекта. Да, здесь менеджеру нужно иметь определенную смелость, чтобы не пытаться скрыть проблему от заинтересованных сторон. Поверьте нашему опыту: открытая и прозрачная работа творит чудеса. Приведем пример.
Представьте, что утром вы оставляете машину на станции для ремонта подвески. Механик вам говорит, что машину можно будет забрать в 13:00. В 14:00 у вас важная встреча на другом конце города. По вашим подсчетам, времени как раз хватит, чтобы забрать машину и приехать на встречу вовремя. В 13:00 вы приезжаете на станцию, а машина разобрана. Выясняется, что болты подвески прикипели и их не смогли открутить. Пришлось их срезать и высверлить. И еще поехать на авторынок, чтобы купить новые болты. В итоге машина будет готова только к 17:00, а работа будет стоить в 1,5 раза дороже. Вы и так расстроились, а тут еще нужно срочно вызывать такси, чтобы попасть на встречу. Как назло, все службы заняты, а машина может приехать только через 15 минут. Вы понимаете, что опаздываете на встречу, волнуетесь и ругаете механика.
А вот второй вариант.
Утром вы оставляете машину на станции для ремонта подвески. Механик предупреждает о вероятности того, что болты могут не выкрутиться и тогда придется их срезать и высверливать. Если все пойдет хорошо, то машину можно будет забрать в 13:00, а если придется срезать и сверлить, то в 17:00 и работа будет стоить в 1,5 раза дороже. Механик обещает вам позвонить в 11:00 и сообщить о том, по какому сценарию начала развиваться ситуация. И действительно, в 11 часов вам звонят и говорят, что пришлось резать. Но в этот раз вы абсолютно спокойны, так как у вас есть уйма времени, чтобы заказать такси и отправиться на встречу. У всех все хорошо: вы попали на встречу и даже не думаете ругать механика.
Какой вариант вам нравится больше? Нам — второй. Вот и ключевым заинтересованным сторонам всегда полезно быть в курсе потенциальных или актуальных проблем и рисков проекта. Беспокоящие вопросы необходимо выявлять и обсуждать как можно раньше, чтобы лучше оценить связанные с ними риски.