Внедрять систему управления изменениями лучше в самом начале проекта. А еще лучше — обсудить ее с заказчиком до того, как приступить к работам. Необязательно использовать какой-либо сложный инструмент для документирования изменений, можно обойтись простым документом. Главное, чтобы всем сторонам это было удобно. Если менеджер планирует внедрить управление изменениями на давно идущем проекте, где все прихоти заказчика исполняются и он к этому привык (и ничего менять не хочет), единственным аргументом в дискуссии с ним будет то, что компания-подрядчик перешла на новый процесс работы с изменениями и менеджеру необходимо ему следовать.
Помните, что любые изменения в проекте могут привнести в него новые риски, поэтому не нужно забывать анализировать влияние изменений на проект и с этой точки зрения.
Скептики скажут: «И что? Теперь на каждый чих заводить форму запроса на изменение и утверждать? Часто дел там всего на пару минут». Замечание справедливое. В случае незначительных изменений следует заранее согласовать со спонсором проекта определенное количество оплаченных часов на такого рода работы, а также согласовать само определение «незначительных работ». Например, считать таковыми те, которые отнимают не более двух часов. Если сразу очевидно, что изменение небольшое, то оно делается по упрощенной схеме. При этом нужно отслеживать все запросы на мелкие изменения. В случае, если мы исчерпали согласованные часы, необходимо обговорить со спонсором новый объем времени на подобные работы.
Менеджер должен организовать работу таким образом, чтобы все изменения в проект вносились с его ведома: управлять тем, о чем не знаешь, очень сложно. Почему это важно? Общаясь с заказчиком напрямую, ваш разработчик, например, может пообещать ему что-то сделать. Возможно, он действительно может выполнить обещание, но, в отличие от менеджера, разработчик не видит всего проекта целиком. Следовательно, он не знает, как его обещание скажется на работе других команд, в каком месте их интересы пересекаются и не вызовет ли это новых ошибок. Задача менеджера — выстроить такую систему, при которой со всеми изменениями заказчик шел бы прямо к нему, а не к кому-то из команды.