Сначала менеджер решает, как построить архитектуру информационных потоков. Это решение — основа всего планирования. Архитектура включает в себя анализ требований к коммуникациям, технологии и методы коммуникаций.
Анализ требований к коммуникациям. Нужно выяснить, какие требования к проектной информации существуют у заинтересованных сторон. Все заинтересованные стороны делятся на группы, у каждой из которых свои пожелания. Задача менеджера — понять, какая группа чего хочет, а также как часто и в каком формате нужно предоставлять ей информацию.
Технологии и методы коммуникаций. После того как менеджер разобрался с тем, кому и что нужно, он определяет технологии, которыми будут пользоваться заинтересованные стороны проекта. Учитывая все полученные данные, менеджер выбирает метод и строит модель, которая впишется во все требования. Всего существует три модели коммуникаций.
Интерактивные коммуникации. Между участниками проекта осуществляется многосторонний обмен информацией. Это самый эффективный метод, чтобы все стороны понимали, что происходит в проекте. Основное правило тут такое: есть возможность поговорить с человеком или группой лично — иди и поговори. Если такой возможности нет, то проводится видеоконференция через Google Meet, BlueJeans и т. п. Если нет видеосвязи, то голосовой звонок. Важно помнить, что любое обсуждение нужно «накрыть письмом»: обязательно запишите результаты обсуждения и в тот же день отправьте письмом всем участникам. Дело в том, что обычно все заняты своими делами и со временем могут забыть, какое именно решение было принято. Письмо поможет восстановить ход событий, если это потребуется.
Для быстрого решения простых вопросов хорошо подходят чаты и мессенджеры: Slack, Telegram, WhatsApp, Viber и др. Для совместной работы над документами можно использовать Google Docs, Confluence или другую удобную для вас программу.
Коммуникации методом беззапросного информирования (push). Информация рассылается людям, которые в ней нуждаются. Этот метод гарантирует распространение информации, но не дает гарантии того, что она будет фактически получена или понята получателем. Сюда можно отнести письма, заметки, отчеты, сообщения электронной почты и пресс-релизы.
Метод информирования по запросу (pull). Используется для очень больших объемов информации или очень больших аудиторий. С его помощью получатели самостоятельно обращаются к передаваемому содержанию, когда им это нужно. К таким методам относятся сайты, системы электронного обучения, хранилища знаний типа Confluence и др.