Особенности составления служебного письма Первое прави...➤ MyBook
image
  1. MyBook — Электронная библиотека
  2. Библиотека
  3. Юрий Лукаш
  4. Быть секретарем руководителя фирмы. Учебное пособие
  5. Цитата из книги «Быть секретарем руководителя фирмы. Учебное пособие»

Цитата из книги «Быть секретарем руководителя фирмы. Учебное пособие»

Особенности составления служебного письма Первое правило при составлении письма заключается в том, что при его прочтении у человека должен создаться эффект личностного общения. Поэтому не надо не использовать шаблоны, лучше подойти к процессу творчески. Каждое последующее письмо должно отличаться от предыдущего (например, второе может быть более конкретным, насыщенным). Если речь идет о погашении задолженности, лучше, если второе письмо будет заказным или прислано с курьером. К письмам прежде всего относится идея употребления глагольных форм («благодарю за сотрудничество», «важно поддерживать», «прошу подтвердить, что оплатили»). Послание должно быть коротким и насыщенным. Не рекомендуется: – выделять слова в тексте жирным шрифтом, лучше использовать курсив (чтобы выделить сумму, можно упомянуть ее в тексте 3–4 раза); – использовать цветную и дорогую бумагу (чтобы у клиента не возникло ощущения, что у вас и без того слишком много денег). Чрезвычайно важно правильное обращение к адресату – неискаженное употребление имени и фамилии. Письмо-напоминание целесообразно «украсить» вертикальной красной линией слева или зигзагообразным срезом справа. С этой же целью высылается открытка с текстом из трех пунктов, в которых указано, как заплатить вашей компании. Это чисто психологический прием – люди с трудом расстаются с фотобумагой и картоном и велика вероятность, что ваше оригинальное послание не попадет в урну после первого же прочтения. Ещё одним трюком является использование в письме постскриптума следующего содержания: «Заплатите такого-то (дата), пожалуйста». В электронном письме слово «заплатите» указывается в теме. Человек несколько раз получит ваше письмо и столько же раз прочитает (хотя бы тему). Очень экстравагантным способом припугнуть должника будет отправление ему письма в черном конверте. Психологи утверждают, что это должно действовать безотказно. Хороший эффект дают письма с уведомлением о том, что вы занесете клиента в «черный список» и это может стать достоянием гласности и тем самым осложнит дальнейшую деятельность поскольку его начнут рассматривать в качестве неблагонадежного
3 июля 2014

Поделиться

Премиум

3 
(2 оценки)
Читать книгу: «Быть секретарем руководителя фирмы. Учебное пособие»

Установите приложение, чтобы читать эту книгу