На первом этапе проводится сбор функционала, составляется общий подробный список работ, которые нужно выполнять в подразделении, в организации для того, чтобы работа двигалась, цели реализовывались. Добавляются те работы, которые должны выполняться, но по каким-то причинам не выполняются в настоящее время.
На втором этапе разрабатывается Системная карта. Все работы делятся по определенным критериям и компонуются в смысловые блоки. Что позволяет в дальнейшем оперировать не отдельными работами, а блоками работ. Визуализация упрощает восприятие информации. Складывается четкая картина, облегчается синтез новых организационных структур.
На третьем этапе Системная карта переводится в организационные структуры, например:
• Перспективную, близкую к идеальной, это образ, к которому нужно стремиться,
• Переходную, первый шаг к перспективной организационной структуре с учетом текущих реалий, с учетом тех сотрудников, и с учетом тех ресурсов, которыми обладает организации в данный момент.
Из одной Системной карты можно также сделать организационные структуры центрального офиса и филиалов. Возможны и другие варианты.
На этом же этапе определяется потребность в персонале.
Еще раз повторимся, что основная задача Системной карты – разобрать «завалы» и неразбериху на уровне исполнителей и линейных руководителей. Сэкономить время и поднять производительность труда исполнителей и линейных руководителей. Чем выше в организационной структуре находится сотрудник, тем выше его самоорганизация, тем меньшей систематизации требует его работа. Структурировать работу первого лица предприятия вообще не имеет смысла.