Управление временем – это вопрос не только самого времени, но и решаемых задач. Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из 10 дел всегда найдутся два-три, осуществив которые вы уже будете довольны этим днем. Это одно из проявлений принципа Парето (правила «80/20»): 20 % дел дают 80 % результата
Итак, первое, с чего следует начать, – это сильное желание изменить существующее положение с вашим временем.
Чрезмерный контроль также не годится, так как отнимает слишком много времени у руководителя. При этом он превращается в надсмотрщика, не способного осуществлять такие важнейшие функции, как принятие стратегических решений, прогнозирование, нововведения, совершенствование организации производства и управления, повышение производительности труда и заинтересованности исполнителей, улучшение условий труда, профилактика и разрешение конфликтов. Кроме того, излишний контроль неизбежно приводит к свертыванию инициативы подчиненных, к привычке не делать ни шага без санкции руководителя. А это еще больше увеличивает нагрузку на него.
Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сло
ключевой элемент эффективного управления временем – оценка не по самой деятельности, а по ее итогам.
Когда следующим утром вы сядете за рабочий стол, то, прежде чем проверить автоответчик, электронную и обычную почту, возьмитесь за первое дело из числа намеченных вами. В этом случае текущие сообщения не собьют вас с собственного графика.
Не количество выполненных дел, а их важность – вот что определяет результативность дня!
Планированием лучше заниматься с утра. Если вы составили план в конце предыдущего дня, то утром проверьте себя («утро вечера мудренее»)
Если дело выполнено полностью, зачеркните его, например, прямой сплошной чертой; если не полностью – волнистой; если это дело на поверку оказалось не вашим – пунктирной линией (подобные условные обозначения, несущие дополнительную информацию, каждый может подобрать для себя сам).
Правило 1: Составьте перечень дел в порядке их приоритетности
Это одно из проявлений принципа Парето (правила «80/20»): 20 % дел дают 80 % результата