Для начала необходимо:
убедиться, что у телефона — нужный человек, чтобы не подвести его, если разговор планируется по рабочему номеру, либо не спутать с тезкой/однофамильцем;
представиться («Меня зовут Мария Петрова, я представляю компанию «_______», занимающуюся [обозначить отрасль]. Я хотела бы обсудить с вами срочный и конфиденциальный вопрос. (Указание на срочность и конфиденциальность помогает обозначить важность беседы и демонстрирует заботу о собеседнике);
убедиться, что у человека есть возможность разговаривать (если ее нет — точно договориться, кто, кому, когда и по какому номеру перезвонит).