Три дня чтения в подарок
Зарегистрируйтесь и читайте бесплатно

Цитаты из Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Читайте в приложениях:
108 уже добавило
Оценка читателей
3.0
  • По популярности
  • По новизне
  • необходимо провести анализ состава постоянных корреспондентов, с которыми необходим юридически значимый электронный документооборот. Важно проанализировать характер переписки с этими организациями, а также проработать вопросы их технической готовности к обмену документами в электронной форме. Соответственно, начинать обмен документами в электронной форме надо с теми корреспондентами, которые удовлетворяют двум условиям:
    – технически подготовлены к обмену документами в электронной форме;
    – документооборот с которыми носит регулярный характер и существенен по объему.
    Заключение соглашений с организациями из числа постоянных корреспондентов, с которыми целесообразно осуществлять обмен электронными документами. Если организации – участники обмена документами в электронной форме представляют разные ведомства или не относятся к общей управленческой структуре, то потребуются подготовка и заключение с ними соответствующего соглашения (договора), в том числе по вопросам, обозначенным ниже. Возможно заключение соглашения между двумя или несколькими организациями, предусматривающего присоединение к нему новых участников по мере их готовности и заинтересованности.
    С учетом заключенных соглашений (договоров) целесообразно издание в организации регламента передачи и приема документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам.
    Решение вопросов использования электронной подписи. Вопросы использования ЭП, в том числе конкретных ее видов (простой, усиленной или усиленной квалифицированной) должны быть предусмотрены в соглашении (договоре) между участниками документооборота.
    При этом важно различать использование ЭП на стадиях подготовки документа (для его согласования, подписания) и передачи уже подписанного документа по каналам связи (так называемая «транспортная» ЭП). В последнем случае могут применяться ЭП и шифрование для заверения и защиты пересылаемого по электронной почте сообщения в целом, включая не только файл (файлы), но и регистрационные данные документа (которые также определяют его юридическую силу) и другие метаданные.
    При организации использования УКЭП во внешнем электронном
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Как предусмотрено в [48], в этом случае основные процедуры работы с документами включают: формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/А; формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения; проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ; проверка воспроизводимости электронных документов; проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.
    При подготовке организации к применению внешнего электронного документооборота как на основе взаимодействия корпоративных систем, так и с использованием специальных автоматизированных рабочих мест важно уделить внимание в первую очередь следующим организационным и методическим вопросам.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Для этого между корпоративной СЭД и смежными информационными системами, прежде всего транспортными, необходимо создание «буферной зоны», включающей ряд функциональных компонентов. С использованием модулей, относящихся к «буферной зоне», обеспечивается не просто «захват» поступающих документов и их метаданных, а реализуются многозвенные технологии взаимодействия с применением средств информационной безопасности и защиты информации. В решении таких задач довелось участвовать автору настоящей книги.
    В целом логика взаимодействия СЭД с транспортными системами прикладного уровня включает следующие процессы: прием документов в электронной форме вместе с сопровождающими их метаданными, проверка ЭП, при необходимости отправка уведомлений о поступлении-доставке документов, сортировка документов в соответствии с заданными правилами (как автоматическая, так и автоматизированная, т. е. под контролем человека, если характеристики документа недостаточно формализованы), после чего официальная регистрация документов в СЭД получателя в соответствии с принятой в организации классификацией и дальнейшая их маршрутизация либо отправка уведомлений об отказе в регистрации по регламентированным основаниям (в том числе при отрицательном результате контроля целостности электронных документов).
    С одной стороны, видим, что состав перечисленных процессов близок по логике первичной (или экспедиционной) обработке бумажных документов, привычной для делопроизводственных служб. С другой стороны – применяются технологии, которые позволяют обеспечить «бесшовный» электронный документооборот, его структурирование, логическую обработку документов и последующую автоматизацию бизнес-процессов.
    Технологии электронного документооборота, основанные на взаимодействии с транспортными системами прикладного уровня, могут применяться и в других задачах.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • шаги в этом направлении уже сделаны в важнейших регламентирующих документах.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • В качестве предшествующих информационных революций можно выделить:
    первая – изобретение письменности (то есть создание самой возможности документирования);
    вторая – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;
    третья – началась во второй половине XIX века и продолжилась в XX веке, когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;
    четвертая – началась в середине XX века с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «документационное обеспечение управления» – это «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами»
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Системы класса ЕСМ могут использоваться для решения прикладных задач, включая управление документами и документооборот. Поэтому на рынке программных продуктов нередко используется обозначение «СЭД/ЕСМ».
    Наряду с обобщающим понятием «система электронного документооборота» в настоящей книге используется также понятие «корпоративная система электронного документооборота» (КСЭД). Это понятие употребляется при рассмотрении организационно-технологических форм документооборота и функционирования СЭД в конкретной организации во взаимосвязи с другими элементами ее внутренней среды (см., например, раздел 4.3 и главу 7).
    Корпоративная система электронного документооборота представляет собой закрытую информационную систему. Особенностью закрытых СЭД является ограниченный круг участников документооборота, который определяется организатором системы либо соглашением ее участников. Слово «корпоративная» подчеркивает, что данная система электронного документооборота создается и функционирует в рамках конкретной организации или участников корпоративного соглашения. Этим она отличается от технологий электронного документооборота, обеспечивающих взаимодействие нескольких (или даже многих) различных организаций вне рамок единой СЭД.
    Практика расширения применения систем и технологий электронного
    В мои цитаты Удалить из цитат