Показатели в бизнес-процессах

Бизнес-процесс можно представить с продуктово-ресурсной точки зрения: что делаем (продукт) и из чего делаем (ресурс). Продукт – это товар или услуга. Управление в данном случае также рассматривается как ресурс, поскольку руководители тоже получают зарплату, используют инфраструктуру.

В любом бизнес-процессе есть три важнейшие группы показателей:

• Экономичность. Определяет денежные, временные и материальные затраты на вход и ресурсы. Примеры: затраты на оплату труда, стоимость материалов, затраты на аренду офиса.

• Результативность. Определяет объем и качество выхода. Примеры: оборот, количество выпущенной продукции, её качество. Качество определяется как отношение результата к ожиданиям.

• Эффективность. Считается как отношение показателей выхода к показателям входов и зависит от качественного управления. Примеры: рентабельность продаж, рентабельность инвестиций, прибыль/убытки.

Продуктово-ресурсная схема бизнес-процесса

Часто руководитель говорит: «Мне важен результат». Однако, если компания будет производить качественную продукцию, но при этом находиться в состоянии постоянно растущих убытков, то долго она не просуществует. Следовательно, важен не только результат, но и другие показатели, относящиеся к экономичности и эффективности.

Никогда не путайте эти группы показателей. Первая группа – показатели входов и ресурсов, вторая – показатели выходов, третья – показатели самого процесса и управления им. На каждый из этих показателей может повлиять бизнес-аналитик, выстраивающий качественные бизнес-процессы.

Основные принципы качественных бизнес-процессов

Бизнес-процессы являются основой эффективного функционирования компании и способствуют достижению её стратегических целей.

Основные принципы качественных бизнес-процессов заключаются в следующем:

1. Централизация: каждый бизнес-процесс имеет ответственного исполнителя или подразделение, что позволяет улучшить контроль и координацию работы.

2. Системность: бизнес-процесс должен быть структурирован и состоять из логически связанных шагов, чтобы обеспечить его последовательное выполнение.

3. Автоматизация: бизнес-процесс должен позволять использование информационных технологий для автоматизации рутинных операций и ускорения процесса работы с целью улучшения ключевых показателей.

4. Постоянное совершенствование: бизнес-процессы должны постоянно анализироваться и оптимизироваться для повышения эффективности и снижения затрат.

5. Контроль качества: каждый этап бизнес-процесса должен быть контролируемым и измеряемым, чтобы обеспечить высокое качество исполнения согласно принятым стандартам.

6. Адаптивность: компания должна быть готова изменять свои бизнес-процессы в соответствии с изменяющимися требованиями рынка и окружающей среды с целью сохранения конкурентоспособности.

Классификация бизнес-процессов

Классификация бизнес-процессов

Выделяют основные бизнес-процессы, поддерживающие бизнес-процессы, бизнес-процессы развития и бизнес-процессы управления.

Основные бизнес-процессы:

• бизнес-процессы, создающие добавленную стоимость к продукту, который производит компания;

• бизнес-процессы, создающие продукты, представляющие ценность для внешнего клиента;

• бизнес-процессы, прямой целью которых является получение доходов;

• бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Поддерживающие бизнес-процессы поддерживают основные бизнес-процессы и процессы развития. Ниже приведены три примера таких процессов.

• Бухгалтерская служба помогает правильно рассчитать налоги, сдавать отчёты в налоговую службу, считать прибыль. Бухгалтерская служба не создаёт продукт, но помогает поддерживать основные бизнес-процессы.

• Курьерская служба – тоже типичный пример поддерживающего бизнес-процесса, если компания не оказывает курьерские услуги в качестве основного вида деятельности.

• Деятельность системного администратора – тоже поддерживающий бизнес-процесс, который позволяет обеспечить работоспособность всех компьютеров в организации, а также работоспособность Интернета, серверов, сети, программного обеспечения.

Бизнес-процессы развития обеспечивают совершенствование деятельности компании. Например, учебные центры компании способствуют повышению профессиональных компетенций сотрудников, что в свою очередь способствует повышению общей эффективности и конкурентоспособности компании.

К этому типу бизнес-процессов также относятся различные стратегические сессии и даже корпоративы. Корпоративы, например, организуются с целью сплочения коллектива, укрепления взаимодействия между сотрудниками и создания благоприятной атмосферы в коллективе. Этот процесс направлен на улучшение внутренних коммуникаций, повышение мотивации и снижение текучести кадров.

Бизнес-процессы управления нацелены на управление деятельностью компании. К данному виду относятся собрания и процессы таск-менеджмента. Таск-менеджер – это система управления задачами. Когда руководитель ставит задачи своим сотрудникам и контролирует их выполнение, это тоже целый бизнес-процесс. Сюда же можно отнести адаптацию персонала. Когда в компанию приходит новый сотрудник, его адаптируют – управляют его входом в должность.

Структуризация бизнес-процессов по уровням

Помимо классификации по видам, существует также и структуризация бизнес-процессов. При структуризации выделяют несколько уровней, причём на верхнем уровне находятся наиболее крупные группы процессов с рядом подпроцессов.

Уровни описания бизнес-процессов

Например, управление персоналом – это бизнес-процесс, точнее, целая группа процессов самого верхнего уровня. Моделирование таких процессов обычно называют функциональным моделированием.

Подбор персонала является подпроцессом и относится к вспомогательным. Благодаря успешной реализации этого подпроцесса все подразделения организации снабжаются сотрудниками.

Процедурой в данном примере можно назвать размещение вакансии на сайте в рамках подпроцесса поиска кандидата на определённую вакансию.

А действием – создание текста вакансии.

Управление бизнес-процессами

Каждая компания стремится к оптимизации своей деятельности, повышению прибыли и снижению издержек. Именно поэтому управление бизнес-процессами становится приоритетной задачей для руководства.

Управление бизнес-процессами – это системный подход к управлению организацией в целом, основанный на анализе и оптимизации всех бизнес-процессов, которые в ней происходят.

Преимущества управления бизнес-процессами:

• Высокий уровень продуктивности и снижение издержек. Это достигается благодаря оптимизации процессов, рационализации рабочих процедур и устранению избыточных затрат времени и ресурсов.

• Улучшение качества продукции или услуг. Контроль каждого этапа работы помогает предотвращать ошибки и повышает точность результатов. Компания может легко выявить слабые места в процессе и провести необходимые корректировки для достижения наилучших результатов.

• Повышение качества клиентского сервиса. Управление бизнес-процессами позволяет создать систему обслуживания клиентов, которая работает более эффективно и предоставляет высокий уровень сервиса. Благодаря оптимизации процессов, компания может обеспечить своевременное выполнение заказов, быстро реагировать на запросы клиентов и повысить удовлетворённость своих потребителей.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это применение технологических решений для выполнения повторяющихся задач или процедур в организации с минимальным участием человека.

Польза от автоматизации бизнес-процессов включает в себя:

1. Повышение показателей эффективности, экономичности и результативности

2. Сокращение ошибок

3. Улучшение управления и повышение прозрачности процессов

4. Повышение уровня обслуживания клиентов

5. Гибкость и масштабируемость

Представим, что у руководителя организации появилась идея автоматизировать какой-то из процессов в бизнесе. Он хочет как можно быстрее внедрить это в программу, но это не совсем верный путь.

Например, в программе может уже присутствовать необходимый инструмент, или новые доработки могут не состыковываться с существующими процессами.

Всё это делает реализацию идеи трудновыполнимой. Поэтому прежде всего необходимо понять, что и как мы хотим автоматизировать, и после этого составить модель и отрисовать бизнес-процессы.

Это сравнимо с тем, как художник рисует картину. Сначала он делает набросок по той идее, которая есть у него в голове, а потом уже рисует картину.

То же и здесь: сначала зарождается мысль в голове, потом в модели, а потом уже это реализовывается в программе.

Эти процессы взаимосвязаны. Если мы автоматизируем бардак, то мы получаем автоматизированный бардак.

Если мы хотим реализовать идею и свести ошибки к минимуму, то мы должны все процессы продумать, описать и потом уже реализовать.

Автоматизация бизнес-процессов

Поэтому, прежде чем реализовать задуманное, необходимо смоделировать бизнес-процессы, затем понять, как они укладываются в рамках сложившейся ИТ-архитектуры, и какое ПО нужно дополнительно, и потом уже реализовывать.

Собственно, во всём этом и будем разбираться в данной книге.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов – это важный инструмент, который позволяет организациям осуществлять эффективное управление и оптимизацию своей деятельности.

Моделирование бизнес-процессов

Модель бизнес-процесса отвечает на вопросы о том, какую работу необходимо выполнять в рамках этого процесса, какие ресурсы требуются, кто за это отвечает, как улучшить деятельность, какова последовательность выполнения работ и какие работы нужно выполнять.

Умение описывать бизнес-процессы помогает определять рамки и этапы выполняемых задач, что позволяет сотрудникам лучше понимать свои обязанности и выполнять их эффективно.

Также это помогает систематизировать рабочие процессы в компании. Благодаря чёткому описанию процессов можно разработать соответствующие программные решения или настроить систему таким образом, чтобы максимально автоматизировать выполнение задач. Это позволит сэкономить время и ресурсы компании.

Моделирование бизнес-процессов используется для анализа эффективности работы отделов или сотрудников, что помогает выявить проблемные зоны и предложить улучшения для оптимизации процессов.

С документацией по бизнес-процессам могут ознакомиться новые сотрудники. Это помогает быстрее разобраться в новых обязанностях и адаптироваться.

Далее перейдём, собственно, к моделированию бизнес-процессов. Для этого нужно понять, каким образом это можно осуществить.