Три дня чтения в подарок
Зарегистрируйтесь и читайте бесплатно

Цитаты из Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Читайте в приложениях:
1095 уже добавило
Оценка читателей
3.83
  • По популярности
  • По новизне
  • «Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное».
    1 В мои цитаты Удалить из цитат
  • Стоит выделить в день около 1–1,5 часа на плановые проверки почты и еще около 2–3 часов в неделю – на расчистку накопившихся несрочных писем. Эти 2–3 часа можно жестко привязать ко времени (например, вторая половина дня в пятницу) либо выделить в любое удобное время.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • . В меню Файл / Параметры в разделе «Календарь» снимите галочку у слов «Напоминания по умолчанию». Это нужно для того, чтобы вас не утомляли напоминания обо всех без исключения встречах
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • вода, свободно разливающаяся по равнине, не имеет свободы двигаться вверх. Когда же ее свободу ограничивают, ставя плотину, – у воды появляется новая свобода.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Краткие итоги
    ▪ Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».
    ▪ Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель.
    ▪ Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям.
    ▪ Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости присваивайте категории.
    ▪ Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, свяжите эту заметку с его контактом.
    ▪ Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу.
    ▪ Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.
    ▪ Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Краткие итоги
    ▪ Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник» – для самоконтроля и самомотивации.
    ▪ Используйте встроенный секундомер для автоматической фиксации расходов времени на задачу или поглотитель.
    ▪ Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами разного рода, но не на внешние дела.
    ▪ Копируйте полученные данные в Excel для последующего анализа и самоконтроля.
    ▪ При планировании и бюджетировании времени используйте данные о средней длительности задач, полученные с помощью хронометража в «Дневнике».
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Краткие итоги
    ▪ Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.
    ▪ Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.
    ▪ Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.
    ▪ Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.
    ▪ Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» – еженедельно.
    ▪ Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.
    ▪ Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Краткие итоги
    ▪ Фиксируйте контактную информацию сразу.
    ▪ Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.
    ▪ Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.
    ▪ Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».
    ▪ Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т. д. с контактами, чтобы видеть, к кому с чем обращаться.
    ▪ Находите все действия, связанные с контактом, на вкладке «Действия» в окне этого контакта (только для Outlook 2007).
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Краткие итоги
    ▪ Определите 5–7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач.
    ▪ Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.
    ▪ Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.
    ▪ Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».
    ▪ Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».
    ▪ Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.
    ▪ Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Краткие итоги
    ▪ Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
    ▪ Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
    ▪ Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.
    ▪ Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.
    ▪ Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.
    ▪ Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.
    ▪ При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.
    ▪ Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • 4. Нажав на кнопку «Выбрать категорию», выберите для жесткой встречи синюю категорию (жестко привязанные ко времени), для плавающей – зеленую (бюджетируемые).
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Категории – одна из самых удобных функций Outlook. В бумажном ежедневнике вы не сможете видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по разным признакам: по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, удобного именно вам.
    В мои цитаты Удалить из цитат