Предоплата заказа или оплата предыдущих инвойсов и счетов. Информирование поставщика об оплате. Согласно выставленному счету производится оплата товара. Как правило, данные подаются в бухгалтерию или финансовую службу заранее, на основе баланса и плана поставок. Задача менеджера на этом этапе – предоставить для оплаты в бухгалтерию правильные реквизиты поставщика, проконтролировать сумму платежа и уведомить поставщика об оплате. Уведомление об оплате (информационное письмо или копия платежного поручения) должно подаваться в произвольной письменной форме (по факсу или по электронной почте – с уведомлением о получении и прочтении) с указанием суммы, даты, номера счета и желательно банка плательщика.
Выпуск товара без оплаты при поставке товара в кредит. После сверки заказа со счетом при открытой кредитной линии менеджер по закупкам дает добро на отправку груза. Важно отметить, что считать сроком начала кредита – дату выставления счета или дату отгрузки товара (или дату его поступления на склад). Если в вашей компании между выставлением счета и моментом отгрузки товара проходит больше одного дня, то менеджер по закупкам обязан пересмотреть эти условия и не допустить ситуации, когда вы становитесь должны поставщику за еще не отгруженный товар.
Таблица 2.3. Образец счета-фактуры
Кредит должен начинаться с момента отгрузки товара (а лучше с момента получения нами груза). Но это уже предмет для переговоров с поставщиком и умение добиваться поставленных целей в ходе переговоров.
Шаг 7. Нужные место и время
Подготовка груза к отправке, выбор способа транспортировки
Согласование выхода груза с отделом логистики (в случае доставки товара самостоятельно). Получив счет и выполнив свои обязательства по оплате товара, менеджер по закупкам обладает точной информацией, что груз будет готов к поставке такого-то числа в таком-то объеме. Именно эта информация нужна отделу логистики для подбора оптимального способа транспортировки. О закупочной логистике подробно будет рассказано в главе 3.
На этом этапе задача менеджера по закупкам – дать информацию в отдел логистики о грузе и получить от них информацию о моменте выхода товара и предполагаемой дате прихода.
Как правило, логистику интересует информация о количестве упаковочных мест (под упаковочным местом подразумевается единица груза, которую можно переместить, – палета, пакет, коробка и т. п.), вес нетто и брутто, объем упаковочных мест и стоимость груза (для оформления страховки и таможенной декларации).