Цитаты из книги «Коммерческие закупки: взгляд изнутри»

Самый эффективный и быстрый способ обучения на профессиональном жаргоне закупщиков называется «вагончиком».

Итак, напоминаю, какие основные шаги следует предпринять в процессе организации закупок «с нуля». 1. Определить свой статус, цели и задачи, обязанности и полномочия; создать внутреннее видение процесса закупок и своего места в нем. 2. Составить как можно более подробный план действий по организации закупок. 3. Получить максимум информации о закупаемом товаре/услугах/ работах. 4. Начать поиск и анализ информации о текущем состоянии рынка, его развитости, о возможных поставщиках и уровне цен. 5. Получить базовые знания об организации процесса закупок, проанализировать существующие методы и способы, особенно применительно к специфике вашей компании, начать закладывать фундамент оптимальной для вашей компании системы закупок. 6. Приступить к созданию имиджа «выгодного клиента». 7. При наличии определенного уровня подготовки – заявить о своем выходе на рынок в качестве преуспевающей компании, имеющей определенные товарные потребности и готовой осуществлять регулярные закупки.

Закупщик-профи – обязательно хороший переговорщик. Он знает, как «обаять» собеседника, как «выжать» из него нужные ему условия, какие каверзные вопросы задать, о чем умолчать и т. д., и т. п. Причем закупщик не обязан быть виртуозом, он просто должен уметь четко видеть цель переговоров и не позволять собеседнику сбить его с нужного курса.

Закупщик-профессионал очень трепетно и серьезно относится к работе с информацией. Организация ее обработки и хранения у него на высоком уровне. Сложно, например, представить себе хорошего закупщика, у которого нет серьезной базы данных поставщиков, который не хранит свою деловую переписку и сразу после прочтения выбрасывает коммерческие предложения новых поставщиков в мусорную корзину. Причем сразу оговорюсь: не надо путать работу с информацией и работу с бумагами – это далеко не одно и то же. На рабочем столе закупщика может быть бардак, кучи бумаг могут покрывать его в несколько слоев, висеть на компьютере, вываливаться из ящиков, лежать на его стуле, падать на пол и т. д. Но это ничего не значит, кроме того, что человек завален работой. Для того чтобы понять, насколько серьезно закупщик подходит к своей работе, иногда достаточно просто заглянуть к нему в компьютер. Обычно там можно обнаружить огромную папку с договорами и еще более внушительную папку с письмами; папки, содержащие различную специальную информацию о закупаемых товарах, услугах и работах, базы данных по поставщикам и статистике закупок, а также огромное количество аналитической и статистической информации

Причем неожиданным это будет только для стороннего наблюдателя, поскольку механизмы антиципации работают не так, как интуиция, которая зачастую подводит. Антиципация развивается только на основе профессиональной наблюдательности, сублимированного опыта и умения рассуждать логически, она свойственна тем, кто владеет основами дедукции и анализа, привык думать и критически осмысливать происходящее. Поэтому профессиональный закупщик прежде всего человек думающий и не страшащийся принимать самостоятельные решения.

Деловая переписка Что главное? Прежде всего знание основ делопроизводства, грамотное составление писем и установленный порядок хранения переписки. Всю деловую переписку с поставщиками желательно подшивать и хранить как минимум год. Особенно это касается официальных извещений и претензий. Некоторые закупщики считают, что в процессе закупок можно свести письменную «бюрократию» к минимуму. Я сама из тех, кого можно назвать ярыми противниками бюрократии. Однако даже я понимаю, что есть ситуации, в которых она играет закупщикам на руку. Разговоры по телефону бездоказательны. Человек, давший вам сегодня твердое обещание по телефону, завтра может отказаться от своих слов. Бумага же беспристрастна. Она фиксирует факты и хранит их до нужного вам момента. Так что если есть серьезный повод, пишите письма и требуйте на них письменного ответа. Впрочем, настоящий закупщик – это не тот, кто владеет всеми хитростями и приемами переговорного процесса. Это прежде всего тот, кто умеет настраиваться на конкретного собеседника. Одни и те же приемы действуют на разных людей по-разному, поэтому прежде чем их применять, нужно для начала уяснить, кто находится «по другую сторону» стола переговоров и каким образом надо построить диалог, чтобы он привел к наиболее приемлемому результату. Настоящий закупщик обладает профессиональным чутьем, в нем развиты и активно работают механизмы антиципации, т. е. предвосхищения. По косвенным признакам он может определить, что цены на определенный продукт через какое-то время повысятся – а значит, надо закупать по максимуму. Он может почувствовать подвох со стороны какого-либо поставщика и вдруг передумать делать ему предоплату.

Переговоры по телефону Что главное? Прежде всего безукоризненная вежливость. По тому, как закупщик разговаривает по телефону, многие поставщики – особенно новые – делают выводы обо всей компании, о том, стоит ли начинать с ней сотрудничать и можно ли вообще доверять организации, в которой так хамят по телефону. Второй важный момент в телефонных переговорах – это максимально возможная экономия времени. Очень часто бывает, что поставщик звонит для того, чтобы узнать, заплатили ли ему деньги за поставку, но, стараясь показаться учтивым, начинает разговор настолько издалека, что пока он доберется до интересующего его вопроса, пройдет не меньше 5–6 минут.

Таблица 4. Любимые роли закупщиков на переговорах

Роль 5: «закупщик-партнер». Это уравновешенный тип закупщика, закупщик-сангвиник, который настроен на конструктивный диалог, вполне контролирует свои эмоции и старается максимально вовлечь поставщика в процесс совместного поиска решения, сделав его партнером, а не просто «другой стороной». Про такого закупщика чаще, чем про других, говорят «дружелюбный, компетентный, профессиональный, позитивно мыслящий» и т. д. Справедливости ради стоит заметить, что такие закупщики встречаются гораздо реже, чем продавцы. И не всегда их показное дружелюбие и открытость искренни. Но тем не менее присутствие в армии закупщиков людей, которые умеют контролировать свои эмоции и обаятельно улыбаться, не может не радовать.

Роль 4: «хороший, плохой, злой». Обычно это роль эмоционального человека с бурным темпераментом, который не просто ее играет, а переживает. Я бы даже сказала, что это его жизненное кредо и амплуа. Сегодня у него замечательное настроение, он всех любит и понимает и вообще воспринимает как близких друзей или старых приятелей. Завтра у него хмурое лицо и сердитый взгляд, и все вокруг стараются свести свое общение с ним к минимуму, поскольку знают, что можно запросто попасть «под горячую руку». Он непредсказуем на переговорах, потому что в буквальном смысле слова является человеком настроения, всеми вербальными и невербальными средствами выражающим обуревающие его эмоции. На объективное рассмотрение вопросов рассчитывать достаточно сложно. Остается только выжидать и «подлавливать» те моменты, когда он пребывает в хорошем расположении духа.