Цитаты из книги «Эффективные письменные деловые коммуникации»

Что нужно и чего нельзя делать в соответствии с этикетом деловой переписки Что нужно делать Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок. Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию. Подписывайте деловые письма, используя свои имя и фамилию, если только вы не состоите в дружеских отношениях с их получателями. Если ваш корреспондент обращается к вам «уважаемый господин Смит», ставьте в подписи имя и фамилию; если он пишет «привет, Джордж», то в подписи можно ограничиться именем. В конце письма ставьте собственноручную подпись, а не факсимиле. Всегда включайте в письмо свою контактную информацию, чтобы

Точен и понятен ли смысл каждого предложения? Обеспечил ли я плавные переходы от одних частей текста к другим? Что я могу убрать без ущерба для содержания? Имеются ли в тексте какие-либо неопределенные утверждения, которые я могу подкрепить конкретными фактами? Имеются ли скучные места, которые я мог бы оживить? Могу ли я улучшить свои формулировки? Могу ли я улучшить пунктуацию? Имеются ли в тексте опечатки?

Сразу же после составления чернового варианта документа перечитайте его, чтобы решить, не следует ли дополнить и расширить представленные в нем идеи. Затем отложите его на некоторое время — до следующего дня, если это возможно, или на несколько минут, если поджимают сроки. Когда вы вернетесь к черновику, проанализируйте его с точки зрения целевой аудитории. Будет ли содержание документа понятно каждому, кто станет его просматривать, или это требует особых знаний? Можно ли назвать документ кратким и емким или же в нем много лишнего, что приведет к пустой трате времени того, кто будет его читать? Найдите два главных недостатка в своем черновике и попытайтесь их исправить. Задайте себе следующие вопросы: Не упустил ли я чего-то существенного? На всех ли важных моментах я сделал акцент?

вам будет легче закончить наполовину написанное предложение, чем начать новое.)

По возможности избавьтесь от всех раздражителей. Отключите звук на телефоне и компьютере и постарайтесь примерно на час остаться в одиночестве. Ориентируйтесь на свой план, состоящий из трех пунктов. Начните с написания обоснования для того пункта, с которого вам легче всего начать, а затем переходите к другим. Пишите быстро, не отвлекаясь на ре­дактирование. Старайтесь писать каждый раздел полностью за один подход. Если вам необходимо прерваться на половине раздела, то, прежде чем заняться другими делами, напишите первые несколько слов следующего предложения. (Когда вы снова вернетесь к документу

Сформулируйте три ключевых положения документа в виде законченных предложений, причем сделайте это максимально конкретно. Подумайте, в каком порядке лучше расположить эти три тезиса, и поменяйте их местами при необходимости. Решите, как лучше начать и закончить документ. Подумайте, какие рисунки, таблицы и графики могли бы помочь визуализировать ваши идеи.

Подумайте, для чего вы пишете: что побудило вас к написанию письма или документа? Каковы ваши задачи? Какие результаты вы хотите получить? Подумайте, кто ваши адресаты и что им необходимо знать. Рассчитайте, сколько у вас имеется времени, и составьте приблизительное расписание для генерирования идей и сбора материала, составления плана и черновика документа, а также его перечитывания и редактирования. При проведении исследования проявите фантазию и энтузиазм. Письменно фиксируйте важную информацию. Развивайте в себе творческий подход. Не довольствуйтесь очевидными идеями, которые пришли бы в голову каждому.

Не пишите слова прописными буквами. Это выглядит так, словно вы кричите. Не пишите ответ на письме адресата, пытаясь сэкономить время или бумагу. Ответ должен быть написан на отдельном листе, даже если это лишь короткая записка. Контракты и другие соглашения — это другой вопрос. Не пишите «заранее спасибо». Если вы хотите при выражении какой-либо просьбы поблагодарить человека, просто изложите просьбу, а затем напишите «спасибо». И обязательно поблагодарите снова (возможно, даже лично), когда просьба будет успешно выполнена. Не используйте опцию «скрытая копия» при написании электронных писем, если только у вас нет абсолютной уверенности в том, что это действительно необходимо. Это может создать вам плохую репутацию. Не используйте слишком мелкий или необычный шрифт, который затрудняет чтение документа или создает впечатление о вас, как о легкомысленном человеке. Не делайте тему электронного письма чрезмерно длинной. Не пишите благодарственных писем на открытках, где уже напечатано слово «спасибо!» или «благодарю» (это считается дурным тоном). Не бойтесь даже по прошествии времени поздравить, выразить благодарность, соболезнования или любые другие эмоции, которые, как вы чувствуете, должны выразить. Не пишите письмо в состоянии гнева или разочарования. Прервитесь, сделайте паузу и абстрагируйтесь от ситуации. Вернитесь к написанию письма лишь после того, как дадите себе некоторое время на обдумывание проблемы и сможете спокойно выразить свои мысли. Не пишите ничего такого, что вам было бы стыдно увидеть на первой полосе Wall Street Journal.

Приложение Б Что нужно и чего нельзя делать в соответствии с этикетом деловой переписки Что нужно делать Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок. Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию. Подписывайте деловые письма, используя свои имя и фамилию, если только вы не состоите в дружеских отношениях с их получателями. Если ваш корреспондент обращается к вам «уважаемый господин Смит», ставьте в подписи имя и фамилию; если он пишет «привет, Джордж», то в подписи можно ограничиться именем. В конце письма ставьте собственноручную подпись, а не факсимиле. Всегда включайте в письмо свою контактную информацию, чтобы получатель знал, как можно с вами связаться. Если вы отправляете деловому партнеру или приятелю рукописное сообщение, используйте традиционную марку для отправки письма, а не конверт с напечатанной маркой. Прежде чем отправить электронное письмо, убедитесь, что вы, во-первых, вписали всех необходимых получателей в адресную строку и, во-вторых, прикрепили все файлы, на которые ссылаетесь в тексте письма. Эффективно используйте пространство письма, чтобы документ легко читался и не вынуждал людей напрягать зрение. Оставляйте достаточно широкие поля, пропускайте место между абзацами, разбивайте текст на подразделы, если это уместно, и используйте красную строку там, где это необходимо. Указывайте дату во всех отправляемых письмах и документах (за исключением электронных писем, в которых дата проставляется автоматически), чтобы сориентировать своего адресата во времени. Если хотите поблагодарить нескольких человек, работающих в одной компании, напишите им разные благодарственные письма. Если адресаты обнаружат, что вы штампуете их по шаблону, это может вызвать негативную реакцию. Чего нельзя делать

Для того чтобы ясно и убедительно выражать свои мысли, необходимо развить в себе несколько навыков: постоянную концентрацию на цели письма и потребностях читающего; решительное предпочтение наиболее простых слов, необходимых для точного выражения мыслей; чутье к уместному использованию идиом; избегание жаргонизмов и бизнес-сленга; употребление нужных слов в нужных местах; чувство правильного тона.