black17

Цитаты из Эффективные письменные деловые коммуникации

Читайте в приложениях:
293 уже добавили
Оценка читателей
4.0
  • По популярности
  • По новизне
  • Для того чтобы ясно и убедительно выражать свои мысли, необходимо развить в себе несколько навыков:
    постоянную концентрацию на цели письма и потребностях читающего;
    решительное предпочтение наиболее простых слов, необходимых для точного выражения мыслей;
    чутье к уместному использованию идиом;
    избегание жаргонизмов и бизнес-сленга;
    употребление нужных слов в нужных местах;
    чувство правильного тона.
    2 В мои цитаты Удалить из цитат
  • напечатано слово «спасибо!» или «благодарю» (это считается дурным тоном).
    Не бойтесь даже по прошествии времени поздравить, выразить благодарность, соболезнования или любые другие эмоции, которые, как вы чувствуете, должны выразить.
    Не пишите письмо в состоянии гнева или разочарования. Прервитесь, сделайте паузу и абстрагируйтесь от ситуации. Вернитесь к написанию письма лишь после того, как дадите себе некоторое время на обдумывание проблемы и сможете спокойно выразить свои мысли.
    Не пишите ничего такого, что вам было бы стыдно увидеть на первой полосе Wall Street Journal.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Чего нельзя делать
    Не пишите слова прописными буквами. Это выглядит так, словно вы кричите.
    Не пишите ответ на письме адресата, пытаясь сэкономить время или бумагу. Ответ должен быть написан на отдельном листе, даже если это лишь короткая записка. Контракты и другие соглашения — это другой вопрос.
    Не пишите «заранее спасибо». Если вы хотите при выражении какой-либо просьбы поблагодарить человека, просто изложите просьбу, а затем напишите «спасибо». И обязательно поблагодарите снова (возможно, даже лично), когда просьба будет успешно выполнена.
    Не используйте опцию «скрытая копия» при написании электронных писем, если только у вас нет абсолютной уверенности в том, что это действительно необходимо. Это может создать вам плохую репутацию.
    Не используйте слишком мелкий или необычный шрифт, который затрудняет чтение документа или создает впечатление о вас, как о легкомысленном человеке.
    Не делайте тему электронного письма чрезмерно длинной.
    Не пишите благодарственных писем на открытках, где уже
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • получатель знал, как можно с вами связаться.
    Если вы отправляете деловому партнеру или приятелю рукописное сообщение, используйте традиционную марку для отправки письма, а не конверт с напечатанной маркой.
    Прежде чем отправить электронное письмо, убедитесь, что вы, во-первых, вписали всех необходимых получателей в адресную строку и, во-вторых, прикрепили все файлы, на которые ссылаетесь в тексте письма.
    Эффективно используйте пространство письма, чтобы документ легко читался и не вынуждал людей напрягать зрение. Оставляйте достаточно широкие поля, пропускайте место между абзацами, разбивайте текст на подразделы, если это уместно, и используйте красную строку там, где это необходимо.
    Указывайте дату во всех отправляемых письмах и документах (за исключением электронных писем, в которых дата проставляется автоматически), чтобы сориентировать своего адресата во времени.
    Если хотите поблагодарить нескольких человек, работающих в одной компании, напишите им разные благодарственные письма. Если адресаты обнаружат, что вы штампуете их по шаблону, это может вызвать негативную реакцию.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Что нужно и чего нельзя делать в соответствии с этикетом деловой переписки
    Что нужно делать
    Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок.
    Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию.
    Подписывайте деловые письма, используя свои имя и фамилию, если только вы не состоите в дружеских отношениях с их получателями. Если ваш корреспондент обращается к вам «уважаемый господин Смит», ставьте в подписи имя и фамилию; если он пишет «привет, Джордж», то в подписи можно ограничиться именем.
    В конце письма ставьте собственноручную подпись, а не факсимиле.
    Всегда включайте в письмо свою контактную информацию, чтобы
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Точен и понятен ли смысл каждого предложения?
    Обеспечил ли я плавные переходы от одних частей текста к другим?
    Что я могу убрать без ущерба для содержания?
    Имеются ли в тексте какие-либо неопределенные утверждения, которые я могу подкрепить конкретными фактами?
    Имеются ли скучные места, которые я мог бы оживить?
    Могу ли я улучшить свои формулировки?
    Могу ли я улучшить пунктуацию?
    Имеются ли в тексте опечатки?
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Сразу же после составления чернового варианта документа перечитайте его, чтобы решить, не следует ли дополнить и расширить представленные в нем идеи.
    Затем отложите его на некоторое время — до следующего дня, если это возможно, или на несколько минут, если поджимают сроки.
    Когда вы вернетесь к черновику, проанализируйте его с точки зрения целевой аудитории. Будет ли содержание документа понятно каждому, кто станет его просматривать, или это требует особых знаний? Можно ли назвать документ кратким и емким или же в нем много лишнего, что приведет к пустой трате времени того, кто будет его читать?
    Найдите два главных недостатка в своем черновике и попытайтесь их исправить.
    Задайте себе следующие вопросы:
    Не упустил ли я чего-то существенного?
    На всех ли важных моментах я сделал акцент?
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • вам будет легче закончить наполовину написанное предложение, чем начать новое.)
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • По возможности избавьтесь от всех раздражителей. Отключите звук на телефоне и компьютере и постарайтесь примерно на час остаться в одиночестве.
    Ориентируйтесь на свой план, состоящий из трех пунктов.
    Начните с написания обоснования для того пункта, с которого вам легче всего начать, а затем переходите к другим.
    Пишите быстро, не отвлекаясь на ре­дактирование.
    Старайтесь писать каждый раздел полностью за один подход. Если вам необходимо прерваться на половине раздела, то, прежде чем заняться другими делами, напишите первые несколько слов следующего предложения. (Когда вы снова вернетесь к документу
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Сформулируйте три ключевых положения документа в виде законченных предложений, причем сделайте это максимально конкретно.
    Подумайте, в каком порядке лучше расположить эти три тезиса, и поменяйте их местами при необходимости.
    Решите, как лучше начать и закончить документ.
    Подумайте, какие рисунки, таблицы и графики могли бы помочь визуализировать ваши идеи.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Подумайте, для чего вы пишете: что побудило вас к написанию письма или документа? Каковы ваши задачи? Какие результаты вы хотите получить?
    Подумайте, кто ваши адресаты и что им необходимо знать.
    Рассчитайте, сколько у вас имеется времени, и составьте приблизительное расписание для генерирования идей и сбора материала, составления плана и черновика документа, а также его перечитывания и редактирования.
    При проведении исследования проявите фантазию и энтузиазм. Письменно фиксируйте важную информацию.
    Развивайте в себе творческий подход. Не довольствуйтесь очевидными идеями, которые пришли бы в голову каждому.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Не пишите слова прописными буквами. Это выглядит так, словно вы кричите.
    Не пишите ответ на письме адресата, пытаясь сэкономить время или бумагу. Ответ должен быть написан на отдельном листе, даже если это лишь короткая записка. Контракты и другие соглашения — это другой вопрос.
    Не пишите «заранее спасибо». Если вы хотите при выражении какой-либо просьбы поблагодарить человека, просто изложите просьбу, а затем напишите «спасибо». И обязательно поблагодарите снова (возможно, даже лично), когда просьба будет успешно выполнена.
    Не используйте опцию «скрытая копия» при написании электронных писем, если только у вас нет абсолютной уверенности в том, что это действительно необходимо. Это может создать вам плохую репутацию.
    Не используйте слишком мелкий или необычный шрифт, который затрудняет чтение документа или создает впечатление о вас, как о легкомысленном человеке.
    Не делайте тему электронного письма чрезмерно длинной.
    Не пишите благодарственных писем на открытках, где уже напечатано слово «спасибо!» или «благодарю» (это считается дурным тоном).
    Не бойтесь даже по прошествии времени поздравить, выразить благодарность, соболезнования или любые другие эмоции, которые, как вы чувствуете, должны выразить.
    Не пишите письмо в состоянии гнева или разочарования. Прервитесь, сделайте паузу и абстрагируйтесь от ситуации. Вернитесь к написанию письма лишь после того, как дадите себе некоторое время на обдумывание проблемы и сможете спокойно выразить свои мысли.
    Не пишите ничего такого, что вам было бы стыдно увидеть на первой полосе Wall Street Journal.
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Приложение Б
    Что нужно и чего нельзя делать в соответствии с этикетом деловой переписки
    Что нужно делать
    Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок.
    Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию.
    Подписывайте деловые письма, используя свои имя и фамилию, если только вы не состоите в дружеских отношениях с их получателями. Если ваш корреспондент обращается к вам «уважаемый господин Смит», ставьте в подписи имя и фамилию; если он пишет «привет, Джордж», то в подписи можно ограничиться именем.
    В конце письма ставьте собственноручную подпись, а не факсимиле.
    Всегда включайте в письмо свою контактную информацию, чтобы получатель знал, как можно с вами связаться.
    Если вы отправляете деловому партнеру или приятелю рукописное сообщение, используйте традиционную марку для отправки письма, а не конверт с напечатанной маркой.
    Прежде чем отправить электронное письмо, убедитесь, что вы, во-первых, вписали всех необходимых получателей в адресную строку и, во-вторых, прикрепили все файлы, на которые ссылаетесь в тексте письма.
    Эффективно используйте пространство письма, чтобы документ легко читался и не вынуждал людей напрягать зрение. Оставляйте достаточно широкие поля, пропускайте место между абзацами, разбивайте текст на подразделы, если это уместно, и используйте красную строку там, где это необходимо.
    Указывайте дату во всех отправляемых письмах и документах (за исключением электронных писем, в которых дата проставляется автоматически), чтобы сориентировать своего адресата во времени.
    Если хотите поблагодарить нескольких человек, работающих в одной компании, напишите им разные благодарственные письма. Если адресаты обнаружат, что вы штампуете их по шаблону, это может вызвать негативную реакцию.
    Чего нельзя делать
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • четыре недели назад Вы завершили ремонтные работы на первом этаже нашего здания. Разве Вы предварительно не проконсультировались с юристом? Вы нарушили закон о правах людей с ограниченными возможностями, а также законодательство штата, не обеспечив наличия в здании пандусов для инвалидных колясок и автоматических дверей для посетителей и клиентов с ограниченными возможностями. Поскольку истекло уже четыре недели с момента завершения ремонтных работ, мы, в соответствии с законодательством штата, имеем право расторгнуть договор аренды. Данным письмом мы уведомляем Вас об этом за 30 дней.
    Хотя мы не сомневаемся в том, что упущение было непреднамеренным, мы надеемся, что Вы понимаете, почему мы вынуждены покинуть здание и планируем перенести наш офис.
    Надеемся на сохранение дружеских отношений во время оставшегося срока аренды и после его окончания.
    С уважением
    В мои цитаты Удалить из цитат
  • Допустим, ваша компания арендует помещение в офисном здании, где прошел капитальный ремонт вестибюля и первого этажа. Главный юрисконсульт предупредил вас о том, что владелец здания нарушил закон о защите прав граждан с ограниченными возможностями. Например, не устроены пандусы для инвалидных колясок и автоматические двери. Вы решили написать хозяину здания письмо. Однако задумайтесь — зачем вы пишете? Ответ на этот вопрос во многом будет определять содержание письма и полностью — его тон. Давайте рассмотрим три варианта такого письма.
    -
    Вариант 1
    Владелец здания — ваша хорошая приятельница, но вы считаете, что закон необходимо соблюдать ради блага ваших сотрудников и клиентов. Ваша цель — получить больше информации. Выбранный тон — дружеский.
    Здравствуй, Энн!
    Новый вестибюль выглядит просто потрясающе. Теперь нашей и другим компаниям в этом здании будет особенно приятно принимать клиентов и прочих посетителей. Спасибо, что решила сделать ремонт.
    Но, возможно, работы еще не завершены? Пока не оборудованы приспособления для передвижения людей на инвалидных колясках, как того требует закон. Возможно, я бегу впереди паровоза, и к этим работам еще не приступили? Пожалуйста, дай мне знать.
    Предлагаю в ближайшее время пообедать вместе.
    С наилучшими пожеланиями
    -
    Вариант 2
    Вы в хороших отношениях с хозяином помещения, но в целом недовольны тем, что здание, в котором располагается ваш офис, не соответствует нормам, предписанным законом о защите прав граждан с ограниченными возможностями. Один из ваших сотрудников — инвалид, и вы хотели бы решить данную проблему. Ваша цель — исправить упущение. Выбранный тон — более настойчивый.
    Здравствуйте, Энн!
    Сотрудники нашей компании Bergson рады, что Вы отремонтировали первый этаж и сделали его гораздо более привлекательным как для работников расположенных в здании компаний, так и для посетителей. Однако мы обеспокоены отсутствием пандусов для инвалидных колясок и автоматических дверей для удобства сотрудников и клиентов с ограниченными возможностями — оба эти приспособления необходимо построить, чтобы соблюсти их права по закону. Возможно, эту часть ремонтных работ еще предстоит осуществить. Если это действительно так, пожалуйста, сообщите нам об этом.
    Если это упущение, не могли бы Вы подтвердить, что монтаж пандусов и автоматических дверей начнется не позднее чем через 60 дней? В противном случае мы не видим иного выхода, кроме как обратиться с жалобой по поводу данного нарушения в Комиссию по зданиям штата Вермонт. Если нарушения не будут устранены, на Вас может быть наложен существенный штраф, однако мы уверены, что Вы намерены соблюсти требования закона.
    С уважением
    Вариант 3
    У вас уже были неоднократные конфликты с владельцем помещения, и ваша компания уже подыскала более выгодные условия аренды в другом здании. Ваша цель — расторгнуть договор аренды. Выбранный тон — твердый, но без сжигания мостов.
    Уважаемая госпожа Рейнольдс,
    В мои цитаты Удалить из цитат